Để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng Chính phủ số, việc chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống dựa trên giấy tờ sang môi trường điện tử là một yêu cầu tất yếu. Giữa dòng chảy chuyển đổi đó, chữ ký số (CKS) nổi lên như một công cụ nền tảng, không thể thiếu.

1. Tại sao việc ứng dụng chữ ký số là yêu cầu cấp thiết đối với cơ quan nhà nước?

Trong hành trình xây dựng Chính phủ điện tử và tiến tới Chính phủ số, việc thay thế các quy trình thủ công bằng giải pháp công nghệ là một bước đi mang tính chiến lược. Chữ ký số không chỉ là một công cụ xác thực danh tính trên môi trường mạng, mà còn là một yêu cầu cấp thiết, mang lại những lợi ích toàn diện, tạo ra sự đột phá trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.

1.1 Tối ưu hóa hiệu suất, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Đây là nhóm lợi ích dễ nhận thấy và có tác động trực tiếp nhất đến hoạt động hàng ngày của mỗi cơ quan.

• Rút ngắn tối đa thời gian xử lý công việc: Thay vì quy trình trình ký, phê duyệt văn bản giấy mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày với nhiều cấp và khoảng cách địa lý, văn bản điện tử được ký số có thể luân chuyển và hoàn tất chỉ trong vài phút. 
• Loại bỏ chi phí hành chính không cần thiết: Việc chuyển sang quy trình "không giấy tờ" giúp các cơ quan cắt giảm hoàn toàn các chi phí liên quan đến in ấn (giấy, mực in, bảo trì máy), chi phí chuyển phát tài liệu và chi phí lưu trữ, bảo quản hồ sơ vật lý. Về lâu dài, đây là một khoản tiết kiệm ngân sách khổng lồ.
• Thúc đẩy quy trình làm việc khoa học, hiện đại: Mọi văn bản đều được số hóa và quản lý tập trung trên một hệ thống, giúp việc tìm kiếm, tra cứu trở nên nhanh chóng và chính xác, tránh thất lạc hồ sơ.

1.2 Đảm bảo tính pháp lý, toàn vẹn và bảo mật tuyệt đối cho văn bản điện tử

Chữ ký số cung cấp một "lá chắn" an toàn và pháp lý vững chắc cho mọi giao dịch điện tử.

• Giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu: Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử Việt Nam, văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu của tổ chức. Điều này là cơ sở để các cơ quan tự tin thực hiện các giao dịch điện tử quan trọng.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản: Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa phức tạp, gắn liền với nội dung văn bản. Bất kỳ sự thay đổi nào trên văn bản sau khi ký, dù là nhỏ nhất, cũng sẽ bị phát hiện ngay lập tức và chữ ký sẽ không còn hiệu lực. Điều này đảm bảo văn bản đến tay người nhận là nguyên bản và không bị chỉnh sửa.
• Xác thực chính xác danh tính và chống chối bỏ: Mỗi chữ ký số được cấp cho một cá nhân hoặc tổ chức duy nhất. Do đó, nó có khả năng xác thực chính xác người ký văn bản, đồng thời người ký không thể chối bỏ trách nhiệm của mình đối với nội dung đã ký.

1.3 Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch và linh hoạt

Việc triển khai chữ ký số sâu rộng còn tạo ra những thay đổi tích cực trong văn hóa và môi trường làm việc.

• Thúc đẩy liên thông văn bản giữa các cơ quan: Chữ ký số là yếu tố then chốt để các hệ thống quản lý văn bản của các bộ, ngành, địa phương có thể kết nối và trao đổi dữ liệu một cách thông suốt, an toàn, phá vỡ các "ốc đảo" thông tin.
• Minh bạch hóa quy trình xử lý công việc: Lịch sử ký và luân chuyển của văn bản điện tử được ghi lại một cách rõ ràng trên hệ thống. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, phòng ban trong quá trình xử lý công việc.
• Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả: Lãnh đạo và cán bộ có thể thực hiện ký duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị có kết nối internet (máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh), đảm bảo công việc không bị gián đoạn ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà.

