Có thể nói chữ ký số bị khóa là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc không thể thực hiện các giao dịch điện tử hiện nay. Vậy chữ ký số bị khóa nguyên nhân do đâu và hướng giải quyết như thế nào? Tham khảo bài viết ngay sau đây để có câu trả lời chuẩn xác.

Chữ ký số bị khóa.

1. Nguyên nhân chữ ký số bị khóa 

Chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay và dùng ký số trên hóa đơn, chứng từ hay thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH, cơ quan thuế, cơ quan Hải Quan, ngân hàng…

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, chữ ký số có thể bị khóa do một số nguyên nhân như:

• Nhập sai mã pin quá số lần cho phép: Nhiều người dùng quên mã pin hoặc nhầm lẫn mã pin của các chữ ký số dẫn đến nhập sai mã pin. Khi nhập sai quá số lần cho phép chữ ký số sẽ bị khóa và đây cũng là nguyên nhân phổ biến nhất. 
• Chữ ký số hết hạn: mỗi chữ ký số được cấp cho đơn vị hoặc cá nhân đều có thời hạn sử dụng nhất định. Khi chữ ký số hết hạn, người dùng cần gia hạn chữ ký số để tiếp tục sử dụng, trường hợp không gia hạn chữ ký số, chữ ký số sẽ bị khóa.
• Chữ ký số bị thu hồi: Chữ ký số bị khóa do bị thu hồi vì chữ ký số được cấp cho người dùng không có tư cách pháp nhân, người dùng có hành vi vi phạm pháp luật hoặc người dùng không còn hoạt động
• Chữ ký số bị hỏng: chữ ký số có thể bị hỏng do bị dính nước, ẩm ướt, bị rơi vỡ, va đập, bị hỏng phần cứng… do đó bị khóa và không thể sử dụng.

2. Hướng giải quyết khi chữ ký số bị khóa

Để khắc phục được tình trạng chữ ký số bị khóa người sử dụng cần nắm được nguyên nhân khiến chữ ký số bị khóa. Dưới đây là một số hướng giúp người dùng giải quyết nhanh chóng.

Thực hiện gia hạn chữ ký số trong trường hợp chữ ký số hết hạn.

• Đối với nguyên nhân nhập sai mã pin quá số lần cho phép: người dùng cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ cài đặt lại mã Pin. Sau khi cài đặt lại người dùng sẽ sử dụng mã pin mới để ký số. Lưu ý đổi mã pin dễ nhớ, nếu sử dụng cùng một lúc nhiều chữ ký số cần lưu lại mã pin và đảm bảo an toàn.
• Đối với nguyên nhân chữ ký số hết hạn: người dùng cần thực hiện gia hạn chữ ký số bằng cách gọi điện trực tiếp đến nhà cung cấp hoặc thực hiện gia hạn online trên trình quản lý của chữ ký số do nhà cung cấp cung cấp. 
• Đối với nguyên nhân chữ ký số bị thu hồi hoặc bị hỏng: Với nguyên nhân này người dùng buộc phải liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ cấp lại chữ ký số mới. Trường hợp muốn sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác thì liên hệ với nhà cung cấp mới để được hỗ trợ.

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số tránh trường hợp chữ ký số bị khóa

Chữ ký số cần tuân thủ những quy định khắt khe để đảm bảo an toàn cho cá giao dịch điện tử. Người dùng cần lưu ý khi sử dụng để có thể thuận lợi ký số tránh các rủi ro đáng tiếc gây tổn thất về kinh tế cho doanh nghiệp và cá nhân. 

3.1 Lưu ý để tránh chữ ký số bị khóa

Để tránh trường hợp chữ ký số bị khóa, người dùng cần lưu ý một số điểm sau:

• Ghi nhớ mã PIN của chữ ký số và không chia sẻ mã pin với bất kỳ ai. Lưu lại nếu thường xuyên quên hoặc sử dụng nhiều chữ ký số cùng một lúc. Đánh dấu các USB Token để dễ dàng nhận diện;
• Cất giữ chữ ký số cẩn thận, tránh làm rơi vỡ, va đập, dính nước, ẩm ướt;
• Thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số và gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn;

3.2 Cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số

Có nhiều cách để kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số. người dùng có thể lựa chọn các cách sau:

• Cách 1: Kiểm tra thời hạn chữ ký số thông qua hợp đồng cung cấp dịch vụ đã ký với nhà cung cấp chữ ký số.
• Cách 2: Kiểm tra thông qua trình quản lý chữ ký số được cài đặt trên thiết bị máy vi tính, laptop, máy tính bảng…
• Cách 3: Gọi điện tới nhà cung cấp yêu cầu được hỗ trợ thông tin về thời hạn của chữ ký số.
• Cách 4: Kiểm tra hạn chữ ký số qua tờ khai được ký điện tử: người dùng có thể xem hạn chữ ký số qua các tờ khai được ký điện tử từ chính chữ ký số đó. Các tờ khai có thể xem được hạn chữ ký số là: tờ khai thuế, tờ khai bảo hiểm, tờ khai hải quan…

Thông qua việc nắm bắt nguyên nhân chữ ký số bị khóa sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý khi gặp các vấn đề liên quan đến chữ ký số. Đồng thời có hướng giải quyết phù hợp, tức thì để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, của cá nhân.