Lỗi không tìm thấy chữ ký số: Nguyên nhân và cách xử lý nhanh

Trong quá trình sử dụng chữ ký số, người dùng có thể gặp lỗi không tìm thấy chữ ký số. Khi hệ thống trả về thông báo này, bạn cần xử lý như thế nào? Mời quý khách cùng ECA tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục qua bài viết dưới đây.

1. Lỗi không tìm thấy chữ ký số

Chữ ký số là công cụ chứng thực nội dung điện tử, sử dụng cơ chế mã hóa bất đối xứng với cặp khóa công khai - bí mật. Trong quá trình sử dụng chữ ký số, người dùng có thể gặp lỗi “Không tìm thấy chữ ký số” do nhiều nguyên nhân.

lỗi 11

Lỗi không tìm thấy chữ ký số gây gián đoạn hoạt động.

1.1 Lỗi không tìm thấy chữ ký số là gì?

Lỗi "không tìm thấy chữ ký số" là lỗi xảy ra khi bạn sử dụng chữ ký số để kê khai trên các hệ thống nộp Thuế điện tử, Hải quan điện tử, hoặc các giao dịch điện tử khác, mà hệ thống không nhận diện được chữ ký số của bạn và trả về thông báo.

1.2 Lỗi không tìm thấy chữ ký số gây hậu quả gì?

Chữ ký số được sử dụng trong rất nhiều hoạt động của doanh nghiệp, từ các hợp đồng, giao dịch thương mại tới giao dịch liên quan đến pháp luật trên các hệ thống Dịch vụ công Quốc gia như: Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội điện tử.

Do đó, việc gặp “lỗi không tìm thấy chữ ký số” sẽ gây ra nhiều bất tiện và những hậu quả không mong muốn như:

Gây mất thời gian, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh.
Gián đoạn các hoạt động, quy trình trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt khi chậm trễ trong hoạt động kê khai Thuế, hoặc khai báo Hải quan, BHXH,...

2. Nguyên nhân gây lỗi không tìm thấy chữ ký số và cách xử lý

Các nguyên nhân phổ biến gây lỗi không tìm thấy chữ ký số.

Trong quá trình sử dụng, có nhiều nguyên nhân phát sinh từ phía người dùng hoặc do lỗi thiết bị, gây nên tình trạng “lỗi không tìm thấy chữ ký số”.

2.1 Lỗi do chưa cài đặt Plugin chữ ký số

Plugin ký số là ứng dụng bắt buộc để sử dụng dịch vụ chữ ký số. Nếu bạn chưa cài đặt Plugin ký số, bạn sẽ không thể sử dụng chữ ký số để kê khai nộp thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, hoặc các giao dịch điện tử khác.

Cách xử lý:

Truy cập vào trang web của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số của bạn và tải về Plugin ký số phù hợp với hệ điều hành và trình duyệt của bạn.
Cài đặt Plugin ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.
Khởi động lại trình duyệt và kiểm tra lại chữ ký số.

2.2 Lỗi do kết nối thiết bị Token với máy tính

USB Token là thiết bị lưu trữ chữ ký số, cần được cắm vào máy tính để sử dụng. Nếu bạn cắm USB Token vào máy tính không chắc chắn, hoặc USB Token không tương thích với máy tính, hệ thống sẽ không nhận diện được chữ ký số của bạn.

Cách xử lý:

Rút ra và cắm lại USB Token vào máy tính, đảm bảo cắm chắc chắn và không bị lỏng.
Cắm USB Token vào cổng USB khác của máy tính, tránh cắm vào cổng USB bị hỏng hoặc không tương thích.
Kiểm tra lại loại USB Token của bạn, có phải là USB Token của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số của bạn hay không, và có phù hợp với hệ điều hành của máy tính hay không.

2.3 Lỗi do Driver của thiết bị Token

Driver USB Token là phần mềm giúp máy tính nhận diện và giao tiếp với USB Token. Nếu Driver USB Token bị lỗi, máy tính sẽ không thể kết nối được với USB Token, dẫn đến lỗi không tìm thấy chữ ký số.

Cách xử lý:

+) Bước 1: Người dùng thực hiện gỡ bỏ Driver cũ của USB Token:

Bạn nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.
Bạn gõ lệnh appwiz.cpl và nhấn Enter để mở Control Panel.
Bạn tìm và chọn Driver USB Token trong danh sách các chương trình đã cài đặt, và nhấn Uninstall để gỡ bỏ.

+) Bước 2: Người dùng cài lại Driver mới:

Người dùng truy cập vào trang web của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số của bạn và tải về Driver USB Token phù hợp với hệ điều hành của bạn.
Bạn cài đặt Driver USB Token theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số.

+) Bước 3: Người dùng khởi động lại máy tính để hoàn tất quá trình cài đặt.

2.4 Lỗi do nhập sai mã pin của chữ ký số

Mã PIN là mật khẩu bảo vệ chữ ký số, cần được nhập đúng khi sử dụng chữ ký số. Nếu bạn nhập sai mã PIN, hệ thống sẽ không cho phép bạn sử dụng chữ ký số.

Cách xử lý:

- Bước 1: Bạn cần kiểm tra lại mã PIN của chữ ký số, đảm bảo nhập đúng và không bị nhầm lẫn.

- Bước 2: Bạn cần nhập lại mã PIN của chữ ký số, tránh nhập quá nhiều lần liên tiếp, vì chữ ký số sẽ bị khóa và bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để mở khóa.

Lưu ý, người sở hữu chữ ký số nên có công cụ ghi nhớ mã PIN đảm bảo bí mật

2.5 Lỗi do sai Serial chữ ký số

Số serial là mã số định danh của USB Token, cần được khai báo đúng khi đăng ký tài khoản sử dụng chữ ký số. Nếu số serial trên USB Token không trùng khớp với serial khai báo khi đăng ký tài khoản, hệ thống sẽ không nhận diện được chữ ký số của bạn.

Cách xử lý:

Kiểm tra lại số serial trên USB Token, bằng cách cắm USB Token vào máy tính và mở phần mềm Token Manager AN, sau đó nhấn vào nút Serial để xem số serial của USB Token.
Kiểm tra lại số serial khai báo khi đăng ký tài khoản sử dụng chữ ký số, bằng cách truy cập vào trang web của cơ quan Thuế hoặc Hải quan, đăng nhập vào tài khoản của bạn và xem lại thông tin chữ ký số.
Cập nhật lại số serial trên USB Token và số serial khai báo khi đăng ký tài khoản, đảm bảo chúng trùng khớp với nhau.

2.6 Lỗi do chữ ký số đã bị khóa

Khi không được gia hạn kịp thời hoặc do nhập sai mã PIN nhiều lần, chữ ký số của doanh nghiệp và cá nhân có thể bị khóa. Trường hợp này, người dùng không thể sử dụng chữ ký số đó trong các giao dịch.

Cách xử lý:

Liên hệ trực tiếp tới đơn vị cung cấp chữ ký số.
Yêu cầu xác minh nguyên nhân gây khóa chữ ký số.
Thực hiện gia hạn nếu chữ ký số bị khóa do quá thời hạn.

Trên đây là 6 nguyên nhân phổ biến gây ra “lỗi không tìm thấy chữ ký số” và những hướng dẫn từ ECA giúp người dùng tự xử lý tình trạng này. Ngoài ra, khi cần được tư vấn về chữ ký số, quý khách có thể liên hệ tới đội ngũ hỗ trợ 24/7 từ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA theo thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN