Để chữ ký số có giá trị pháp lý trên văn bản điện tử, việc tuân thủ quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký và vị trí ký là yêu cầu bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ giúp độc giả hiểu đúng và làm đúng các quy định hiện hành về chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 

1. Quy định về hình ảnh chữ ký số trên văn bản điện tử

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hình ảnh chữ ký số được quy định khác nhau theo từng đối tượng sử dụng, nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính xác thực và thống nhất trong hệ thống văn bản điện tử.

1.1. Mẫu chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp

Đối với tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, chữ ký số không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà còn mang giá trị tương đương con dấu pháp nhân.

Quy định về hình ảnh chữ ký số tổ chức như sau:

• Hình ảnh đại diện chữ ký số bắt buộc là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp/cơ quan. 
• Kích thước hình ảnh chữ ký số phải tương ứng với kích thước thật của con dấu khi đóng trên văn bản giấy. 
• Định dạng hình ảnh là .png nhằm đảm bảo chất lượng hiển thị. 

Thông tin hiển thị trên chữ ký số tổ chức:

• Họ tên đầy đủ của doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan. 
• Thời gian ký số 

Đây là những thông tin bắt buộc để xác định thời điểm ban hành văn bản, làm căn cứ pháp lý trong quản lý, lưu trữ và đối chiếu sau này.

1.2. Mẫu chữ ký số của cá nhân trong tổ chức

Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức được sử dụng khi:

• Cá nhân đó thực hiện nhiệm vụ theo phân công chức năng, thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc cơ quan.
• Văn bản thuộc trách nhiệm xử lý, phê duyệt của cá nhân theo quy định nội bộ.

Theo pháp luật, văn bản cần có chữ ký thì phải ký bằng chữ ký số của cá nhân được giao thẩm quyền. Chữ ký số cá nhân trong tổ chức thường được sử dụng song song với chữ ký số doanh nghiệp trong các văn bản gửi đi.

1.3. Mẫu chữ ký số của cá nhân

Đối với cá nhân độc lập (không đại diện pháp nhân), chữ ký số có quy định đơn giản hơn.

• Hình ảnh chữ ký số cá nhân: Là chữ ký tay của chính người ký, màu xanh, định dạng hiển thị: .png.
• Thông tin chữ ký số: không bắt buộc hiển thị thông tin cá nhân như họ tên hay chức danh, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ. 

1.4. Thế nào là chữ ký số hợp lệ?

Chữ ký số hợp lệ khi hệ thống hiển thị đầy đủ thông tin chứng thư số bao gồm: chủ thể ký, thời điểm ký, tình trạng hiệu lực của chứng thư số, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

2. Quy định về vị trí chữ ký số trên văn bản điện tử

Không chỉ hình ảnh, vị trí đặt chữ ký số trên văn bản điện tử cũng được pháp luật quy định cụ thể, đặc biệt đối với chữ ký số của doanh nghiệp, cơ quan.

2.1. Vị trí chữ ký số cá nhân

Đối với chữ ký số cá nhân, cách ký tương tự như ký tay trên văn bản giấy: Cá nhân có trách nhiệm ký đúng vị trí được yêu cầu ký; việc ký phải phù hợp với thẩm quyền và trách nhiệm của người ký.

2.2. Vị trí chữ ký số của doanh nghiệp

Chữ ký số tổ chức cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Văn bản điện tử đã được bên phát hành ký số hợp lệ: Doanh nghiệp/cơ quan nhận không cần ký lại.
• Văn bản giấy được điện tử hóa: Chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan được ký tại góc trên bên phải của trang đầu tiên.
• Văn bản gửi có cả chữ ký số cá nhân và chữ ký số tổ chức: Chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan được ký đè lên khoảng 1/3 chữ ký số cá nhân của lãnh đạo, lệch về phía bên trái.
• Văn bản giấy đã có chữ ký tay và con dấu sau đó điện tử hóa: Chữ ký số doanh nghiệp/cơ quan đặt tại góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên.

3. Quy trình ký số trên văn bản điện tử theo quy định

3.1. Quy trình ký số đối với văn bản gửi

• Mọi văn bản do doanh nghiệp, cơ quan phát hành đều phải được ký số trước khi đăng ký vào Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
• Văn bản điện tử gửi đi phải có đồng thời chữ ký số cá nhân của lãnh đạo và chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan.
• Văn bản giấy được điện tử hóa chỉ cần chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan phát hành.
• Thời gian hiển thị trên chữ ký số phải trùng khớp với thời điểm ban hành văn bản.

3.2. Quy trình xử lý văn bản nhận

• Văn bản nhận được phải được kiểm tra chữ ký số trước khi cập nhật vào hệ thống.
• Đơn vị có quyền từ chối tiếp nhận văn bản điện tử chưa ký số hoặc ký không đúng quy định.
• Việc kiểm tra chữ ký số thực hiện theo Thông tư 41/2017/TT-BTTTT: Nếu chứng thư số hợp lệ sẽ tiếp nhận và xử lý. Nếu không hợp lệ sẽ thông báo lại cho đơn vị gửi để xử lý kịp thời.

Đối với văn bản giấy, sau khi điện tử hóa, đơn vị nhận phải ký số lại bằng chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan trước khi đưa vào hệ thống quản lý.

Tóm lại, việc tuân thủ đúng quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký số và vị trí ký trên văn bản điện tử không chỉ giúp văn bản hợp pháp, mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm tính an toàn, minh bạch và giá trị pháp lý trong môi trường số.

Để triển khai chữ ký số đúng chuẩn, đồng bộ và thuận tiện, doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật hiện hành. ECA - Giải pháp chữ ký số của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số an toàn, hiệu quả và đúng quy định.

Nguyệt Nga