Từ 1/7/2025, địa giới hành chính trên toàn quốc sẽ có sự thay đổi mạnh mẽ. Đồng thời địa chỉ của các doanh nghiệp cũng sẽ được thay đổi theo. Vậy doanh nghiệp có phải thay đổi thông tin địa chỉ trên đăng ký hay không, và thủ tục thực hiện như thế nào? Mời quý khách cùng chữ ký số ECA theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết.

1. Có bắt buộc đổi địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính hay không?

Theo nội dung Công văn số 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính liên quan đến việc hướng dẫn đăng ký kinh doanh trong bối cảnh điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp vẫn được phép tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cấp trước đó.

Hiện nay, quy định pháp luật không yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh thông tin địa chỉ trên giấy đăng ký kinh doanh chỉ vì có sự thay đổi về đơn vị hành chính. Cụ thể:

• Trường hợp sau khi sáp nhập tỉnh, thành phố nhưng chỉ thay đổi tên gọi của đơn vị hành chính mà không ảnh hưởng đến địa chỉ thực tế, thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy tờ đăng ký kinh doanh.
• Ngược lại, nếu việc sáp nhập dẫn đến thay đổi về ranh giới hành chính, doanh nghiệp được khuyến khích cập nhật lại thông tin địa chỉ trong giấy đăng ký, đặc biệt là khi có nhu cầu hoặc khi đang đồng thời làm các thủ tục liên quan như thay đổi ngành nghề, người đại diện pháp luật, vốn điều lệ,...

Việc cập nhật này cũng đặc biệt hữu ích trong các tình huống cần đảm bảo sự nhất quán trong hồ sơ pháp lý khi tham gia đấu thầu, ký hợp đồng hay làm thủ tục vay vốn tại ngân hàng.

Tóm lại, mặc dù việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng được khuyến khích thực hiện để đảm bảo đồng bộ thông tin hành chính và tạo thuận lợi cho các hoạt động pháp lý, giao dịch kinh doanh trong tương lai.

2. Các bước cập nhật địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính

Dưới đây là các bước thực hiện cập nhật địa chỉ doanh nghiệp khi có sự điều chỉnh địa giới hành chính trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên cổng thông tin điện tử.

Tại giao diện “KHỐI DỮ LIỆU”, chọn trường “ĐỊA CHỈ” để tiến hành điều chỉnh.

Giao diện Khối dữ liệu.

Ngay sau đó, hệ thống sẽ hiển thị giao diện cho phép người dùng cập nhật thông tin mới liên quan đến cấp Phường/Xã/Thị trấn theo địa giới hành chính đã được điều chỉnh.

Cập nhật địa chỉ.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị hành chính Phường/Xã/Thị trấn tương ứng với thông tin mới mà hệ thống đã cập nhật theo quyết định thay đổi địa giới.

Thay đổi thông tin xã/phường/thị trấn.

Bước 3: Nhấn chọn nút “CẬP NHẬT THAY ĐỔI ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH”.

Cập nhật thay đổi địa chỉ.

Có hai tình huống sau cần lưu ý:

Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp không thay đổi thông tin về số nhà, tên đường, tổ/xóm/ấp/thôn, chỉ cần nhấn “TRỞ VỀ” để tiếp tục xử lý các trường thông tin khác (nếu có).

Hoàn thành thay đổi thông tin.

Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp có sự điều chỉnh thông tin về số nhà, đường phố, tổ/xóm/ấp/thôn, cần:

• Xoá và nhập lại thông tin mới chính xác.
• Tích chọn xác nhận đã thay đổi địa giới hành chính.
• Nhấn “CẬP NHẬT THAY ĐỔI ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH”.
• Sau đó tiếp tục nhấn “TRỞ VỀ” để chỉnh sửa các thông tin khác nếu cần.

Cập nhật thông tin thay đổi địa chỉ cụ thể (nếu có)

Lưu ý quan trọng:

• Nếu bạn chỉ nhấn nút “LƯU”, hồ sơ sẽ được tính phí công bố thông tin thay đổi theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC.
• Sau khi bấm “LƯU”, bạn sẽ không thể quay lại để thực hiện thao tác cập nhật thay đổi địa giới hành chính. Nếu muốn được miễn phí, bạn cần tạo lại hồ sơ mới từ đầu.
• Hồ sơ sau khi hoàn tất cập nhật sẽ được cơ quan chức năng xử lý trong vòng khoảng 03 ngày làm việc, nếu hợp lệ.

Như vậy, doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật địa chỉ kinh doanh mới sau khi thay đổi địa giới hành chính từ 1/7/2025 để đồng bộ hoá thông tin, thuận tiện cho các giao dịch, hoạt động kinh doanh và thủ tục về sau.

Cảm ơn quý khách đã theo dõi bài viết hướng dẫn từ dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Nếu quý khách có nhu cầu đăng ký chữ ký số phục vụ cho các giao dịch trực tuyến, ký số trên cổng dịch vụ công, ký hợp đồng từ xa, xin vui lòng liên hệ ECA để được tư vấn theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng