Quy định chữ ký số trên báo cáo tài chính là nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ khi thực hiện lập, ký và nộp báo cáo theo hình thức điện tử. Việc hiểu đúng ai được ký và giá trị pháp lý của chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro khi quyết toán, thanh tra.

1. Quy định về chữ ký trên báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là tài liệu kế toán tổng hợp, phản ánh toàn bộ tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Do đó, báo cáo tài chính phải có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có trách nhiệm.

Cụ thể, trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp bắt buộc phải có:

• Chữ ký của người lập báo cáo tài chính.
• Chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
• Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Các chữ ký này là căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý đối với số liệu và nội dung báo cáo tài chính. Trường hợp báo cáo tài chính thiếu chữ ký theo quy định, doanh nghiệp và cá nhân liên quan có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về kế toán.

Hiện nay, mức xử phạt đối với hành vi lập báo cáo tài chính không đầy đủ chữ ký có thể lên tới:

• Từ 5 - 10 triệu đồng đối với cá nhân
• Từ 10 - 20 triệu đồng đối với tổ chức

2. Chữ ký số khi lập và nộp báo cáo tài chính qua HTKK

Theo quy trình chuẩn, việc lập và nộp báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp thường diễn ra như sau:

Bước 1: Kế toán doanh nghiệp thực hiện tổng hợp, rà soát và lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán áp dụng (Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC).

Bước 2: Báo cáo tài chính được kê khai trên phần mềm HTKK và kết xuất ra tệp XML.

Bước 3: Doanh nghiệp đăng nhập vào Cổng thông tin Thuế điện tử để tải tệp XML lên hệ thống.

Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện ký số điện tử để xác nhận và nộp hồ sơ báo cáo tài chính.

Như vậy, chữ ký số được sử dụng để ký xác nhận hồ sơ kê khai báo cáo tài chính khi nộp. Việc ký số này có ý nghĩa pháp lý tương đương với việc ký tay và đóng dấu trên bộ báo cáo tài chính giấy.

Thông thường, chữ ký số được sử dụng là chữ ký số của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Trong trường hợp ủy quyền, doanh nghiệp cần có hồ sơ ủy quyền rõ ràng để đảm bảo tính pháp lý khi phát sinh kiểm tra.

3. Những lưu ý quan trọng để chữ ký số trên báo cáo tài chính hợp lệ

Để việc ký số và nộp báo cáo tài chính diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Thứ nhất, đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực

Chữ ký số sử dụng để nộp báo cáo tài chính phải còn thời hạn hiệu lực, được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp. Trường hợp chữ ký số hết hạn hoặc bị thu hồi, hệ thống sẽ từ chối hồ sơ.

• Thứ hai, ký đúng người có thẩm quyền

Người thực hiện ký số phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Việc sử dụng chữ ký số của cá nhân không có thẩm quyền có thể khiến hồ sơ không được chấp nhận hoặc phát sinh rủi ro pháp lý về sau.

• Thứ ba, phân biệt rõ chữ ký kế toán và chữ ký số khi nộp hồ sơ

Chữ ký của người lập báo cáo, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật là yêu cầu về mặt trách nhiệm kế toán nội bộ. Trong khi đó, chữ ký số là công cụ kỹ thuật để xác thực hồ sơ điện tử khi nộp qua mạng. Hai nội dung này bổ trợ cho nhau, không thay thế lẫn nhau.

• Thứ tư, kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi ký số

Sau khi ký số và nộp báo cáo tài chính, việc điều chỉnh sẽ phức tạp hơn và có thể phát sinh thủ tục bổ sung. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số liệu, biểu mẫu, phụ lục đi kèm trước khi thực hiện ký điện tử.

• Thứ năm, lưu trữ hồ sơ điện tử đầy đủ

Doanh nghiệp nên lưu trữ tệp XML đã nộp, thông báo tiếp nhận hồ sơ từ cơ quan thuế và các tài liệu liên quan để phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.

Có thể thấy, quy định chữ ký số trên báo cáo tài chính không chỉ là vấn đề kỹ thuật, mà còn gắn chặt với trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp và các cá nhân liên quan. Việc hiểu đúng vai trò của chữ ký số, phân biệt rõ giữa ký kế toán và ký điện tử khi nộp hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và tối ưu quy trình kế toán thuế.

Trong quá trình chuyển đổi số, sử dụng chữ ký số đúng cách chính là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp báo cáo tài chính nhanh chóng, an toàn và hợp pháp.

Nguyệt Nga