Chữ ký số là công cụ bảo mật và xác thực quan trọng của các cá nhân và tổ chức. Việc quản lý chữ ký số cần được đặc biệt chú ý để tránh rủi ro và những vấn đề bảo mật gây gián đoạn hoạt động. Vậy phương pháp quản lý chữ ký số hiệu quả là như thế nào?

Quản lý chữ ký số hiệu quả.

1. Giới thiệu về chữ ký số

Trong thời điểm giao dịch từ xa phổ biến như hiện nay, chữ ký số là công cụ được đa số doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan Nhà nước tin dùng để bảo mật và xác thực giao dịch.

1.1 Khái niệm và cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số sử dụng cặp mã khóa công khai và khóa bí mật để mã hóa nội dung được ký. Với chữ ký số, nội dung hoặc tài liệu sẽ được:

• Đảm bảo tính toàn vẹn sau khi ký, không thể bị thay đổi hay chỉnh sửa
• Có thể tra cứu ra chủ thể chữ ký số dễ dàng, không thể bị giả mạo.
• Ký kết linh hoạt, mọi lúc mọi nơi.
• Đảm bảo giá trị pháp lý 

1.2 Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Để đảm bảo tính an toàn cho chữ ký số, cần tuân thủ các điều kiện sau đây:

- Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và được xác thực bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số phải được tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai được cấp bởi các tổ chức sau đây:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức có giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số, theo quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

- Khóa bí mật phải chỉ được kiểm soát bởi người ký tại thời điểm ký. Việc đảm bảo an toàn cho chữ ký số là một phần quan trọng trong quá trình quản lý chữ ký số mà người dùng cần chú ý.

Việc đảm bảo an toàn cho chữ ký số là một phần trong công tác quản lý chữ ký số mà người dùng cần lưu ý.

2. Tại sao cần quản lý chữ ký số?

Tại sao cần quản lý chữ ký số?

Chữ ký số là công cụ có tính đại diện pháp luật như chữ ký tay hoặc con dấu của cá nhân, doanh nghiệp. Do đó, nếu chữ ký số không được quản lý đúng cách, có thể xảy ra những vấn đề lớn về bảo mật.

Nếu chữ ký số bị chiếm đoạt, người lạ có thể ký tên thay đẫn đến giả mạo chữ ký và ký những nội dung mà không được chủ sở hữu cho phép. Ngoài ra, nếu chữ ký gặp vấn đề về kỹ thuật hoặc bị lỗi mà không thể xử lý kịp thời có thể gây gián đoạn các hoạt động của người sử dụng.

Như vậy, việc quản lý chữ ký số không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông tin điện tử, mà còn giúp chủ sở hữu tránh mắc phải những vấn đề pháp lý không đáng có. 

3. Quy trình quản lý chữ ký số

Để quản lý chữ ký số hiệu quả và hạn chế gặp rủi ro trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần có một quy trình phân quyền và bàn giao chữ ký số cũng như quy định quản lý trong và sau quá trình sử dụng

Quy trình quản lý & hạn chế rủi ro chữ ký số.

3.1 Phân quyền sử dụng chữ ký số

Chữ ký số trong môi trường doanh nghiệp thường được quản lý và sử dụng bởi những vị trí quan trọng như giám đốc, trưởng phòng. Khi ủy quyền cho cá nhân khác sử dụng, cần tuân thủ các quy tắc sau:

- Người được ủy quyền cần nhận được văn bản bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật từ cá nhân được phân công và phải chịu trách nhiệm sử dụng thiết bị theo quy định để đảm bảo an toàn cho việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của tổ chức hoặc đơn vị.

- Người quản lý thiết bị phải chịu trách nhiệm bảo vệ thiết bị lưu khóa bí mật của mình và không được cung cấp thiết bị cho người không có thẩm quyền sử dụng.

3.2 Bảo quản chữ ký số trong và sau quá trình sử dụng

Thiết bị chữ ký số cần được bảo quản và sử dụng đúng cách để hạn chế rủi ro và tránh các vấn đề bảo mật:

- Không được sử dụng bất kỳ công cụ, chương trình hoặc phương pháp nào khác để thay đổi dữ liệu.

- Thiết bị chữ ký số và khóa bí mật phải được lưu trữ và quản lý một cách an toàn và bí mật trong suốt thời gian chứng thư số của nó còn hiệu lực.

- Trong trường hợp thiết bị bị mất hoặc nghi ngờ đã lộ khóa bí mật, người quản lý phải báo ngay cho cơ quan quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục thu hồi.

3.3 Thực hiện các hoạt động kiểm tra định kỳ

Chữ ký số có thời hạn sử dụng từ 1 - 3 năm (tùy thuộc vào gói dịch vụ đã đăng ký). Để quản lý chữ ký số hiệu quả, người dùng cần nắm rõ thời hạn của nó để đảm bảo chứng thư số luôn có hiệu lực.

Khi chữ ký số hết hạn, việc ký số trong giao dịch điện tử sẽ không còn khả dụng, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, người dùng cần thực hiện việc gia hạn chữ ký số kịp thời để đảm bảo quy trình ký số diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

3.4 Cập nhật chữ ký số sau khi gia hạn

Để đảm bảo an toàn thông tin và lợi ích của người sử dụng, mỗi USB Token sẽ có một số serial riêng biệt. Để tiếp tục ký số trong giao dịch trực tuyến, số serial này cần phải trùng khớp với số đã được người dùng nhập khi đăng ký tài khoản.

Sau khi gia hạn, chữ ký số của người dùng sẽ mang số serial mới. Do đó, để tiếp tục sử dụng chữ ký số, người dùng cần phải cập nhật chữ ký số trên các trang đã đăng ký chữ ký số như Thuế điện tử, BHXH điện tử, Hải quan điện tử,...

Như vậy, bài viết đã chỉ ra tầm quan trọng của việc quản lý chữ ký số. Chữ ký số là công cụ mang tính đại diện pháp luật, do đó việc bảo quản chữ ký số cần phải được đặc biệt chú ý. 

Bài viết được tổng hợp bởi Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Hy vọng nội dung trên sẽ hỗ trợ quý khách quản lý chữ ký số hiệu quả.