Bản sao y là tài liệu được sao chép từ bản chính nhằm giữ nguyên giá trị. Vậy bản sao y điện tử được ký số có giá trị pháp lý hay không? Mời quý khách cùng chữ ký số ECA tìm hiểu các thông tin về vấn đề này qua bài viết hôm nay.

1. Văn bản sao y chữ ký số là gì?

Khái niệm sao y chữ ký số.

Tại Khoản 10, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về giải thích từ ngữ như sau:

“...

10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.”

Theo Điều 25, Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

“Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.”

Từ các căn cứ trên, có thể hiểu, văn bản điện tử đã được sao y chữ ký số là văn bản điện tử đã được chứng thực bản sao từ bản chính và được ký số bởi người có thẩm quyền. Bản chính dùng để chứng thực bản sao điện tử này là dạng văn bản giấy.

2. Bản sao y chữ ký số có giá trị pháp lý hay không?

Sao y chữ ký số có đảm bảo giá trị pháp lý không?

Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

• Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, thì yêu cầu này được coi là đáp ứng khi văn bản dưới dạng dữ liệu được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có dấu của cơ quan, tổ chức, yêu cầu này được coi là đáp ứng khi thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó và chữ ký số đáp ứng các yêu cầu an toàn theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Chữ ký số và chứng thư số của nước ngoài được cấp phép sử dụng tại Việt Nam, theo quy định tại Chương V của Nghị định này, sẽ có giá trị pháp lý và hiệu lực tương đương với chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam cấp.

Như vậy, nếu chữ ký số đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định, nó sẽ có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên văn bản giấy nên bản sao y chữ ký số cũng có giá trị pháp lý.

3. Bản sao y chữ ký số có giá trị bao lâu?

Giá trị của bản sao y chữ ký số có thời hạn bao lâu?

Theo Khoản 2, Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

"Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có thể được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác."

Vì vậy, hiện tại không có quy định nào giới hạn thời gian sử dụng của các bản sao y đã được chứng thực từ bản gốc hoặc cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, trên thực tế, cần chú ý đến một số điểm sau:

• Đối với bản sao y của giấy tờ có giá trị vô hạn (như bảng điểm, bằng tốt nghiệp,…), bản sao sẽ có hiệu lực pháp lý vô thời hạn.
• Đối với bản sao của giấy tờ có thời hạn cụ thể (chẳng hạn chứng minh nhân dân,…), bản sao chỉ có giá trị pháp lý trong khi bản gốc còn hiệu lực.

Do đó, các văn bản sao y chữ ký số có giá trị và thời hạn tương tự như văn bản gốc.

4. Lưu ý về việc sao y chữ ký số văn bản trong cơ quan

Theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông, việc sao y văn bản ký số trong các cơ quan nhà nước cần lưu ý:

• Trường hợp văn bản chính kèm theo văn bản giấy: Nếu cơ quan phát hành văn bản chính đã thực hiện quy trình ký số điện tử nhưng vẫn có kèm văn bản giấy, thì cần thực hiện sao y văn bản giấy này theo quy trình phát hành văn bản đi, đảm bảo tính hợp lệ của bản sao y.
• Trường hợp văn bản chính kèm theo văn bản đã ký số: Nếu văn bản kèm theo đã được ký số, thì không cần thực hiện sao y văn bản này, vì văn bản điện tử đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.

Như vậy, thông qua bài viết từ ECA, quý khách đã hiểu được thế nào là bản sao y chữ ký số. Bản sao y đã được ký số có giá trị pháp lý và thời hạn tương tự như văn bản gốc.

Ngoài ra, nếu quý khách hàng có nhu cầu đăng ký sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử, sao y văn bản, ký số dịch vụ công, xin vui lòng liên hệ tổng đài CSKH của dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA để được tư vấn tại đây:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Trung, Nam: 1900.4768