Chữ ký nháy xuất hiện rất nhiều tại hồ sơ sổ sách hoặc giấy tờ quan trọng. Chữ ký nháy giúp nhận biết các văn bản, giấy tờ đã được kiểm duyệt theo đó công việc được tiến hành thuận lợi hơn. Bài viết sau sẽ giải đáp rõ hơn ký nháy là gì và hướng dẫn ký nháy đúng cách. 

1. Ký nháy là gì, mục đích của ký nháy

Chữ ký nháy được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư ở các doanh nghiệp, đơn vị. Chữ ký nháy trở thành dấu hiệu đặc biệt không thể thiếu giúp công việc trôi chảy thuận lợi hơn.

Tìm hiểu ký nháy là gì và hướng dẫn ký nháy đúng cách.

1.1 Chữ ký nháy là gì

Chữ ký nháy (hay còn được gọi là ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Theo quy định tại Khoản 7, Điều 2, Luật Điều ước quốc tế 2016 quy định ký tắt như sau:

“Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Theo định nghĩa về ký tắt trên có thể thấy ký tắt (hay ký nháy) do người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản. Văn bản được ký nháy được hiểu là văn bản cuối cuối cùng đã được xét duyệt để trình ký chính thức.

1.2 Mục đích sử dụng chữ ký nháy 

Chữ ký nháy được sử dụng ký lên các văn bản giấy tờ đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành. Bên cạnh đó, ký nháy như một hành động xác nhận ngầm về việc đồng ý với văn bản được ký.

Thông thường các văn bản, hợp đồng, hồ sơ sẽ được người làm công tác văn thư, thư ký, trưởng phòng… thực hiện ký nháy trước khi trình lên cấp trên ký duyệt.

2. Phân loại ký nháy theo mục đích

Nắm rõ ký nháy là gì và hiểu rõ các loại ký nháy giúp cho chúng ta sử dụng, nhận biết chữ ký nháy đúng cách, chuyên nghiệp. Căn cứ theo mục đích ký nháy có thể phân làm 2 loại ký nháy chính gồm có ký nháy kiểm tra và ký nháy xác nhận.

• Ký nháy kiểm tra: là dạng ký nháy được thực hiện bởi người có trách nhiệm kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức. Ký nháy kiểm tra thường được đặt ở cuối mỗi trang văn bản hoặc tại các vị trí cần kiểm tra.
• Ký nháy xác nhận: là dạng ký nháy được thực hiện bởi người đã đọc và đồng ý với nội dung của văn bản. Ký nháy xác nhận thường được đặt ở cuối văn bản.

Trong đơn vị, doanh nghiệp ký nháy kiểm tra thường do người làm công tác văn thư thực hiện còn ký nháy xác nhận sẽ do người được ủy quyền thực hiện. Người thực hiện  ký nháy có trách nhiệm đối với các văn bản được ký.

3. Hướng dẫn ký nháy đúng cách

Để ký nháy đúng cách người ký nháy cần lưu ý mục đích của ký nháy, người ký nháy, vị trí của chữ ký nháy. 

Chú ký nháy có thể đặt tại nhiều vị trí khác nhau trong văn bản.

3.1 Vị trí ký nháy

Người ký nháy có thể ký ở nhiều vị trí khác nhau trên văn bản. Chữ ký nháy có thể được ký ở cuối dòng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. 

• Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản: thường được đặt tại dòng cuối cùng của văn bản bởi người soạn thảo. Mục đích của việc ký nháy là để xác định người soạn thảo văn bản và đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung đã soạn thảo.
• Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản (có tác dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai): Người ký nháy sẽ ký dưới mỗi trang trong văn bản mà họ đã soạn thảo hoặc kiểm tra và rà soát nội dung. Điều này giúp xác nhận tính liên tục của văn bản tránh việc thay đổi, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang.
• Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: thông thường là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, sửa lỗi chính tả hoặc xem xét lại nội dung trước khi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức.

3.2 Hình thức ký nháy

Một chữ ký nháy đúng cách không thể thiếu các tiêu chuẩn về hình thức. Cụ thể khi ký nháy người ký cần lưu ý:

• Ký nháy phải rõ ràng, dễ nhận biết.
• Ký nháy phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực.
• Ký nháy phải được đặt đúng vị trí.
• Người ký nháy ký tắt chữ ký tại những vị trí yêu cầu ký nháy, chữ ký đặc trưng và giúp người xem, nhận văn bản dễ nhận biết được người ký nháy.

3.3 Thẩm quyền ký nháy

Không phải ai cũng có thể ký nháy trên văn bản. Ký nháy phải được thực hiện bởi người có trách nhiệm, người được ủy quyền ký nháy. 

Lưu ý:

• Ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký đầy đủ.
• Ký nháy chỉ thể hiện sự xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản.
• Ký nháy không thay thế cho chữ ký đầy đủ trong các trường hợp cần thiết.

Nắm rõ ký nháy là gì và  ký nháy đúng cách sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn đặc biệt đối với công tác văn thư, thư ký. Việc nhận biết chữ ký nháy của từng người được ủy quyền cũng là một kỹ năng quan trọng để tránh nhầm lẫn và giúp xác định đúng mục đích của chữ ký nháy trong trường hợp cụ thể.