Việc kê khai và nộp thuế điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế nhanh chóng, giảm thời gian xử lý hồ sơ và hạn chế sử dụng giấy tờ. Vậy cần chuẩn bị những gì trước khi thực hiện? Quy trình kê khai và nộp thuế điện tử bằng chữ ký số được thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết.

1. Điều kiện sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử

Để thực hiện kê khai và nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tài khoản, chữ ký số và hạ tầng kỹ thuật.

1.1. Có mã số thuế và tài khoản giao dịch điện tử

Doanh nghiệp phải được cấp mã số thuế và có tài khoản đăng nhập trên Cổng Thuế điện tử của cơ quan thuế.

Hiện nay, hệ thống sử dụng ba loại tài khoản phổ biến:

• MST: Là tài khoản để nộp các tờ khai (Không nộp được Tiền thuế)
• MST-NT: Là tài khoản để nộp tiền thuế (Không nộp được Tờ khai)
• MST-QL: Tài khoản quản trị, có thể quản lý các tài khoản khác và thực hiện cả kê khai thuế lẫn nộp tiền thuế theo phân quyền. 

Cả 3 dạng tài khoản trên đều sử dụng chung 1 mật khẩu. Doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại tài khoản tương ứng với nghiệp vụ thực hiện để tránh phát sinh lỗi trong quá trình giao dịch.

1.2. Có chữ ký số còn hiệu lực

Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để ký điện tử trên tờ khai thuế, giấy nộp tiền và các hồ sơ điện tử gửi cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Chữ ký số USB Token.
• Chữ ký số từ xa (Remote Signing) nếu được cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hỗ trợ.

Trước khi thực hiện kê khai hoặc nộp thuế, cần kiểm tra chứng thư số vẫn còn thời hạn sử dụng và thiết bị hoặc ứng dụng ký số hoạt động bình thường.

1.3. Chuẩn bị hồ sơ và thiết bị

Ngoài chữ ký số, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Máy tính có kết nối Internet ổn định.
• Trình duyệt web tương thích với hệ thống.
• Hồ sơ khai thuế hoặc Giấy nộp tiền đã được lập đầy đủ.
• File tờ khai định dạng XML (nếu thực hiện nộp tờ khai XML).
• Phần mềm hỗ trợ ký số theo yêu cầu của nhà cung cấp chữ ký số.

2. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử

Để sử dụng chữ ký số khi kê khai thuế điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request bằng trình duyệt Chrome hoặc trình duyệt  Internet Explorer…. và chọn mục “Doanh nghiệp” hoặc “Cá Nhân”. 

• Cắm USB Token vào máy tính
• Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp trước đó hoặc đăng ký nếu chưa có tài khoản. 

Bước 2: Đăng ký mẫu tờ khai sẽ sử dụng

• Tại màn hình chính chọn “Khai thuế”, sau đó nhấn “Đăng ký tờ khai”

• Kéo xuống cuối trang bấm vào “Đăng ký thêm tờ khai”.
• Lựa chọn mẫu tờ khai cần sử dụng theo nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Kiểm tra lại thông tin và nhấn “Chấp nhận” để hoàn tất đăng ký.

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai và nộp tờ khai theo quy định.

Bước 3: Nộp tờ khai

Hiện nay, 2 cách nộp tờ khai: “Nộp tờ khai XML” và “Kê khai trực tuyến”

Cách 1: Nộp tờ khai XML

• Tải và cài đặt phần mềm HTKH
• Truy cập vào địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Doanh nghiệp”
• Tại màn hình trang chủ, nhấn tải bộ cài phần mềm HTKK ( hỗ trợ kê khai thuế) và Ứng dụng đọc hồ sơ thuế XML -iTaxViewer (hỗ trợ đọc file sau khi kết xuất ra định dạng xml)
• Cài đặt và đăng nhập vào 2 ứng dụng

• Kê khai thông tin tờ khai
• Trên phần mềm HTKK chọn mẫu tờ khai cần nộp
• Điền đầy đủ các thông tin trên tờ khai. 
• Bấm “Ghi” để lưu lại thông tin.
• Kết xuất tờ khai ra file xml: Nhấn Kết xuất. Sau đó tích định dạng file .xml. Cuối cùng nhấn Save để lưu lại tệp tài liệu đã kết xuất. Lưu ý: Giữ nguyên tên file khi kết xuất.
• Nộp tờ khai xml
• Đăng nhập trang Thuế điện tử http://thuedientu.gdt.gov.vn. Nhấn “Khai thuế”. Sau đó bấm “Nộp tờ khai XML”.
• Nhấn chọn “Tệp tờ khai” sau đó tích chọn vào tờ khai đã kết xuất rồi nhấn “Open” để kết thúc.
• Ký số: Nhấn vào chữ ký số của nhà cung cấp chữ ký số đang sử dụng, nhập mã PIN/ ấn OK. Sau đó ấn “Nộp tờ khai”.

