Chữ ký số là một công cụ quan trọng trong giao dịch điện tử, giúp đảm bảo tính xác thực và bảo mật của các tài liệu, hồ sơ. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, người dùng có thể gặp phải lỗi chữ ký số không hợp lệ. Vậy nguyên nhân và cách xử lý lỗi này như thế nào?

Lỗi chữ ký số không hợp lệ.

1. Chữ ký số là gì? sự cần thiết của chữ ký số 

Hiện nay chữ ký số không còn xa lạ với bất kỳ doanh nghiệp nào và trở thành phương tiện giúp thực hiện giao dịch điện tử an toàn hiệu quả.

1.1 Định nghĩa chữ ký số

Chữ ký số theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 được định nghĩa như sau:

“6. "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”

Chữ ký số hiểu một cách đơn giản là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi một thông điệp dữ liệu qua đó 

1.2 Sự cần thiết của chữ ký số trong giao dịch điện tử

Có thể thấy chữ ký số đóng vai trò như chữ ký tay (đối với cá nhân) hoặc con dấu (đối với tổ chức). Pháp luật về giao dịch điện tử quy định tại Khoản 3, Điều 23, Luật giao dịch điện tử 2023 nêu rõ: Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Theo đó, để thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, hải quan, cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc giao kết hợp đồng thương mại doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số (hoặc chữ ký điện tử chuyên dùng) đảm bảo an toàn để tránh rủi ro và đảm bảo giá trị pháp lý cho các thông điệp dữ liệu. 

2. Nguyên nhân dẫn đến lỗi chữ ký số không hợp lệ và cách xử lý

Lỗi chữ ký số không hợp lệ là một trong các lỗi rất hay gặp phải, người dùng cần xác định được nguyên nhân và có cách xử lý phù hợp để có thể tiến hành ký số thuận lợi.

Nguyên nhân dẫn đến lỗi chữ ký số. 

2.1 Nguyên nhân lỗi chữ ký số và cách xử lý

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến lỗi chữ ký số không hợp lệ, các nguyên nhân chủ yếu gồm có:

(1) Nhập sai mã PIN

Nhập sai mã PIN là nguyên nhân phổ biến nhất khiến chữ ký số không hợp lệ. => Cách xử lý: Người dùng cần nhập chính xác mã PIN của USB Token để chữ ký số có thể hoạt động bình thường.

(2) Driver chữ ký số bị lỗi

Driver là phần mềm giúp máy tính tương tác với USB Token. Nếu driver chữ ký số bị lỗi, chữ ký số có thể không hoạt động hoặc hoạt động không chính xác.

=> Cách xử lý: người dùng có thể tải driver chữ ký số mới từ website của nhà cung cấp chữ ký số hoặc có thể liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ cài đặt lại.

(3) Serial chữ ký số không trùng khớp

Mỗi USB Token đều có một serial riêng. Nếu serial chữ ký số không trùng khớp với serial được lưu trên hệ thống, chữ ký số sẽ không được chấp nhận.

=> Cách xử lý: Người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật lại serial chữ ký số.

(4) Cắm sai USB Token 

Lỗi này thường xảy ra khi người dùng sử dụng cùng một lúc nhiều USB Token có thể cùng một nhà cung cấp hoặc khác nhà cung cấp. Người dùng cắm sai USB Token của nhà cung cấp khác, hoặc USB token không đúng sẽ hiển thị chữ ký số không hợp lệ. 

=> Cách xử lý: Người dùng cắm đúng USB Token. 

(5) Chữ ký số hết hạn

Thời hạn sử dụng của chữ ký số thường là 02 năm. Nếu chữ ký số đã hết hạn, chữ ký số sẽ không hoạt động.

=> Cách xử lý: Người dùng thực hiện gia hạn chữ ký số.

2.2 Lưu ý cho người dùng tránh xảy ra lỗi chữ ký không hợp lệ 

Chữ ký số là một thiết bị quan trọng, là tài sản của doanh nghiệp và cá nhân. Việc chữ ký số bị lỗi sẽ làm gián đoạn công việc hoặc cũng có thể gây ra các rủi ro khiến người dùng mất đi cơ hội hợp tác làm ăn, bị chậm thời hạn nộp báo cáo… 

Sử dụng dịch vụ chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín tránh các rủi ro.

Để tránh gặp phải lỗi chữ ký số không hợp lệ, người dùng cần lưu ý một số điều sau:

• Cất giữ USB Token cẩn thận, trường hợp sử dụng nhiều USB Token nên gắn mác hoặc ký hiệu để dễ nhận dạng không bị nhầm lẫn.
• Kiểm tra kỹ serial chữ ký số: Serial chữ ký số là thông tin quan trọng để xác nhận chữ ký số. Người dùng cần kiểm tra kỹ serial chữ ký số trước khi sử dụng.
• Đổi mã PIN định kỳ: việc đổi mã PIN nhằm tăng khả năng bảo mật thông tin chữ ký số, tránh gặp rủi ro. Người dùng cần bảo mật mã PIN cẩn thận để tránh bị lộ.
• Cập nhật driver chữ ký số thường xuyên: Nhà cung cấp chữ ký số thường xuyên cập nhật driver mới để cải thiện hiệu suất và khắc phục lỗi. Người dùng nên cập nhật driver chữ ký số thường xuyên để đảm bảo chữ ký số hoạt động bình thường.

Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín có kinh nghiệm triển khai chữ ký số đồng thời cung cấp các phần mềm phục phụ quản lý doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công sẽ giúp người dùng tránh được các rủi ro liên quan đến chữ ký số. Đồng thời được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời khi xuất hiện sự cố. 

Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về lỗi chữ ký số không hợp lệ và nguyên nhân và cách xử lý. Liên hệ đường dây nóng 1900.4767 hoặc 1900.4768 để được hỗ trợ chữ ký số tốt nhất.