Hướng dẫn ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số

Khi hóa đơn có sai sót hoặc hủy cung cấp dịch vụ, hàng hóa, doanh nghiệp cần lập biên bản hủy hóa đơn và ký số. Vậy tại sao việc ký biên bản hủy hóa đơn phải thực hiện với chữ ký số, và quy trình này ra sao? Mời quý khách theo dõi bài viết từ ECA để biết thêm chi tiết.

1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Trong thực tế kinh doanh, doanh nghiệp sẽ cần xử lý hủy hóa đơn điện tử trong nhiều trường hợp. Quy trình này đòi hỏi phải thực hiện tuân thủ đúng theo quy định pháp luật, và việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là cần thiết.

1.1 Những trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót, đã được cấp mã nhưng chưa gửi đến người mua, theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng có sai sót, và hóa đơn này chưa được gửi cho người mua, người bán sẽ tiến hành thủ tục hủy hóa đơn sai và tạo lập hóa đơn mới thay thế.
Đối với các hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, không thể thực hiện hủy mà chỉ có thể điều chỉnh hoặc thay thế bằng hóa đơn mới.

Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn đọng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy toàn bộ các hóa đơn này.

1.2 Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm biên bản hủy hóa đơn điện tử.

Biên bản hủy hóa đơn là một tài liệu được lập ra để ghi nhận việc hủy bỏ một hoặc nhiều hóa đơn do sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Trong biên bản này, người bán và người mua sẽ cùng cam kết không kê khai thuế đối với các hóa đơn đã bị hủy.

2. Ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số có bắt buộc hay không?

Biên bản hủy hóa đơn điện tử có thể được lập bằng giấy hoặc bằng văn bản điện tử. Hiện nay, các phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, tính năng tạo mẫu biên bản hủy hóa đơn thường được cung cấp sẵn. Do đó việc ký biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng chữ ký số sẽ tiện lợi hơn.

Việc sử dụng chữ ký số trong việc ký kết các giao dịch điện tử nói chung và biên bản hủy hóa đơn điện tử nói riêng đem lại nhiều ưu điểm như:

Tiết kiệm nhiều về mặt thời gian, công sức khi cần xác nhận văn bản giữa hai bên. Ngoài ra, các bên có thể linh động ký từ xa mà không cần giao dịch trực tiếp.
Chữ ký số giúp minh bạch và xác thực danh tính các bên, đảm bảo giá trị pháp lý cho biên bản đã ký
Tính toàn vẹn của nội dung dữ liệu ký được đảm bảo, khi hai bên đã ký thì nội dung của thông tin dữ liệu sẽ không thể sửa đổi.

Do đó, việc ký biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng chữ ký số mang lại sự tiện lợi nhưng vẫn đảm bảo về giá trị pháp lý.

3. Quy trình ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số

Ký số biên bản hủy hóa đơn điện tử như thế nào?

3.1 Đối với bên lập biên bản hủy hóa đơn

Sau khi hoàn thành việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử dưới định dạng file PDF, người lập biên bản cần thực hiện:

Bước 1: Chọn tệp biên bản cần ký và tiến hành ký số trực tiếp lên biên bản hủy hóa đơn.

Bước 2: Khi quá trình ký biên bản đã hoàn tất, bên lập biên bản có thể lưu tệp và gửi cho đối tác qua email.

3.2 Đối với bên nhận biên bản hủy hóa đơn

Sau khi nhận được biên bản hủy hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp/hộ kinh doanh, người nhận cần thực hiện rà soát và ký đồng thuận

Bước 1: Sau khi nhận được email thông báo về biên bản hủy hóa đơn, mở email và chọn "Xem chi tiết biên bản".

Bước 2: Kiểm tra cẩn thận tất cả các thông tin trên biên bản hủy hóa đơn mà Tổ chức/Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh đã lập. Sau khi xác nhận tính chính xác, ở mục đại diện bên B, bạn chọn "Ký điện tử" để thực hiện ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số.

Sau khi biên bản được xác nhận bởi cả 2 bên, lúc này biên bản đã có giá trị làm căn cứ cho việc hủy hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý khi ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số

Lưu ý gì khi ký biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng chữ ký số?

Khi ký biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng chữ ký số, người lập biên bản cần lưu ý một số nội dung:

Người lập biên bản cần kiểm tra trước nội dung, hạn chế sai sót. Vì sau khi ký số, biên bản đó không thể được điều chỉnh.
Để thuận tiện cho việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và ký bằng chữ ký số, doanh nghiệp nên chọn mua và sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử tới từ những nhà cung cấp uy tín, đầy đủ tính năng.

Như vậy, ECA đã hướng dẫn quý khách quy trình và những lưu ý khi ký biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng chữ ký số.

Nếu Quý khách có nhu cầu được tư vấn và đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số, xin vui lòng liên hệ ECA theo hotline: