Trong hoạt động quản trị và điều hành doanh nghiệp, con dấu vẫn là một yếu tố mang tính xác nhận pháp lý quan trọng dù xu hướng số hóa đang ngày càng phổ biến. Vì vậy, việc đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp là thủ tục mà mỗi tổ chức phải thực hiện để con dấu được công nhận và có hiệu lực pháp lý. Dưới đây ECA hướng dẫn đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đầy đủ và đơn giản nhất. 

1. Mẫu dấu doanh nghiệp là gì và vì sao phải đăng ký?

Con dấu được xem như dấu hiệu nhận diện pháp lý của doanh nghiệp. Khi đóng lên văn bản, dấu thể hiện rằng tài liệu đó đã được doanh nghiệp xác nhận và chịu trách nhiệm. Đăng ký mẫu dấu (hay còn gọi là thông báo mẫu dấu) là bước doanh nghiệp phải thực hiện với cơ quan đăng ký kinh doanh sau khi:

• Thành lập mới và chuẩn bị đưa con dấu vào sử dụng
• Thay đổi nội dung trên con dấu, thay đổi số lượng con dấu, hay hủy mẫu dấu cũ để dùng mẫu mới.

Chỉ sau khi được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, mẫu dấu mới chính thức có hiệu lực.

2. Quy định doanh nghiệp cần biết trước khi dùng con dấu

Luật Doanh nghiệp hiện nay cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu dấu theo nhu cầu quản trị riêng. Hình thức, kích thước, màu mực, số lượng con dấu… đều do doanh nghiệp quyết định.

Tuy vậy, có một yêu cầu bắt buộc: Mọi thay đổi liên quan đến con dấu (tạo mới, thay đổi, hủy, tăng số lượng) đều phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh.

Thông báo cần có các thông tin:

• Tên và mã số doanh nghiệp
• Địa chỉ trụ sở
• Mẫu dấu dự kiến sử dụng
• Số lượng con dấu
• Thời điểm mẫu dấu bắt đầu có hiệu lực

Một số cơ quan đặc biệt được phép sử dụng dấu có Quốc huy, dấu nổi, dấu xi… nhưng điều này không áp dụng cho doanh nghiệp thông thường và được quy định rõ trong các văn bản chuyên ngành.

3. Hướng dẫn cách đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Hiện nay, có 2 cách đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp là đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh và đăng ký online trên mạng điện tử. Cụ thể: 

3.1. Đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh

Đối với doanh nghiệp muốn nộp hồ sơ trực tiếp, quy trình được thực hiện theo ba bước rõ ràng:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo mẫu dấu

Doanh nghiệp chuẩn bị các loại giấy tờ:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu
• Thông báo thay đổi mẫu dấu hoặc số lượng con dấu (nếu có chỉnh sửa)
• Thông báo hủy mẫu dấu cũ (trong trường hợp thay mới)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người đại diện theo pháp luật đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở để nộp hồ sơ. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Nhận thông báo đăng tải mẫu dấu

Khi hồ sơ được chấp thuận:

• Con dấu sẽ được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Doanh nghiệp nhận Giấy biên nhận
• Mẫu dấu cũ (nếu có) sẽ bị hủy hiệu lực từ thời điểm mẫu mới được công bố

3.2. Hướng dẫn đăng ký mẫu dấu online 

Hình thức trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chủ động kiểm soát hồ sơ. Quy trình điện tử gồm các bước sau:

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

• Truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn
• Đăng ký tài khoản để nộp hồ sơ điện tử

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo

Trên hệ thống, người thực hiện cần:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ trực tuyến
• Tìm kiếm doanh nghiệp
• Chọn loại thủ tục “Thông báo mẫu dấu”

Bước 3: Điền thông tin về mẫu dấu

Bao gồm:

• Loại thông báo (mới, thay đổi, hủy)
• Thời điểm con dấu có hiệu lực
• Số lượng con dấu
• Thông tin người ký hồ sơ
• Thông tin người liên hệ theo dõi hồ sơ

Bước 4: Tải lên các tài liệu điện tử cần thiết: Doanh nghiệp tải bản scan hoặc tài liệu điện tử theo yêu cầu của hệ thống.

Bước 5: Kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ: Hệ thống sẽ thông báo nếu có phần còn thiếu. Người thực hiện chỉnh sửa và xác nhận lại trước khi ký số.

Bước 6: Ký số

Người ký hồ sơ thực hiện:

• Cắm USB Token chữ ký số
• Chọn chứng thư số
• Nhập mã PIN
• Ký xác nhận tính chính xác của hồ sơ

Bước 7: Gửi hồ sơ đi: Khi việc ký số thành công, hồ sơ sẽ được chuyển đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 8: Theo dõi trạng thái hồ sơ: Doanh nghiệp có thể xem tiến độ xử lý, bổ sung hồ sơ nếu được yêu cầu.

Bước 9: Nhận kết quả: Khi hồ sơ hợp lệ, email thông báo sẽ được gửi đến doanh nghiệp, đồng thời mẫu dấu được đăng tải trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

4. Lợi ích khi doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu đúng quy định

Việc hoàn thiện thủ tục đăng ký mẫu dấu mang lại:

• Hiệu lực pháp lý rõ ràng cho mọi văn bản có đóng dấu
• Hạn chế rủi ro khi ký kết hợp đồng
• Tăng tính minh bạch trong quá trình quản trị
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh bị từ chối hồ sơ do mẫu dấu chưa hợp lệ

Tóm lại, việc đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hợp pháp trong suốt quá trình hoạt động. Dù thực hiện trực tiếp hay qua mạng điện tử, doanh nghiệp chỉ cần tuân thủ đúng các bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là sẽ hoàn tất nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về chữ ký số, chứng thư số, ECA luôn sẵn sàng đồng hành, mang đến giải pháp an toàn, bảo mật và đúng pháp lý. Liên hệ ngay để được tư vấn!

Nguyệt Nga