Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn cho các giao dịch trong môi trường điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít người gặp phải tình trạng chữ ký số bị lỗi, gây ảnh hưởng đến công việc và các giao dịch trực tuyến. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu về các nguyên nhân phổ biến khiến chữ ký số bị lỗi và cách khắc phục hiệu quả.

Nguyên nhân chữ ký số bị lỗi.

1. Chữ ký số và vai trò trong giao dịch điện tử 

Chữ ký số theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023 là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.

Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, đơn vị hiện nay và có vai trò quan trọng trong việc thực hiện giao dịch điện tử. 

• Bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch điện tử 
• Văn bản có chữ ký số đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Đóng vai trò như chữ ký tay (đối với cá nhân) hoặc con dấu (đối với tổ chức).
• Đảm bảo an toàn cho các giao dịch trong môi trường điện tử và sự toàn vẹn cho văn bản điện tử sau khi ký số.
• Xác định chính xác chủ thể ký số, chống chối bỏ.

Khi chuyển đổi số trở thành xu hướng của toàn xã hội như hiện nay chữ ký số càng thể hiện vai trò quan trọng của mình trong doanh nghiệp, đơn vị cũng như đối với cá nhân. Nhờ có chữ ký số mà hiệu quả công việc được nâng cao, tối ưu việc quản lý thông tin đồng thời giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức hiệu quả.

2. Nguyên nhân chữ ký số bị lỗi và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng chữ ký số, việc chữ ký số bị lỗi là không thể tránh khỏi, do đó người dùng cần nắm bắt được các nguyên nhân dẫn đến chữ ký số bị lỗi và cách khắc phục. 

Khắc phục chữ ký số bị lỗi nhanh, hiệu quả.

Các nguyên nhân chính dẫn đến chữ ký số bị lỗi người dùng không thể ký số được gồm:

2.1 Lỗi phần mềm 

Nguyên nhân: 

• Phần mềm chữ ký số bị lỗi thời (chưa được nâng cấp), xung đột với phần mềm khác hoặc phần mềm bị vi virus khiến người dùng không thể ký số:

Cách khắc phục: 

=> Nâng cấp phần mềm bằng cách tải bản update mới nhất mà nhà cung cấp chữ ký số cung cấp

=> Xóa bỏ phần mềm đã bị virus, thực hiện diệt virus trong máy tính và cài phần mềm mới do nhà cung cấp chữ ký số cung cấp.

2.2 Lỗi phần cứng 

Nguyên nhân: 

• USB Token chứa chữ ký số bị hỏng do va đập, dính nước, bị cháy chập điện 
• Cổng kết nối USB Token bị hỏng hoặc không tiếp nhận được USB Token 
• Máy tính không tương thích với phần mềm chữ ký số.

Cách khắc phục:

=> Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được cấp USb token mới 

=> Thay đổi cổng kết nối USB Token 

=> Sử dụng máy tính với hệ điều hành nâng cấp tương thích với phần mềm chữ ký số.

2.3 Lỗi nhập sai mã PIN

Nguyên nhân: 

• Nhập sai mã PIN nhiều lần khiến chữ ký số bị khóa 
• Không nhớ mã PIN

Cách khắc phục:

=> Liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa và cài đặt lại mã PIN mới.

2.4. Sử dụng sai loại chữ ký số hoặc sai thiết bị cài đặt trình quản lý

Nguyên nhân:

• Cá nhân/tổ chức sử dụng nhiều chữ ký số cùng một lúc dẫn đến nhầm lẫn khi sử dụng.

Cách khắc phục:

=> Đánh dấu phân biệt các loại chữ ký số khác nhau để dễ dàng nhận biết, cài đặt tất cả các trình quản lý của tất cả các nhà cung cấp chữ ký số đang dùng trên máy tính làm việc của mình.

2.5 Chữ ký số hết hạn

Nguyên nhân:

• Người dùng quên gia hạn chữ ký số. 

Cách khắc phục:

=> Liên hệ với nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số. 

2.6 Lỗi do nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số

Nguyên nhân:

• Hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số gặp trục trặc hoặc cần bảo trì theo định kỳ.

Cách khắc phục: 

• Liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý 
• Trường hợp chưa cần ký số ngay có thể quay lại ký số khi hết hạn bảo trì hệ thống hoặc sau khi nhà cung cấp xử lý sự cố xong.

Lựa chọn dịch vụ chữ ký số uy tín để hạn chế lỗi chữ ký số.

3. Một số lưu ý để hạn chế lỗi chữ ký số:

Chữ ký số (USB Token) là thiết bị điện tử dùng trong môi trường điện tử, do đó để tránh gặp tình trạng bị lỗi chữ ký số người dùng cần lưu ý một số các vấn đề cơ bản sau:

• Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, có dịch vụ hỗ trợ tốt. 
• Có kiến thức và kỹ năng sử dụng thiết bị điện tử cơ bản.
• Cập nhật, nâng cấp phần mềm chữ ký số thường xuyên khi có thông báo.
• Bảo quản thiết bị phần cứng USB token, máy tính sử dụng để ký số cẩn thận . 
• Bảo mật thông tin về Mã PIN, không chia sẻ mã PIN chữ ký số với bất kỳ ai.
• Khi không dùng phải thoát trình quản lý chữ ký số, rút USB token ra khỏi máy làm việc. 

Nắm rõ nguyên nhân chữ ký số bị lỗi và cách khắc phục lỗi chữ ký số sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả và an toàn. Bên cạnh đó, trong trường hợp không xác định được nguyên nhân gây lỗi chữ ký số cần liên hệ với nhà cung cấp ngay để được hỗ trợ đảm bảo tiến độ công việc và tránh các rủi ro gây thiệt hại về tài chính.