Cách 2: Kê khai trực tuyến

Truy cập vào địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Doanh nghiệp” ở phía bên phải của màn hình chính. Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp.

• Tại mục “Khai thuế” chọn “Kê khai trực tuyến”. 
• Nhấn “Tiếp tục”.
• Sau đó điền đầy đủ thông tin
• Nhấn “Run” để kết nối tới công cụ java 8 sau đó bấm “Ký và nộp tờ khai”

Thông báo sau khi ký tờ khai thành công. 

Bước 4: Tra cứu tờ khai đã nộp

Vào “Tra cứu” để kiểm tra tờ khai đã nộp thành công.

3. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử 

Bước 1: Đăng nhập tài khoản 

• Truy cập vào website Cổng thông tin của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://thuedientu.gdt.gov.vn, Chọn “Doanh nghiệp” 

• Đăng nhập vào tài khoản đã được cấp trước đó. 

Bước 2: Lập giấy nộp tiền thuế điện tử

Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp lập giấy nộp tiền theo các bước dưới đây:

• Chọn Nộp thuế.
• Chọn Lập giấy nộp tiền
• Chọn Ngân hàng nộp thuế
• Nhấn Tiếp tục

Bước 3: Khai báo thông tin trên tờ khai

Trong quá trình hoàn tất thủ tục nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung sau trong tờ khai thuế:

• Thông tin loại tiền: Chọn VND
• Thông tin ngân hàng: Chọn ngân hàng và số tài khoản trích tiền
• Thông tin nơi phát sinh khoản thu: Điền địa chỉ nơi phát sinh khoản thu
• Thông tin kho bạc
• Loại thuế: Thuế nội địa

Tại mục Nội dung các khoản nộp danh sách:

• Nhập mã NDKT
• Sau khi nhập xong giá trị vào ô Mã NDKT, nhấp chuột ra vị trí ngoài bảng ô Nội dung kinh tế sẽ tự nhảy thông tin phù hợp

Sau khi doanh nghiệp khai báo thông tin đầy đủ và chính xác, nhấn “Hoàn thành”.

Bước 4: Ký số 

Kiểm tra lại thông tin vừa khai báo trong Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Nếu thông tin đã chính xác tiếp tục nhấn Ký và nộp. Sau đó, nhập mã PIN và nhấn OK.

4. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử

Quá trình kê khai và nộp thuế điện tử tương đối thuận tiện, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số vấn đề sau để hạn chế lỗi phát sinh.

• Kiểm tra thời hạn chữ ký số trước khi thực hiện

Chữ ký số hết hạn là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp không thể ký điện tử trên tờ khai hoặc Giấy nộp tiền. Trước mỗi kỳ kê khai hoặc nộp thuế, nên kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng thư số và thực hiện gia hạn kịp thời để tránh ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện nghĩa vụ thuế.

• Sử dụng đúng tài khoản theo từng nghiệp vụ

Cổng Thuế điện tử cung cấp nhiều loại tài khoản với chức năng khác nhau. Nếu đăng nhập bằng tài khoản không phù hợp, người dùng có thể không nhìn thấy chức năng cần sử dụng hoặc không thực hiện được nghiệp vụ. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng tài khoản đăng nhập tương ứng với việc kê khai thuế, nộp tiền thuế hoặc quản trị hệ thống.

• Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi ký điện tử

Chữ ký số có chức năng xác nhận chủ thể ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử. Vì vậy, trước khi ký và gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên tờ khai hoặc Giấy nộp tiền

• Một số lỗi thường gặp

Trong quá trình sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế điện tử, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi như:

• Chữ ký số hết hạn hoặc chứng thư số không còn hiệu lực.
• Nhập sai mã PIN nhiều lần khiến USB Token bị khóa.
• Máy tính không nhận thiết bị USB Token hoặc chưa cài đặt đầy đủ phần mềm điều khiển.
• File tờ khai XML không đúng định dạng hoặc bị lỗi.
• Chọn nhầm tài khoản đăng nhập hoặc sai chức năng trên hệ thống.
• Đường truyền Internet không ổn định khiến quá trình ký hoặc gửi hồ sơ bị gián đoạn.

Khi gặp các tình huống trên, doanh nghiệp nên kiểm tra lại thiết bị, chữ ký số, hồ sơ và kết nối mạng trước khi thực hiện lại thao tác. Trường hợp sự cố vẫn tiếp diễn, có thể liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ.

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu khi doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp thuế điện tử. Việc sử dụng đúng quy trình không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng mà còn góp phần đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn của dữ liệu trong suốt quá trình giao dịch với cơ quan thuế.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Chữ ký số ECA đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, hỗ trợ ký điện tử trên nhiều hệ thống như thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan, dịch vụ công và nhiều giao dịch điện tử khác. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp ký số an toàn, thuận tiện và được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, ECA là lựa chọn đáng cân nhắc trong quá trình chuyển đổi số.

Nguyệt Nga