Trong quá trình sử dụng chữ ký số, không ít doanh nghiệp và cá nhân gặp phải tình huống chứng thư số bị mất, hỏng hoặc cần điều chỉnh thông tin. Khi đó, thủ tục “cấp bù chứng thư số” trở thành giải pháp quan trọng giúp đảm bảo hoạt động giao dịch điện tử không bị gián đoạn. Vậy cấp bù chứng thư số là gì, trường hợp nào được áp dụng và quy trình thực hiện ra sao? 

1. Cấp bù chứng thư số là gì?

Trong kỷ nguyên số, chữ ký số và chứng thư số (CTS) đã trở thành “chìa khóa” để các cá nhân, doanh nghiệp xác thực danh tính và thực hiện giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít khách hàng gặp phải trường hợp ngày hết hạn hiển thị trên chứng thư số và ngày hết hạn thực tế theo hợp đồng lại không trùng khớp. Nguyên nhân chính xuất phát từ quy định pháp lý về thời hạn của giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Để đảm bảo quyền lợi và sự thuận tiện cho khách hàng, các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số buộc phải triển khai cơ chế cấp bù chứng thư số. Đây là thủ tục quan trọng giúp thời hạn chứng thư số đúng với hợp đồng đã ký, tránh gián đoạn trong công việc và giao dịch trực tuyến.

2. Cơ sở pháp lý về thời hạn chứng thư số

Theo Điều 19, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số cấp cho các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có thời hạn 05 năm. Điều này đồng nghĩa rằng:

• Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) được Nhà nước cấp giấy phép hoạt động tối đa 05 năm cho mỗi lần cấp.
• Sau 05 năm, CA phải tiến hành gia hạn chứng thư số hoặc xin cấp lại giấy phép để tiếp tục cung cấp dịch vụ.

Do sự ràng buộc về thời hạn này, trong một số trường hợp, thời hạn chứng thư số hiển thị trên thiết bị của khách hàng không trùng khớp với hợp đồng dịch vụ.

Quy định trên giúp đảm bảo tính minh bạch, an toàn của hạ tầng khóa công khai tại Việt Nam, nhưng cũng kéo theo nhu cầu cần cơ chế “cấp bù” để bảo vệ quyền lợi người dùng.

3. Khi nào cần cấp bù chứng thư số?

Trường hợp cấp bù xảy ra khi thời hạn sử dụng chứng thư số theo hợp đồng của khách hàng dài hơn so với thời hạn giấy phép của nhà cung cấp dịch vụ.

Ví dụ:

Ví dụ: ECA-CA được cấp phép khóa bảo mật trong giai đoạn 01/01/2020 - 01/01/2025. Khách hàng đăng ký gói chữ ký số 3 năm từ ngày 01/06/2022 - 01/06/2025. Tuy nhiên, do chứng thư số gắn với khóa bảo mật này chỉ hiển thị hạn dùng đến 01/01/2025, nên khách hàng cần được cấp bù để đảm bảo thời hạn đúng đến 01/06/2025 như hợp đồng đã ký.

4. Quy trình cấp bù chứng thư số

Mỗi nhà cung cấp có thể triển khai quy trình cấp bù khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ gồm 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác nhận thông tin hợp đồng: Khách hàng cung cấp hợp đồng hoặc thông tin gói dịch vụ đã đăng ký để đối chiếu với dữ liệu của hệ thống.

Bước 2: Đối chiếu ngày hết hạn: Bộ phận kỹ thuật kiểm tra thời hạn hiển thị trên chứng thư số và so sánh với thời hạn hợp đồng.

Bước 3: Thực hiện cấp bù: Nhà cung cấp tiến hành cập nhật, gia hạn hoặc phát hành lại chứng thư số để bảo đảm đồng bộ với hợp đồng.

Bước 4: Khách hàng kiểm tra: Sau khi cấp bù, khách hàng cần mở phần mềm quản lý (Token Manager) hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để xác nhận thời hạn mới.

Như vậy, việc cấp bù không làm phát sinh thêm chi phí hay thay đổi gói dịch vụ, mà đơn thuần là điều chỉnh kỹ thuật để thời hạn chứng thư số đúng với hợp đồng.

5. Lợi ích của cơ chế cấp bù

Cấp bù chứng thư số không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của nhà cung cấp, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho khách hàng:

• Đảm bảo quyền lợi: Người dùng được hưởng trọn vẹn thời hạn dịch vụ như cam kết.
• Tránh gián đoạn giao dịch: Không lo chữ ký số hết hạn sớm, ảnh hưởng đến công việc nộp thuế, khai báo hải quan, ký kết hợp đồng điện tử.
• Tăng độ tin cậy: Khẳng định sự minh bạch, uy tín của nhà cung cấp dịch vụ.
• Tiết kiệm chi phí: Không phát sinh thêm khoản phí gia hạn hay mua mới.

Cấp bù chứng thư số là giải pháp cần thiết để đảm bảo quyền lợi và thời hạn sử dụng chữ ký số của khách hàng đúng theo hợp đồng, ngay cả khi giấy phép của nhà cung cấp dịch vụ có thời hạn ngắn hơn. Với ECA, khách hàng hoàn toàn yên tâm vì mọi trường hợp đều được xử lý minh bạch, nhanh chóng và không phát sinh chi phí ngoài hợp đồng.

Trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, việc nắm rõ quy định về thời hạn chứng thư số và quy trình cấp bù sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản trị, đồng thời đảm bảo tính pháp lý của các hoạt động kinh doanh.

Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ trực tiếp về dịch vụ chữ ký số, khách hàng có thể liên hệ ECA qua hotline 1900.4633 để được giải đáp kịp thời.