Theo quy định hiện hành, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) trên cổng dịch vụ công do doanh nghiệp (hoặc đơn vị sử dụng lao động) thực hiện qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc phần mềm kê khai điện tử (IVAN). Tuy nhiên, trước khi làm thủ tục chốt sổ doanh nghiệp cần đảm bảo đã làm thủ tục báo giảm lao động cho nhân viên nghỉ việc và đơn vị không nợ tiền đóng BHXH tính đến thời điểm người lao động ngừng việc. Các bước thực hiện trên Cổng dịch vụ công. Dưới đây chữ ký số ECA sẽ chi tiết các bước trong thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội trên dịch vụ công.

1. Khi nào doanh nghiệp cần chốt sổ BHXH cho người lao động?

Chốt sổ BHXH (hay xác nhận thời gian đóng BHXH) được hiểu là việc cơ quan bảo hiểm ghi nhận quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp... trên sổ BHXH của người lao động khi họ dừng đóng BHXH.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 13, Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trong việc xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.  

Đồng thời, theo Điều 48, Bộ luật Lao động 2019 quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động.

Như vậy, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc. Việc thực hiện thủ tục xác nhận này có thể thực hiện qua Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc phần mềm kê khai điện tử (IVAN).

2. Các bước chốt sổ BHXH trên Cổng dịch vụ công

Việc thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH trên Cổng Dịch vụ công giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng cần thao tác đúng quy trình để tránh hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc trả lại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước chốt sổ BHXH trên Cổng dịch vụ công.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

a. Hồ sơ báo giảm lao động

Căn cứ theo quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 4, Quyết định 366/QĐ-BHXH hồ sơ báo giảm lao động gồm có:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN: 
• Tờ khai D02-LT: Danh sách người lao động đề nghị chốt sổ BHXH.
• Tờ khai D02-LT đã được cơ quan BHXH xác nhận: Tình hình sử dụng lao động và danh sách lao động tham gia BHXH đã được cơ quan BHXH xác nhận.
• Hồ sơ khác: Hồ của đơn vị, người tham gia (nếu có).

Lưu ý: Tờ khai D02-LT ban hành theo Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026.

b. Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội 

• Tờ khai TK1-TS: Tờ khai về việc thay đổi, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH (Chỉ nộp trong trường hợp có người lao động cần điều chỉnh, sửa đổi thông tin cá nhân như họ và tên, ngày tháng năm sinh hoặc giới tính).
• Sổ bảo hiểm xã hội bản chính, tờ rời của sổ BHXH : Chỉ nộp khi chưa được chốt in tờ rời hoặc đã chốt nhưng còn thiếu giai đoạn.
• Quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 2: Báo giảm lao động trên Cổng dịch vụ công

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện Báo giảm lao động trên dịch vụ công BHXH theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Doanh nghiệp truy cập Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đường link sau: Cổng thông tin điện tử - Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam 

Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký bằng cách:

• Tích chọn “Tổ chức” sau đó nhập mã số thuế, mật khẩu, mã kiểm tra 
• Chọn “Đăng nhập”.

• Chọn “Dịch vụ công trực tuyến”.

Doanh nghiệp lập hồ sơ báo giảm lao động đối với người lao động đã chấm dứt hợp đồng, kê khai đầy đủ thời điểm nghỉ việc và tháng báo giảm.

• Chọn mục “Kê khai hồ sơ” => chọn thủ tục Báo giảm lao động 
• Chọn “Mã thủ tục” là 600a.
• Tải lên tờ khai thông tin theo Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT) và Mẫu TK01-TS (nếu có điều chỉnh thông tin người lao động).

• Chọn kỳ kê khai, bấm “Xác nhận”

• Chọn danh sách lao động nghỉ cần báo giảm.

• Chọn mục “Giảm lao động” sau đó nhấn chọn “Áp dụng”.

Khi màn hình hiển thị báo cáo tình hình sử dụng lao động và tham gia BHXH, BHYT, BHTN thực hiện:

• Chọn “GH – Giảm hẳn”.

• Chọn thời gian theo loại và hiệu lực hợp đồng lao động

Doanh nghiệp kiểm tra thời điểm đơn vị bắt đầu và kết thúc đóng BHXH (tháng/năm).

• Thông tin chính xác nhấn chọn “Lưu”, 
• Sau khi lưu thông tin chọn “Kê khai”.

• Trường hợp các thông tin kê khai chính xác, hệ thống hiển thị thông báo xác nhận hồ sơ “Gửi chứng từ thành công” => chọn “Xác nhận”.

Bước 3: Thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH

Doanh nghiệp truy cập trang web cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Đăng nhập theo tài khoản đã được cấp.

• Chọn mục “Chốt sổ BHXH” hoặc “Điều chỉnh thông tin BHXH” trên hệ thống. 
• Tải lên các tài liệu scan sổ BHXH, và ký điện tử. 
• Nhấn gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.

Sau khi hồ sơ báo giảm được cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết, doanh nghiệp thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trên Cổng giao dịch điện tử.

• Thời gian thực hiện xác nhận quá trình tham gia đóng BHXH 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trừ trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày (theo Quyết định số 1568/QĐ-BHXH ngày 25/9/2020). 
• Thời hạn cơ quan BHXH giải quyết thủ tục báo giảm lao động, xác nhận quá trình tham gia BHXH là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng và trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ liên quan cho người lao động theo quy định pháp luật.

Khi doanh nghiệp chốt sổ cần lưu ý kiểm tra đầy đủ quá trình đóng BHXH, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng các bước theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc phải bổ sung. 

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chốt sổ BHXH trên Cổng dịch vụ công?

Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cần lưu ý:

• Báo giảm lao động trước khi thực hiện xác nhận quá trình đóng: Đây là bước quan trọng để cơ quan BHXH xác định thời điểm người lao động kết thúc tham gia tại doanh nghiệp.
• Kiểm tra kỹ thông tin của người lao động: Đảm bảo thông tin cá nhân như: họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân, mã số BHXH phải trùng khớp. Đặc biệt, đảm bảo các thông tin về thời gian đóng BHXH chính xác.
• Đóng BHXH đầy đủ: Nếu doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH, việc xác nhận có thể chỉ được thực hiện đến thời điểm đã đóng. Khi hoàn thành nghĩa vụ đóng, cơ quan BHXH sẽ thực hiện xác nhận bổ sung theo quy định. 
• Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan BHXH: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng các bước theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc phải bổ sung.                        

Việc thực hiện chốt sổ BHXH trên Cổng Dịch vụ công giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH cho người lao động nhanh chóng, thuận tiện hơn rất nhiều so với nộp hồ sơ giấy trực tiếp. Chủ động hoàn tất thủ tục chốt sổ khi người lao động nghỉ việc góp phần bảo đảm quyền lợi về BHXH, BHTN và các chế độ liên quan cho người lao động.

 Nguyệt Nga.