Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chữ ký số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS. Hiện nay, bên cạnh chữ ký số USB Token, doanh nghiệp có thể lựa chọn chữ ký số từ xa để phục vụ nhu cầu khai báo điện tử. Vậy hai hình thức này khác nhau như thế nào và doanh nghiệp cần dựa trên những tiêu chí nào để lựa chọn chữ ký số phù hợp?

1. Chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa là gì?

Chữ ký số USB Token: là một thiết bị phần cứng dạng giống chiếc USB, lưu trữ chứng thư số và khóa bí mật của doanh nghiệp. Khi thực hiện ký điện tử, người dùng cần kết nối Token với máy tính và xác thực bằng mã PIN.

Chữ ký số USB Token đóng vai trò giống như chữ ký tay hoặc con dấu, được sử dụng ký xác nhận trên các tài liệu khi thực hiện giao dịch điện tử.

Chữ ký số từ xa (remote signing): là giải pháp ký số hiện đại sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based), cho phép người dùng ký kết tài liệu, giao dịch điện tử ngay trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính (khóa bí mật được quản lý trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực) mà không cần dùng đến thiết bị phần cứng như USB Token hay thẻ SIM.

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại chữ ký số, trong đó có USB Token và chữ ký số từ xa, để khai báo Hải quan với điều kiện đáp ứng yêu cầu về chữ ký số và đăng ký với hệ thống.

2. So sánh chữ ký số từ xa và USB Token khi khai báo hải quan

Chữ ký số từ xa và USB Token đều đáp ứng điều kiện pháp lý để ký tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, tuy nhiên giữa hai hình thức chữ ký số có sự khác biệt căn bản về hạ tầng thiết bị và tính linh hoạt.

2.1. So sánh chi tiết chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa

Cùng phân tích bảng so sánh dưới đây để thấy rõ hơn cơ chế hoạt động và ưu nhược điểm khi sử dụng hai loại chữ ký số.

2.2. Nên chọn sử dụng chữ ký số nào khi khai báo Hải Quan

Trên thực tế, với mỗi doanh nghiệp có đặc điểm khác nhau, nhu cầu khác nhau sẽ phù hợp với loại chữ ký riêng.

Nên chọn USB Token khi: 

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có hoạt động xuất nhập khẩu tập trung tại một văn phòng cố định;
• Có tần suất dùng không quá cao (số lượng hóa đơn, chứng từ, tài liệu ký không nhiều);
• Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí đầu tư ban đầu.

Nên chọn chữ ký số từ xa khi: 

• Doanh nghiệp lớn, cần tính linh động cao cho lãnh đạo ký duyệt tờ khai từ xa ngoài giờ làm việc;
• Doanh nghiệp dụng mô hình làm việc phi tập trung, kết nối trực tiếp với hệ thống ERP tự động hóa.
• Doanh nghiệp có tần suất và số lượng ký hóa đơn, chứng từ, tài liệu lớn;
• Doanh nghiệp có nguồn ngân sách quản lý vận hành tốt.

3. Giải Pháp chữ ký số ECA phù hợp với nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại Việt Nam hiện nay

Chữ ký số ECA (USB Token) của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện giao dịch điện tử nhanh chóng, thuận tiện và an toàn. 

Chữ ký ECA có thể đáp ứng đa dạng các nhu cầu bao gồm:

• Khai báo Hải quan;
• Kê khai thuế điện tử;
• Ký hóa đơn điện tử;
• Kê khai bảo hiểm xã hội;
• Thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến; 
• Ký hợp đồng điện tử.
• Giao dịch với Ngân hàng.

Chữ ký số ECA là lựa chọn của đông đảo doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, các doanh nghiệp mới thành lập nhờ vào tính năng ký số thuận tiện, an toàn và chi phí hợp lý. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn nhận được sự hỗ trợ 24/7 tận tình và chuyên nghiệp trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm.

Để nhận khuyến nghị tối ưu chi phí và mô hình phù hợp nhất, vui lòng cho biết:

• Khối lượng tờ khai hải quan trung bình mỗi tháng của doanh nghiệp bạn là bao nhiêu? 
• Nhu cầu ký duyệt từ xa ngoài văn phòng của lãnh đạo hoặc bộ phận XNK có thường xuyên không?

Chữ ký số từ xa và USB Token đều có thể phục vụ nhu cầu giao dịch điện tử của doanh nghiệp khi khai báo Hải quan nếu đáp ứng các yêu cầu của hệ thống và được đăng ký phù hợp. Tuy nhiên, chữ ký số từ xa đem lại sự linh hoạt hơn trong quá trình xác thực và ký điện tử trong khi chữ ký số USB Token có ưu điểm ở phương thức quản lý trực tiếp bằng thiết bị vật lý, chi phí rẻ. Doanh nghiệp nên cân nhắc mô hình khai báo, số lượng người sử dụng và nhu cầu quản trị để lựa chọn giải pháp phù hợp, đồng thời thường xuyên kiểm tra tình trạng chữ ký số và thông tin đăng ký trên hệ thống VNACCS.

Thu Hương