Hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm chi phí, tối ưu quản lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thắc mắc liệu có thể sử dụng nhiều chữ ký số cho hóa đơn điện tử hay không. Bài viết này sẽ giải đáp câu hỏi và cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến vấn đề này.

1. Thông tin cần biết về chữ ký số hóa đơn điện tử

1.1. Chữ ký số là gì? 

Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018 NĐ-CP quy định về chữ ký số như sau: Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu, sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký sẽ xác định được chính xác: Việc biến đổi trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng khóa công khai trong cùng một cặp khóa và sự toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu từ khi thực hiện việc biến đổi trên. 

Đặc biệt, chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay, nhưng người dùng nên sử dụng các dịch vụ chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng đáng tin cậy để đảm bảo quyền lợi của bản thân.

1.2. Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử là một tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương thức quản lý điện tử. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được khởi tạo, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ, và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn GTGT
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn khác: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… 

1.3. Chữ ký số và hóa đơn điện tử có mối quan hệ như thế nào? 

Chữ ký số được dùng để ký trên hóa đơn điện tử. 

Hiện nay, hầu hết hóa đơn điện tử được sử dụng dưới dạng hóa đơn GTGT, hóa đơn thu tiền phí vận chuyển, phí ngân hàng… Do đó, hóa đơn đòi hỏi công cụ xác thực để đảm bảo tính chính xác của các khoản cần thanh toán. Trong trường hợp này, chữ ký số đóng vai trò là công cụ để chứng minh sự đồng ý của bên mua và bên bán đối với các điều khoản trong hợp đồng. Ngoài ra, chữ ký số còn giúp xác nhận giá trị pháp lý của hóa đơn, bảo vệ thông tin giao dịch điện tử và đảm bảo độ chính xác của hóa đơn điện tử. 

2. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử không?

Doanh nghiệp có thể đăng ký tạo lập nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cần lưu ý: Chữ ký số phải được ký trong khoảng thời gian chứng thư số còn hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số được sử dụng trong thời gian chứng thư số hoạt động. Nếu chứng thư số hết hạn, chữ ký số cũng không còn giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn hoặc cấp mới để tiếp tục sử dụng chữ ký số. 

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải khai đầy đủ các mẫu chữ ký số lên hệ thống của Tổng cục thuế để đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Việc này giúp tăng cường tính minh bạch và an toàn trong quá trình giao dịch, phòng tránh các rủi ro về pháp lý có thể phát sinh. 

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng nhiều chữ ký số trên hóa đơn điện tử. 

3. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và an toàn của hóa đơn điện tử, giúp xác thực nguồn gốc và nội dung của hóa đơn trong giao dịch điện tử. Dưới đây là các trường hợp bắt buộc sử dụng và không bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. 

3.1. Các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và cả 2 bên thỏa thuận rằng người mua sẽ tuân thủ các điều kiện kỹ thuật để ký số và ký điện tử trên hóa đơn do người bán tạo ra, thì người mua sẽ thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử đó. 

• Trường hợp người bán là doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn bắt buộc là chữ ký số được đăng ký đại diện cho doanh nghiệp đó. 
• Trường hợp người bán là cá nhân thì chữ ký số phải được đăng ký trực tiếp bởi cá nhân hoặc ủy quyền cho người khác. 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo các nguyên tắc nào?

3.2. Trường hợp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Dưới đây là một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và người mua trên hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: 

• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, kể cả khi xuất hóa đơn cho khách nước ngoài. Trường hợp người mua là doanh nghiệp, và 2 bên đã thỏa thuận về việc người mua đảm bảo kỹ thuật số thì hóa đơn sẽ có chữ ký số của cả người mua và người bán trên hóa đơn điện tử. 
• Hóa đơn điện tử do Cơ quan thuế cấp không cần chữ ký số của người mua hoặc người bán. 
• Hóa đơn điện tử tại siêu thị hoặc các trung tâm mua sắm, người mua không kinh doanh thì không cần ghi tên, địa chỉ và mã số thuế. 
• Người mua là cá nhân không kinh doanh, khi mua xăng dầu thì không cần chữ ký số của cả 2 bên, không cần thông tin như: Tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn, thông tin người mua và thuế suất VAT. 
• Hóa đơn dưới dạng tem, vé, thẻ không cần chữ ký số từ người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ có mã của Cơ quan thuế. 
• Hóa đơn điện tử từ dịch vụ vận tải hàng không qua website và TMĐT theo quy định quốc tế cho người mua cá nhân không kinh doanh thì không cần chữ ký số người bán. 
• Tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không cho cá nhân trong tổ chức không coi là hóa đơn điện tử. Do đó, không cần sử dụng chữ ký số. 
• Hóa đơn thanh toán interline giữa các hãng hàng không theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế không cần chữ ký số của người mua. 

Trên đây là một số quy định về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả.