Chữ ký số hiện nay đang được phổ biến và sử dụng nhiều trong các giao dịch điện tử tại cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp. Vậy chữ ký số hộ kinh doanh có cần thiết hay không? Mời quý khách cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của ECA.

1. Chữ ký số hộ kinh doanh là gì?

Chữ ký số là phương thức xác thực và bảo mật phổ biến được nhiều cá nhân và tổ chức sử dụng trên toàn cầu. Vậy với hộ kinh doanh, chữ ký số có cần thiết hay không?

Tìm hiểu về chữ ký số hộ kinh doanh.

1.1 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên cơ chế mã hóa bất đối xứng với cặp khóa công khai và khóa bí mật. 

Chữ ký số hộ kinh doanh đóng vai trò như một chữ ký tay cá nhân hoặc con dấu của hộ kinh doanh, được thừa nhận về mặt pháp lý khi giao dịch trên môi trường điện tử.

Bên cạnh đó, chữ ký số hộ kinh doanh cũng giúp xác nhận, đảm bảo về trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hay giao dịch điện tử.

1.2 Ứng dụng của chữ ký số hộ kinh doanh

Chữ ký số hộ kinh doanh có thể thay thế chữ ký tay trong hầu hết thủ tục hành chính, tạo sự thuận lợi cho hộ kinh doanh đặc biệt trong thời đại số hiện nay. Chính phủ đang khuyến khích mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội sử dụng chữ ký số cho các giao dịch trực tuyến.

Một số thủ tục, giao dịch mà hộ kinh doanh có thể ứng dụng chữ ký số như

Như vậy, chữ ký số có thể ứng dụng trong hầu hết các hoạt động, giao dịch của hộ kinh doanh, giúp tiết kiệm thời gian, công sức so với giao dịch truyền thống.

2. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?

Quy định sử dụng chữ ký số hộ kinh doanh.

Theo quy định tại Thông tư 68/2019 của Bộ Tài chính có nội dung yêu cầu các hộ kinh doanh cá thể phải ký số trên hóa đơn. Do đó, hơn 2 triệu hộ kinh doanh cá thể phải tuân thủ quy định này và triển khai sử dụng chữ ký số. Đây là quy định bắt buộc đối với hộ kinh doanh cá thể.

Ngoài ra, với các hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì áp dụng quy định tại Khoản 2, Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

(1). Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

(2). Không bắt buộc có chữ ký số;

(3). Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.”

Vậy với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì hộ kinh doanh không cần sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số đang dần trở thành phương tiện xác thực không thể thiếu, tham gia vào nhiều hoạt động của hộ kinh doanh. Vì thế mỗi hộ kinh doanh nên tự chủ động đăng ký chữ ký số.

Phần tiếp theo của bài viết sẽ hướng dẫn quý khách đăng ký hộ kinh doanh trực tuyến mà không cần tới cơ quan nhà nước nhờ chữ ký số từ xa.

3. Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh qua mạng với chữ ký số.

Để đăng ký thành lập hộ kinh doanh online thông qua mạng, bạn cần tuân thủ các bước quy định tại Tiểu mục a, Mục 1, Phụ lục II của Quyết định 1323/QĐ-BKHĐT năm 2023.

Bước 1: Chủ hộ đăng ký trên hệ thống

Người muốn đăng ký hộ kinh doanh cung cấp thông tin và tải văn bản điện tử trực tuyến. Sau đó, sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy trình trên hệ thống đăng ký hộ kinh doanh.

Bước 2: Cơ quan xử lý, giải quyết yêu cầu đăng ký

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cung cấp giấy biên nhận hồ sơ và thông báo kết quả giải quyết thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cho người nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử theo quy định trên hệ thống đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký

Theo quy định tại Tiểu mục b, Mục 1, Phụ lục II ban hành kèm theo Quyết định 1323/QĐ-BKHĐT năm 2023, chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị các giấy tờ sau để đăng ký thành lập:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh (trong trường hợp các thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh).
• Bản sao biên bản họp của thành viên trong hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh (trong trường hợp các thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh).
• Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên trong hộ gia đình cho một thành viên khác được ủy quyền làm chủ hộ kinh doanh (trong trường hợp các thành viên trong hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh).

4. Hộ kinh doanh nên đăng ký loại chữ ký số nào?

Trên thị trường đang có nhiều loại chữ ký số được các đơn vị cung cấp. Tuy nhiên không phải loại chữ ký số nào cũng phù hợp với các hộ kinh doanh.

Chữ ký số phù hợp với hộ kinh doanh.

Với quy mô sản xuất và kinh doanh nhỏ lẻ, không có quá nhiều giao dịch điện tử phải thực hiện, chữ ký số hộ kinh doanh cần ưu tiên giá thành tốt và tính năng đủ dùng với loại hình kinh doanh.

Chữ ký số USB Token là loại phổ biến nhất và phù hợp nhất với quy mô của hộ kinh doanh. Ưu điểm của loại chữ ký số này có thể kể đến như:

• Dễ sử dụng và bảo quản.
• Tính bảo mật cao, người ký trực tiếp quản lý chữ ký số.
• Ký số ổn định, không cần kết nối internet, hạn chế bị gián đoạn và xảy ra lỗi.
• Mức giá dễ tiếp cận nhất.

Dù đã có nhiều loại chữ ký số mới ra mắt nhưng chữ ký số USB Token vẫn là lựa chọn đáng tin cậy dành cho hộ kinh doanh.

Nếu quý khách là đơn vị hộ kinh doanh đang có nhu cầu tìm kiếm cho mình một giải pháp chữ ký số hiệu quả, xin vui lòng liên hệ tới ECA - Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và nhận tư vấn 24/7:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/