2. Các ứng dụng của chữ ký số trong xây dựng Chính phủ số

Chữ ký số là công nghệ nền tảng, đóng vai trò là "con dấu điện tử" xác thực và đảm bảo an toàn cho mọi giao dịch trong quá trình xây dựng Chính phủ số. Ứng dụng của nó vô cùng đa dạng, bao trùm lên mọi hoạt động, từ phục vụ người dân, doanh nghiệp đến vận hành nội bộ của các cơ quan nhà nước.

2.1 Ứng dụng chữ ký số trong lĩnh vực Dịch vụ công trực tuyến

Đây là lĩnh vực mà chữ ký số phát huy hiệu quả rõ rệt nhất, mang lại lợi ích trực tiếp cho người dân và doanh nghiệp.

• Kê khai Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội: Doanh nghiệp và người dân có thể sử dụng chữ ký số để xác thực các tờ khai, báo cáo và thực hiện nộp thuế, khai báo hải quan, giao dịch BHXH hoàn toàn qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và giảm thiểu sai sót.
• Đăng ký kinh doanh và các giấy phép khác: Thay vì nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, xin cấp các loại giấy phép (xây dựng, môi trường...) trực tuyến và ký số vào các biểu mẫu, đơn từ, đảm bảo tính pháp lý và rút ngắn thời gian chờ đợi.
• Thủ tục đất đai, tư pháp: Người dân có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện một số thủ tục liên quan đến đất đai, hộ tịch... giúp quy trình trở nên minh bạch và thuận tiện hơn.

2.2 Ứng dụng chữ ký số trong vận hành nội bộ cơ quan nhà nước

Chữ ký số là công cụ cốt lõi để xây dựng một "văn phòng không giấy tờ", hiện đại và hiệu quả.

• Phát hành văn bản điện tử: Toàn bộ quy trình từ dự thảo, trình ký, phê duyệt đến phát hành các văn bản điều hành (công văn, quyết định, chỉ thị...) đều được thực hiện trên môi trường mạng và ký số, giúp liên thông văn bản giữa các cấp một cách nhanh chóng, an toàn.
• Hợp đồng điện tử: Các cơ quan nhà nước có thể ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động với các đối tác và nhân viên bằng hình thức điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.
• Quản lý tài chính - kế toán: Phê duyệt các chứng từ kế toán, các yêu cầu thanh toán, giao dịch với Kho bạc Nhà nước bằng chữ ký số, đảm bảo tính chính xác, an toàn và minh bạch cho các giao dịch tài chính.

2.3 Ứng dụng chữ ký số trong các lĩnh vực chuyên ngành khác

Bên cạnh ứng dụng trong các hoạt động dịch vụ công và môi trường văn phòng cơ quan Nhà nước, chữ ký số có thể ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực đời sống, mang lại sự tiện lợi cho người dân và các cơ quan như:

• Y tế điện tử: Bác sĩ sử dụng chữ ký số để ký đơn thuốc điện tử, bệnh án điện tử. Điều này vừa đảm bảo tính xác thực, trách nhiệm của y bác sĩ, vừa giúp thông tin người bệnh được quản lý thống nhất, an toàn.
• Giáo dục điện tử: Ký số trên học bạ điện tử, văn bằng, chứng chỉ số giúp chống lại tình trạng làm giả bằng cấp, đồng thời tạo thuận lợi cho việc xác minh thông tin khi cần thiết.

3. Thực trạng và những rào cản trong việc sử dụng chữ ký số tại các cơ quan nhà nước

Mặc dù những lợi ích của chữ ký số là không thể phủ nhận và đã có những bước tiến đáng kể trong việc triển khai, nhưng trên thực tế, quá trình ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan nhà nước vẫn chưa đạt được hiệu quả như kỳ vọng. Tỷ lệ văn bản điện tử được ký số và gửi đi trên Trục liên thông văn bản quốc gia ngày càng tăng, tuy nhiên, con đường tiến tới "văn phòng không giấy tờ" vẫn còn nhiều chông gai. Nguyên nhân chính đến từ những rào cản cố hữu cần được nhìn nhận một cách thẳng thắn để có giải pháp tháo gỡ phù hợp.

