Chữ ký số là phương tiện bảo mật giao dịch, nội dung điện tử được sử dụng rộng rãi. Với chứng từ như hoá đơn điện tử, chữ ký số có cần thiết phải đi kèm hay không? Mời bạn đọc tham khảo bài viết ngay dưới đây để có lời giải đáp chuẩn nhất. 

1. Chữ ký số và hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Chữ ký số là công cụ bảo mật được sử dụng mã hoá bất đối xứng để biến đổi thông điệp, dữ liệu điện tử với cặp khoá công khai - khoá bí mật. Nhờ những tính chất về xác minh nguồn gốc, đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung điện tử, chữ ký số cũng được sử dụng trong quá trình phát hành hoá đơn điện tử.

2. Vai trò của chữ ký số trên hoá đơn điện tử

Chữ ký số xác nhận hóa đơn điện tử hợp pháp.

Trên thực tế, phần lớn hoá đơn điện tử thường được sử dụng dụng dưới dạng hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thu tiền phí vận chuyển, phí ngân hàng,… Chính vì được sử dụng thường xuyên và rộng rãi nên hoá đơn điện tử cần những công cụ xác thực, minh chứng cho sự chính xác của hoá đơn, xác nhận các khoản thanh toán đó.

Vậy nên, chữ ký số sẽ là minh chứng cho việc bên mua và bên bán đồng ý với thỏa thuận được ghi, xác nhận giá trị pháp lý của hợp đồng, giúp đảm bảo sự an toàn cho các giao dịch điện tử của hai bên.

Bởi mọi thông tin của hoá đơn điện tử như tên, mã số thuế bên bán, thời gian khởi tạo, gửi, nhận, giá trị hoá đơn, lưu trữ,… đều được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử, nên việc phát triển các dịch vụ chữ ký số đi kèm là điều cần thiết, giúp làm minh chứng, xác nhận tính pháp lý và độ chính xác của hoá đơn điện tử.

3. Chữ ký số có bắt buộc trên hoá đơn điện tử không?

Việc sử dụng chữ ký số và hoá đơn điện tử đồng thời phụ thuộc vào tuỳ trường hợp mà sẽ được pháp luật quy định có bắt buộc hay không.

Trường hợp hóa đơn điện tử phải có chữ ký số.

3.1 Trường hợp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và hoá đơn điện tử

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử được bắt buộc sử dụng trong trường hợp nếu người mua là một cơ sở kinh doanh và cả hai bên thỏa thuận rằng người mua sẽ tuân thủ các điều kiện kỹ thuật để ký số và ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán tạo ra, thì người mua sẽ thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử đó.

• Người bán là doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn bắt buộc là chữ ký số được đăng ký đại diện cho doanh nghiệp đó.
• Người bán là cá nhân thì chữ ký số phải được đăng ký trực tiếp bởi cá nhân hoặc được uỷ quyền cho một người khác.

3.2 Trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn điện tử không cần ký số.

Căn cứ Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, một số trường hợp dưới đây không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua trên hoá đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử không cần chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi xuất hóa đơn cho khách nước ngoài. Nếu người mua là doanh nghiệp và cả hai bên thỏa thuận về việc người mua đảm bảo kỹ thuật ký số, thì hóa đơn sẽ có chữ ký số của cả người mua và người bán.
• Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp không cần chữ ký số từ người mua hoặc người bán.
• Với hóa đơn điện tử tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại cho người mua không kinh doanh, không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu cho người mua cá nhân không kinh doanh không cần chữ ký số của cả hai bên (và không cần một số thông tin như: tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn, thông tin người mua và thuế suất VAT).
• Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ không cần chữ ký số từ người bán, ngoại trừ trường hợp tem, vé, thẻ có mã từ cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử từ dịch vụ vận tải hàng không qua web và thương mại điện tử theo quy định quốc tế cho người mua cá nhân không kinh doanh không cần chữ ký số người bán.
• Tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không dành cho các cá nhân trong tổ chức sẽ không coi là hóa đơn điện tử, nên không cần chữ ký số.
• Hóa đơn cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế không cần chữ ký số của người mua.

Dựa trên tình hình thực tế và mục đích sử dụng mà các trường hợp hoá đơn điện tử nêu trên không nhất thiết phải có chữ ký số. Tuy nhiên để đảm bảo tính xác thực hoặc nhu cầu lưu trữ riêng của các cá nhân, doanh nghiệp thì bên mua và bên bán có thể thống nhất bổ sung chữ ký số trên hóa đơn.

Hy vọng thông qua bài viết từ ECA, Quý khách đã hiểu hơn về mối quan hệ giữa chữ ký số và hoá đơn điện tử. Nếu quý khách có nhu cầu đăng ký tư vấn sử dụng chữ ký số ECA dành cho hoá đơn điện tử, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Trung, Nam: 1900.4768