Khi thực hiện thủ tục giải thể, doanh nghiệp không chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm, hóa đơn và các khoản nợ mà còn cần rà soát, xử lý chữ ký số đang sử dụng. Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, trường hợp thuê bao là tổ chức giải thể hoặc phá sản thì chứng thư chữ ký số công cộng thuộc trường hợp bị thu hồi. 

1. Chữ ký số của công ty có bị thu hồi khi giải thể không?

Có. Theo Khoản 1, Điều 42, Nghị định 23/2025/NĐ-CP, một trong các trường hợp chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao bị thu hồi là khi thuê bao là tổ chức giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật. Khi có căn cứ thu hồi, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải thực hiện thu hồi và thông báo cho thuê bao, đồng thời công bố thông tin thu hồi trên cơ sở dữ liệu về chứng thư chữ ký số công cộng.

Như vậy, khi doanh nghiệp đã thuộc trường hợp giải thể, chứng thư chữ ký số của doanh nghiệp sẽ thuộc diện thu hồi theo quy định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân biệt giữa chữ ký số của công ty và chữ ký số cá nhân của người đại diện hoặc nhân viên. Việc công ty giải thể không có nghĩa mọi chứng thư chữ ký số cá nhân đều đương nhiên bị thu hồi. Việc xử lý mỗi chứng thư cần căn cứ vào chủ thể được cấp và mục đích sử dụng.

2. Doanh nghiệp cần xử lý chữ ký số như thế nào khi giải thể?

Để tránh tình trạng đến giai đoạn cuối của quá trình giải thể nhưng không còn công cụ ký điện tử, doanh nghiệp nên xử lý chữ ký số theo trình tự phù hợp.

2.1. Rà soát toàn bộ chữ ký số đang sử dụng

Trước khi xử lý chữ ký số khi giải thể, doanh nghiệp cần kiểm tra chữ ký số đang sử dụng và các dịch vụ điện tử có liên quan. Một chữ ký số doanh nghiệp có thể được sử dụng cho nhiều hoạt động như kê khai, nộp thuế điện tử, giao dịch BHXH, ký hóa đơn điện tử, khai báo hải quan điện tử và các giao dịch trực tuyến khác.

Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát xem chữ ký số hiện tại còn được sử dụng cho những giao dịch nào và đã hoàn tất toàn bộ các thủ tục điện tử cần thiết trước khi chấm dứt sử dụng hay chưa.

2.2. Hoàn tất các giao dịch điện tử cần thiết trước khi chấm dứt hoạt động

Trong quá trình giải thể, doanh nghiệp có thể vẫn phải thực hiện một số công việc điện tử liên quan đến thuế, hóa đơn, bảo hiểm xã hội hoặc các thủ tục khác. Vì vậy, không nên chủ động thu hồi chữ ký số quá sớm nếu doanh nghiệp vẫn còn hồ sơ điện tử cần ký và gửi.

Doanh nghiệp nên lập danh sách các công việc cần hoàn tất, chẳng hạn:

• Kê khai và quyết toán các nghĩa vụ thuế còn lại.
• Gửi hồ sơ điện tử theo yêu cầu của cơ quan thuế.
• Hoàn tất các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử.
• Thực hiện các giao dịch điện tử khác còn phát sinh trong quá trình giải thể.
• Hoàn thành thủ tục với cơ quan BHXH nếu doanh nghiệp có người lao động tham gia.

Sau khi hoàn tất các giao dịch cần sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thu hồi theo hướng dẫn của tổ chức cung cấp dịch vụ.

2.3. Gửi yêu cầu thu hồi chứng thư chữ ký số nếu doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thể bị thu hồi khi thuê bao có yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu đó được tổ chức cung cấp dịch vụ xác minh là chính xác. Ngoài ra, trường hợp tổ chức giải thể hoặc phá sản cũng là căn cứ thu hồi chứng thư.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã hoàn tất các công việc cần ký số và muốn chấm dứt việc sử dụng chứng thư, có thể liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để thực hiện thủ tục thu hồi theo quy định và hợp đồng dịch vụ.

2.4. Kiểm tra lại trạng thái chứng thư sau khi thu hồi

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra và lưu lại thông tin xác nhận việc thu hồi chứng thư chữ ký số. Việc này giúp doanh nghiệp có căn cứ xác định thời điểm chứng thư không còn được sử dụng, đồng thời hạn chế nguy cơ tiếp tục phát sinh giao dịch bằng chữ ký số của doanh nghiệp sau khi đã chấm dứt hoạt động.

2.5. Bảo quản hồ sơ, dữ liệu đã ký số

Giải thể công ty không có nghĩa là các tài liệu điện tử đã phát sinh trong quá trình hoạt động không còn giá trị lưu trữ. Doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ các hồ sơ quan trọng đã được ký số như:

• Tờ khai và hồ sơ thuế điện tử.
• Hóa đơn điện tử và chứng từ liên quan.
• Hồ sơ bảo hiểm xã hội.
• Hồ sơ hải quan điện tử.
• Hợp đồng, biên bản và tài liệu điện tử có ký số.
• Các thông báo, xác nhận liên quan đến quá trình giải thể.

Đặc biệt, cần phân biệt việc thu hồi chứng thư chữ ký số với việc làm mất hoặc xóa các tài liệu đã được ký số trước đó. Đây là hai vấn đề khác nhau. Doanh nghiệp nên bảo quản hồ sơ điện tử để phục vụ việc đối chiếu, chứng minh giao dịch hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh về sau.

3. Lưu ý quan trọng khi xử lý chữ ký số lúc giải thể công ty

• Không nên thu hồi chữ ký số quá sớm

Nếu doanh nghiệp vẫn còn hồ sơ phải ký điện tử thì việc thu hồi chữ ký số trước thời điểm hoàn tất các thủ tục cần thiết có thể khiến quá trình giải thể bị gián đoạn. Do đó, cách xử lý phù hợp là xác định toàn bộ giao dịch điện tử cần hoàn thành trước, sau đó mới thực hiện việc chấm dứt sử dụng chữ ký số theo quy định.

• Không tiếp tục sử dụng chữ ký số sau khi chứng thư đã bị thu hồi

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số có hiệu lực là chứng thư chưa hết hạn, chưa bị tạm dừng và chưa bị thu hồi. Vì vậy, khi chứng thư đã bị thu hồi, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng khóa bí mật tương ứng để thực hiện giao dịch dưới danh nghĩa doanh nghiệp.

• Kiểm tra chính sách của nhà cung cấp về thiết bị và dịch vụ

Đối với chữ ký số dạng USB Token, doanh nghiệp nên kiểm tra hợp đồng và hướng dẫn của nhà cung cấp về việc xử lý thiết bị sau khi thu hồi chứng thư. Không nên tự ý chuyển giao USB Token, mật khẩu hoặc thông tin bảo mật cho cá nhân khác khi chưa xác định rõ quyền sử dụng. 

• Chủ động hủy các dịch vụ không còn nhu cầu

Ngoài chứng thư chữ ký số, doanh nghiệp nên rà soát các dịch vụ liên quan đang sử dụng với nhà cung cấp, chẳng hạn dịch vụ gia hạn, các gói dịch vụ tích hợp hoặc dịch vụ có tính phí định kỳ. Việc rà soát này giúp tránh phát sinh chi phí không cần thiết sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất giải thể.

Như vậy, xử lý chữ ký số khi giải thể công ty là một bước doanh nghiệp không nên bỏ qua. Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp chữ ký số công cộng ECA phục vụ doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục giải thể có thể liên hệ E-CA để được hướng dẫn xử lý chứng thư chữ ký số theo tình trạng sử dụng thực tế.

Nguyệt Nga