3.1 Rào cản về thói quen và tâm lý người dùng

Đây được xem là rào cản lớn và khó thay đổi nhất, bắt nguồn từ yếu tố con người.

• Tâm lý e ngại thay đổi, quen với phương thức truyền thống: Trong nhiều thập kỷ, việc ký duyệt văn bản giấy đã trở thành một thói quen ăn sâu vào tiềm thức của nhiều thế hệ cán bộ, công chức. Cảm giác cầm bút ký trực tiếp lên văn bản và đóng dấu đỏ vẫn tạo ra một sự "tin cậy" hữu hình. Việc chuyển sang các thao tác trên máy tính khiến một bộ phận người dùng cảm thấy không quen, phức tạp và thiếu an toàn.
• Khó khăn trong tiếp cận công nghệ mới: Đặc biệt đối với các cán bộ lớn tuổi, việc tiếp cận và làm quen với các khái niệm như USB Token, ký số từ xa, chứng thư số... gặp không ít trở ngại. Nếu không có sự hướng dẫn tận tình và kiên nhẫn, họ có xu hướng quay trở lại với cách làm cũ quen thuộc.

3.2 Hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ và tương thích

Yếu tố công nghệ cũng là một thách thức không nhỏ, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm người dùng.

• Hệ thống phần mềm thiếu liên thông: Tại nhiều cơ quan, các hệ thống quản lý văn bản, phần mềm nghiệp vụ được xây dựng từ nhiều giai đoạn khác nhau, bởi các nhà cung cấp khác nhau, dẫn đến tình trạng thiếu tương thích. Việc tích hợp chữ ký số vào một hệ thống "manh mún" như vậy thường gặp lỗi, khiến quy trình xử lý bị gián đoạn và gây tâm lý khó chịu cho người sử dụng.
• Vấn đề về hạ tầng cơ sở: Ở một số địa phương, đặc biệt là cấp huyện, xã, chất lượng đường truyền internet chưa ổn định, cấu hình máy tính đã cũ và không được nâng cấp thường xuyên cũng ảnh hưởng đến tốc độ và sự ổn định khi thực hiện ký số, đặc biệt với các tệp văn bản có dung lượng lớn.

3.3 Vấn đề về đào tạo và truyền thông

Việc triển khai một công nghệ mới nhưng thiếu đi công tác hướng dẫn và truyền thông hiệu quả sẽ làm giảm đáng kể mức độ thành công.

• Công tác tập huấn chưa sâu rộng và thường xuyên: Nhiều đơn vị chỉ tổ chức tập huấn một lần khi mới triển khai, trong khi quá trình sử dụng sẽ phát sinh nhiều vấn đề, vướng mắc. Việc thiếu các buổi đào tạo định kỳ và các kênh hỗ trợ kỹ thuật kịp thời khiến người dùng dễ nản lòng khi gặp lỗi.
• Chưa làm nổi bật lợi ích thiết thực: Công tác truyền thông nội bộ đôi khi chỉ dừng lại ở mức độ phổ biến chủ trương, chính sách mà chưa thực sự chỉ ra những lợi ích cụ thể, thiết thực mà chữ ký số mang lại cho chính công việc hàng ngày của mỗi cán bộ. Khi người dùng không thấy được "cái lợi" cho bản thân, họ sẽ thiếu động lực để thay đổi và tích cực áp dụng.

Dù còn nhiều hạn chế trong việc triển khai, chữ ký số đã và đang được đẩy mạnh ứng dụng trong cơ quan Nhà nước, mang lại những giá trị thiết thực. Hy vọng trong thời gian tới, Chính phủ sẽ tiếp tục có những chính sách thúc đẩy sử dụng chữ ký số không chỉ trong các cơ quan mà còn tới từng cá nhân, doanh nghiệp để hướng tới chuyển đổi số toàn diện.

Nếu quý khách đang có nhu cầu tìm kiếm hoặc đang tìm hiểu về chữ ký số, xin vui lòng liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA để được tư vấn tại:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng