Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng là một trong số những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng chữ ký số. Chữ ký số là công cụ thiết yếu trong các giao dịch điện tử, nên khi gặp phải những lỗi này, công việc sẽ bị gián đoạn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách khắc phục lỗi một cách đơn giản và hiệu quả.

1.Thông tin cần biết về chữ ký số

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra dựa trên các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Về pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương với chữ ký tay của cá nhân, thường dùng để xác thực danh tính khi người dùng ký các văn bản tài liệu, hợp đồng, hóa đơn. 

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử.

Ngoài ra, chữ ký số còn được dùng trong các giao dịch trực tuyến như: kê khai thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử… hoặc kê khai các giao dịch cá nhân qua mobile banking hoặc giao dịch chứng khoán. 

2. Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng 

Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng xử lý như thế nào?

Đây là một trong những lỗi cơ bản nhất khi sử dụng chữ ký số để khai thuế điện tử. Dấu hiệu nhận biết lỗi này như sau: Trên màn hình máy tính sẽ không xuất hiện biểu tượng chữ ký số, người dùng phải tải tệp tờ khai lên hệ thống cơ quan thuế sẽ báo lỗi hiển thị “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”.

• Trường hợp 1: 

Do người dùng chưa cài đặt IE Tab - Google Chrome và phần mềm Java

Giải pháp: Kiểm tra lại cài đặt IE Tab trên trình duyệt Google Chrome và cập nhật lại Java khi cần. 

• Trường hợp 2: 

Máy tính của người dùng chưa nhận USB Token hoặc cắm USB Token chưa đúng, hoặc cắm USB Token của công ty nhưng đăng nhập tài khoản nộp thuế của một đơn vị khác. 

Giải pháp: Người dùng tiến hành khởi động lại máy tính, sau đó cắm USB Token vào máy tính (lưu ý cần chọn đúng USB Token cần sử dụng). Tiếp đó, kiểm tra xem trên góc phải màn hình thanh Taskbar đã hiện biểu tượng chữ ký số chưa? Nếu đã xuất hiện biểu tượng của phần mềm chữ ký số thì tức là máy tính đã được kết nối với USB Token. Trường hợp máy tính chưa nhận, cần cài đặt lại ổ đĩa chữ ký số để tiếp tục kê khai hồ sơ. 

• Trường hợp 3: 

Do người dùng nhập sai mã PIN (có thể do bật Caps Lock trên bàn phím hoặc đang bật bộ gõ Tiếng Việt nên bị ảnh hưởng đến các ký tự phía sau. 

Giải pháp: Gõ lại chính xác mã PIN, hoặc kiểm tra lại chế độ Cáp Lock trên máy tính, nếu thấy đang bật thì tắt đi, sau đó gõ lại mã PIN chính xác một lần nữa. Lưu ý: Trường hợp đã nhập sai mã PIN quá số lần cho phép, người dùng cần liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hướng dẫn mở khóa. 

• Trường hợp 4: 

Do máy tính không nhận driver của USB Token.

Giải pháp: Cần cài đặt lại USB Token vào máy tính bằng cách kích đúp vào file Setup, chọn file Setup.exe, sau đó bắt đầu cài đặt lại theo hướng dẫn. Ngoài ra, nếu driver chưa có sẵn trong USB Token thì người dùng cần truy cập website của nhà cung cấp phần mềm chữ ký số để tải Driver USB Token về máy, tiến hành giải nén và cài đặt như bình thường. Đặc biệt, nếu máy tính vẫn không nhận Driver của USB Token hoặc Driver đã cài đặt bị lỗi thì người dùng cần xóa thư mục cài đặt, sau đó chuyển qua máy tính khác để cài đặt lại. 

• Trường hợp 5: 

Serial trên chữ ký số của người dùng khác với số serial khai báo trên trang khai báo thuế.

Giải pháp: Người dùng cần cập nhật lại số serial chữ ký số của tài khoản trên trang nộp tờ khai thuế online trong mục Thay đổi thông tin. 

3. Các lỗi khác thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục. 

Dưới đây là một số lỗi khác thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục đơn giản nhất. 

• Lỗi: Xác thực chữ ký số không thành công

Nguyên nhân: Người dùng gửi tờ khai sai định dạng. 

Giải pháp: Cần kiểm tra lại định dạng file xem đúng đuôi file .xlsx hoặc .docx chưa, sau đó gửi lại tờ khai. 

• Lỗi: Trình duyệt website không hỗ trợ hoặc chưa bật Java trên Internet Explorer.

Giải pháp: Cập nhật lại internet Explorer với phiên bản thấp hơn hoặc dùng các trình duyệt khác như: Cốc Cốc, Google Chrome. 

• Lỗi: Không ký được chữ ký số 

Biểu hiện: “Tệp tờ khai chưa được ký điện tử”. 

Giải pháp: Cần kiểm tra lại máy tính đã cài Java chưa, hoặc cập nhật Java lên phiên bản mới tương thích hơn. 

• Lỗi: Chữ ký số bị khóa

Nguyên nhân: Người dùng nhập sai mã PIN quá số lần cho phép, quên mật khẩu của chữ ký số, hoặc chữ ký số đã bị hết hạn. 

Giải pháp: Liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số để yêu cầu hỗ trợ mở khóa, hoặc gia hạn trong trường hợp chữ ký số đã hết hạn. 

• Lỗi: Chữ ký số không hợp lệ

Giải pháp: Người dùng cập nhật lại số series của chữ ký số trên tài khoản thuế điện tử cho trùng khớp. 

Tóm lại, lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng là một trong những lỗi phổ biến khi người dùng sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử, đặc biệt là khi thực hiện kê khai thuế. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho độc giả nhiều thông tin hữu ích để khắc phục các lỗi cơ bản về chữ ký số một cách dễ dàng.