Theo quy định, các đơn vị xuất nhập khẩu phải sử dụng chữ ký số hải quan khi làm thủ tục khai báo Hải quan điện tử. Vậy khi sử dụng chữ ký số khai Hải quan cần lưu ý những quy định gì và đăng ký chữ ký số lên hệ thống Hải quan như thế nào?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng các thuật toán mã hóa nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của dữ liệu điện tử. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký bằng tay hoặc con dấu của cá nhân, doanh nghiệp, công ty.

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện các thủ tục Hải quan điện tử của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để xác thực danh tính chủ thể tờ khai (doanh nghiệp) khi thực hiện giao dịch làm việc với cơ quan Hải quan trên hệ thống điện tử.

2. Quy định về chữ ký số Hải quan 

Chữ ký số Hải quan cần tuân theo quy định nào?

Theo Điều 5 của Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 của Bộ Tài chính quy định về việc sử dụng chữ ký số trong thực hiện thủ tục hải quan điện tử cần có những yêu cầu sau như sau:

(1) Chữ ký số được sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử của người khai hải quan cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Là chữ ký số tương ứng với chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài, được công nhận theo quy định tại Nghị định số 170/2013/NĐ-CP;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải nằm trong danh sách được cơ quan hải quan xác nhận tương thích với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan và được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử hải quan (địa chỉ: http://www.customs.gov.vn).

(2) Trước khi sử dụng chữ ký số để thực hiện thủ tục hải quan điện tử, người khai hải quan cần phải đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan.

Trong trường hợp người khai hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử qua đại lý hoặc người ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý hoặc người nhận ủy thác phải sử dụng tài khoản đăng nhập và chữ ký số của đại lý hoặc người nhận ủy thác.

(3) Người khai hải quan cần đăng ký sửa đổi, bổ sung thông tin chữ ký số với cơ quan hải quan khi có các trường hợp như thay đổi thông tin đã đăng ký, gia hạn chứng thư số, thay đổi cặp khóa, hoặc tạm dừng chứng thư số.

(4) Quy trình đăng ký, sửa đổi, bổ sung hoặc hủy thông tin chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I kèm theo Thông tư này.

(5) Chữ ký số đã đăng ký của người khai hải quan được sử dụng để thực hiện thủ tục hải quan điện tử trên toàn quốc.

Như vậy, chữ ký số Hải quan cần đáp ứng nhiều điều kiện về nguồn gốc, đăng ký để được sử dụng trên hệ thống

3. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số trên hệ thống Hải quan điện tử

Các bước đăng ký chữ ký số Hải quan.

Theo quy định tại phần 2 của bài viết, chữ ký số đủ điều kiện phải được doanh nghiệp đăng ký khai báo trên hệ thống Hải quan  để sử dụng. Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước dưới đây 

Lưu ý:

- Thao tác trên trình duyệt Internet explorer và cài đặt Java (đường dẫn cài đặt tại website tổng cục Hải quan).

- Cập nhật thời hạn chữ ký số, kết nối thiết bị ký số vào máy tính trước khi thực hiện đăng ký.

Bước 1: Truy cập vào trang web của Tổng cục Hải quan 

Chọn mục“Dịch vụ công trực tuyến”, ở tab “Hệ thống VNACCS/VCIS” nhấn vào mục “Đăng ký chữ ký số”.

Chọn mục đăng ký chữ ký số.

Bước 2: Nhập mã số doanh nghiệp và số CMND/CCCD của người đại diện doanh nghiệp. Nhập mã captcha của hệ thống và nhấn “Xem thông tin”

Điền thông tin doanh nghiệp.

Bước 3: Sau bước này, hệ thống sẽ hiện đầy đủ thông tin của chữ ký số doanh nghiệp, hiệu lực và thời hạn đăng ký. Doanh nghiệp nhấn nút “Đăng ký” và nhập mã PIN của chữ ký số vào bảng pop-up hiện lên để hoàn tất.

4. Mua chữ ký số hải quan ở đâu?

Chữ ký số đủ điều kiện theo quy định phải được mua từ một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Hiện nay, ở Việt Nam đang có hơn 20 nhà cung cấp dịch vụ này 

ECA - đơn vị cung cấp chữ ký số Hải quan uy tín.

Để sử dụng chữ ký số Hải quan, doanh nghiệp nên chọn một nhà cung cấp chứng thư số uy tín, có chất lượng dịch vụ tốt, có hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng khi phát sinh vấn đề. Bên cạnh đó, loại chữ ký số được sử dụng nên là USB Token để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tính bảo mật. 

Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA là một sản phẩm trong hệ sinh thái phần mềm của ThaisonSoft. Đây cũng là đơn vị cung cấp phần mềm ECUS khai hải quan điện tử được rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức tin dùng. Do đó, chữ ký số ECA hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, trong quá trình sử dụng, quý khách cũng sẽ được hỗ trợ 24/7 với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm từ ECA, giúp giải quyết mọi vấn đề phát sinh nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc cho doanh nghiệp. 

Qua bài viết này, ECA hy vọng đã cung cấp tới doanh nghiệp những thông tin và quy định cần biết về chữ ký số Hải quan. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn thêm về chữ ký số ECA, xin vui lòng liên hệ hotline 1900.4767 hoặc 1900.4768.