Hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp như thế nào là băn khoăn của nhiều kế toán viên. Việc hạch toán chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn ảnh hưởng đến việc quản lý tài chính hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách hạch toán chi phí mua chữ ký số và lưu ý khi hạch toán. 

1. Thông tin quan trọng cần biết về chữ ký số

1.1. Chữ ký số là gì? 

Hiểu đơn giản, chữ ký số như chữ ký tay hoặc con dấu của công ty với vai trò xác nhận, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của chủ thể tham gia ký kết trên môi trường điện tử. Chữ ký số được sử dụng trên các văn bản, tài liệu điện tử như: hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, giao dịch tài chính…

Chữ ký số được quy định như thế nào?

1.2. Đối tượng sử dụng

Chữ ký số được sử dụng cho cá nhân, hoặc cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp và các doanh nghiệp. 

• Chữ ký số cá nhân: Được cá nhân sử dụng để khai thuế TNCN, ký văn bản, tài liệu trực tuyến. 
• Chữ ký số cá nhân thuộc doanh nghiệp/tổ chức: Được cá nhân dùng để khai báo tại trang đăng ký kinh doanh hoặc ký các hợp đồng với đơn vị sử dụng lao động. Một số đối tượng thường dùng là: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng… 
• Chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức: Dùng để khai nộp thuế, đăng ký BHXH và nộp thuế hải quan. 

1.3. Thành phần của chữ ký số

Chữ ký số sử dụng thuật toán RSA - Thuật toán tạo ra mật mã khóa công khai, gồm hệ thống cặp khóa không đối xứng: khóa công khai và khóa bí mật. Trong đó, có 5 thành phần sau: 

• Khóa bí mật: Dùng để tạo ra chữ ký số. 
• Khóa công khai: Dùng để thẩm định chữ ký, xác thực người dùng, được tạo ra từ các khóa bí mật tương ứng. 
• Người ký: Cá nhân sử dụng khóa bí mật để ký tài liệu, văn bản, hóa đơn điện tử dưới danh nghĩa của mình.
• Người nhận: Cá nhân/Tổ chức nhận được chữ ký số, sử dụng chứng thư số để kiểm tra chữ ký số. 
• Ký số: Đưa khóa bí mật vào phần mềm tự động để tạo chữ ký số, gắn vào thông điệp dữ liệu mong muốn. 

2. Hướng dẫn hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp

Theo quy định, chi phí mua chữ ký số thuộc nghiệp vụ mua thiết bị phục vụ công tác quản lý và sử dụng trong dài hạn. Do đó, có thể đưa vào mục công cụ, dụng cụ. Tuy nhiên, do chi phí mua chữ ký số thường không quá lớn nên kế toán có thể đưa mục này vào chi phí của bộ phận quản lý. 

Cụ thể, kế toán thực hiện hạch toán chi phí mua chữ ký số theo bút toán sau:

Nợ TK 6428

Nợ TK 1331

Có TK 111

Dựa trên thời gian sử dụng chữ ký số, kế toán có thể hạch toán theo 2 trường hợp: phân bổ một lần và phân bổ nhiều kỳ. 

Hạch toán mua chữ ký số cho doanh nghiệp. 

2.1. Hạch toán chi phí mua chữ ký số trong trường hợp phân bổ một lần

Trường hợp áp dụng: Chi phí mua chữ ký số nhỏ, doanh nghiệp muốn phân bổ toàn bộ vào một lần. Khi đó, kế toán thực hiện ghi như sau:

Nợ TK 642

Có TK 111, 112, 113

Hoặc: 

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331

2.2. Hạch toán chi phí mua chữ ký số trong trường hợp phân bổ nhiều kỳ

Trường hợp áp dụng: Giá trị của chữ ký số lớn, doanh nghiệp muốn phân bổ nhiều kỳ. Kế toán thực hiện ghi như sau: 

Nợ TK 142, 242

Có TK 111, 112, 331

Hoặc:

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331

Đồng thời, kế toán cần xem số lượng kỳ muốn phân bổ để hàng tháng xác định chi phí phân bổ cho hợp lý:

Nợ TK 642 / Có TK 142, 242: Giá trị phân bổ 1 kỳ

Lưu ý: Trường hợp này, kế toán khai báo chữ ký số như công cụ dụng cụ để được phân bổ tự động mỗi tháng, từ đó, việc theo dõi sẽ thuận tiện hơn. 

3. Lưu ý để chọn thời gian phân bổ sao cho hợp lý

Theo quy định, doanh nghiệp tự xác định thời gian phẩn bổ công cụ dụng cụ vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh sao cho phù hợp. Tuy nhiên, thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm. 

Cách chọn thời gian phân bổ hợp lý chữ ký số. 

Ngoài ra, theo Chuẩn mực số 01 của chế độ kế toán, doanh nghiệp lựa chọn thời gian phân bổ công cụ, dụng cụ phù hợp dựa trên doanh thu và chi phí của mình. Do đó, kế toán cần xem xét thời gian sử dụng hữu ích của công cụ, dụng cụ và doanh thu tương ứng khi sử dụng. Ngoài ra, việc phân bổ cũng cần dựa trên tính chất, mức độ của loại chi phí để lựa chọn thời gian phù hợp.

Việc hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý chi phí, đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ trong báo cáo tài chính.

Hy vọng qua bài viết, độc giả đã nắm được cách hạch toán chi phí mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Khi áp dụng các phương pháp hạch toán phù hợp, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân bổ chi phí chữ ký số vào đúng kỳ và tránh các sai sót trong việc kê khai thuế.