Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải thay đổi các thông tin pháp lý như tên, địa chỉ, mã số thuế hay người đại diện pháp luật. Tuy nhiên, ít người biết rằng những thay đổi này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chữ ký số doanh nghiệp. Vậy cần làm gì để chữ ký số vẫn hợp lệ và sử dụng bình thường sau khi cập nhật thông tin?

1. Khi nào cần cập nhật thông tin chữ ký số?

Chữ ký số là công cụ xác thực danh tính điện tử của doanh nghiệp trong các giao dịch trực tuyến, tương đương với con dấu và chữ ký truyền thống. Mọi thông tin hiển thị trên chứng thư số đều được gắn liền với dữ liệu đăng ký tại thời điểm cấp phát như:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số thuế;
• Địa chỉ trụ sở;
• Tên tổ chức cung cấp chứng thư số;
• Thời hạn hiệu lực, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm…

Do đó, bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế đều có thể khiến chữ ký số không còn hợp lệ nếu không được cập nhật kịp thời.

2. Thay đổi tên doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi tên mà vẫn giữ nguyên mã số thuế, doanh nghiệp cần gửi bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho nhà cung cấp chữ ký số (CA) để được cập nhật và cấp lại chứng thư số mới.

Việc này giúp đảm bảo các chứng từ điện tử, hóa đơn hay tờ khai thuế sau này hiển thị đúng thông tin tên doanh nghiệp, tránh rủi ro bị từ chối hoặc không hợp lệ khi giao dịch với cơ quan thuế.

3. Thay đổi mã số thuế doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi mã số thuế (do chia tách, sáp nhập, chuyển đổi loại hình, hoặc đăng ký lại mã mới), chứng thư số cũ sẽ không còn giá trị sử dụng.

Lúc này, doanh nghiệp cần:

• Đăng ký mua mới chữ ký số chứa thông tin mã số thuế mới;
• Hủy chứng thư cũ để tránh nhầm lẫn khi sử dụng;
• Khai báo lại thông tin chữ ký số mới trên các hệ thống quản lý thuế, hải quan, BHXH điện tử, hóa đơn điện tử...

Đây là thủ tục bắt buộc để đảm bảo chữ ký số của doanh nghiệp hợp lệ và được cơ quan nhà nước công nhận.

4. Thay đổi người đại diện pháp luật

Nhiều doanh nghiệp lo ngại rằng khi thay đổi người đại diện pháp luật, chữ ký số phải làm lại. Tuy nhiên, thực tế không cần thiết. Chữ ký số doanh nghiệp đại diện cho pháp nhân, không gắn với cá nhân người ký. Do đó, thông tin người đại diện pháp luật không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của chữ ký số hiện hành.

Tuy vậy, trong một số trường hợp người đại diện thay đổi đồng thời là người quản lý tài khoản chữ ký số, doanh nghiệp nên thông báo cho đơn vị cung cấp để được hỗ trợ chuyển quyền quản lý an toàn.

5. Thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh

Khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, thông tin này cũng cần được cập nhật lại trên chứng thư số để đồng bộ với dữ liệu của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp chỉ cần:

• Gửi ảnh chụp giấy phép đăng ký kinh doanh mới.
• Cung cấp mã số thuế và chứng thư số cũ cho nhà cung cấp.
• Đề nghị cập nhật địa chỉ và cấp lại chứng thư mới.

Việc cập nhật sớm giúp tránh các lỗi phát sinh khi nộp tờ khai hoặc xuất hóa đơn điện tử.

6. Doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, công ty con

Nếu doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán phụ thuộc, cần mua chữ ký số riêng cho từng đơn vị để thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế hoặc phát hành hóa đơn.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chi nhánh vẫn có thể sử dụng chữ ký số của công ty mẹ để nộp thuế, nếu được ủy quyền và có chung mã số thuế. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế quản lý trực tiếp để chọn phương án phù hợp.

7. Thay đổi vốn điều lệ hoặc ngành nghề kinh doanh

Các thông tin như vốn điều lệ hay ngành nghề đăng ký kinh doanh không xuất hiện trong chứng thư số. Do vậy, doanh nghiệp không cần thay đổi hoặc mua lại chữ ký số khi cập nhật các nội dung này. Chỉ cần đảm bảo các thông tin cơ bản (tên, mã số thuế, địa chỉ) trùng khớp với giấy phép đăng ký kinh doanh.

8. Một số lưu ý khi cập nhật chữ ký số doanh nghiệp

• Kiểm tra thời hạn chữ ký số: Nếu chứng thư số sắp hết hạn, doanh nghiệp có thể kết hợp gia hạn và cập nhật thông tin cùng lúc để tiết kiệm chi phí.
• Thông báo cho cơ quan thuế sau khi cập nhật: Cần cập nhật thông tin chữ ký số mới trên hệ thống khai thuế điện tử hoặc hóa đơn điện tử.
• Chọn nhà cung cấp uy tín: Đơn vị cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép như ECA - Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn sẽ đảm bảo tính hợp lệ và bảo mật của chứng thư số.

9. Hướng dẫn thực hiện nhanh với chữ ký số ECA

Khi doanh nghiệp có thay đổi thông tin, chỉ cần thực hiện 3 bước đơn giản để cập nhật chữ ký số ECA:

Bước 1: Liên hệ bộ phận hỗ trợ ECA qua hotline hoặc email.

Bước 2: Cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh mới và thông tin cần cập nhật.

Bước 3: Nhận chứng thư số mới được cấp lại. ECA cam kết hỗ trợ nhanh chóng, chính xác, không gián đoạn trong quá trình sử dụng.

Tóm lại, việc thay đổi thông tin doanh nghiệp là điều bình thường trong quá trình phát triển, nhưng doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra và cập nhật chữ ký số kịp thời để tránh rủi ro khi kê khai, nộp thuế hay phát hành hóa đơn điện tử.

Nếu bạn đang sử dụng chữ ký số ECA, đội ngũ kỹ thuật của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn sẵn sàng hỗ trợ cập nhật thông tin, cấp lại chứng thư và đảm bảo mọi giao dịch điện tử của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ.

Nguyệt Nga