Chữ ký số là công cụ phổ biến trong thời đại số, thay thế cho chữ ký truyền thống, đặc biệt là trong các giao dịch thương mại điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng chữ ký số, người dùng có thể gặp phải trường hợp chữ ký số bị lỗi. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục nhanh nhất.

1. Lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số: “Không tìm thấy chữ ký số” 

Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử, kê khai thuế. Khi gặp lỗi này, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị “Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng”. 

Lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách khắc phục. 

Nguyên nhân và cách khắc phục như sau: 

- Nguyên nhân 1: Máy tính chưa nhận USB Token hoặc cắm sai USB Token. 

Cách xử lý: 

• Khởi động lại máy tính và cắm lại USB Token vào máy tính. Lưu ý chọn đúng USB Token của công ty đang đăng nhập tài khoản kê khai thuế. 
• Kiểm tra góc phải màn hình trên thanh Taskbar có biểu tượng chữ ký số không? Nếu không có nghĩa là máy tính chưa nhận kết nối với USB Token, cần cài đặt lại file ổ đĩa chữ ký số. Sau khi cài đặt lại, có thể làm các bước kê khai tiếp theo. 

- Nguyên nhân 2: Serial trên chữ ký số không trùng khớp với số serial khai báo trên tài khoản trang khai báo thuế.

Cách xử lý: Cần cập nhật lại serial chữ ký số của tài khoản trên trang nộp tờ khai thuế điện tử hoặc ứng dụng HTKK của Tổng cục thuế trong mục “Thay đổi thông tin”. 

- Nguyên nhân 3: Nhập sai mã pin (bật Caps Lock hoặc thừa dấu cách)

Cách xử lý: Cần kiểm tra lại chính xác mã pin, sau đó kiểm tra lại Caps Lock. Nếu nhập sai quá số lần cho phép, cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để xin cấp lại.

- Nguyên nhân 4: Chưa cài đặt IE Tab - Google Chrome và phần mềm Java (phần mềm kê khai thuế online). 

Cách xử lý: Kiểm tra và cài đặt lại IE tab trên trình duyệt Chrome, Cốc Cốc và cập nhật lại Java nếu cần. 

- Nguyên nhân 5: Driver bị lỗi hoặc máy tính chưa nhận Driver

Cách xử lý: 

• Trường hợp USB token đã tích hợp Driver: Chọn “My Computer” trên máy tính → Vào ổ đĩa chữ ký số (thường có tên nhà cung cấp chữ ký số) → Chọn và mở tệp tin setup.exe → Chọn Install (Cài đặt).
• Trường hợp Driver token đã cài trên máy tính bị lỗi: Gỡ tệp tin ra để cài lại.
• Trường hợp máy tính bị lỗi nên không xóa được Driver cũ: Dùng Unlocker để xóa thư mục → Sao chép thư mục cài đặt trên máy tính khác → Dán vào máy tính → gỡ Driver cũ → Sau đó cài đặt lại Driver mới.

2. Lỗi “Xác thực chữ ký số không thành công” 

Khi người dùng nộp tờ khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế, hệ thống không thể xác thực được chữ ký số. 

Dưới đây là một số nguyên nhân và cách khắc phục

3. Lỗi chữ ký số bị khóa

• Nguyên nhân: Người dùng nhập sai mã PIN quá số lần cho phép hoặc chữ ký số đã hết hạn
• Cách xử lý: Liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số của doanh nghiệp mình để yêu cầu hỗ trợ mở khóa chữ ký số hoặc gia hạn lại chữ ký số. 

Chữ ký số bị khóa khi người dùng nhập sai mã pin quá nhiều lần. 

4. Lỗi chữ ký số không hợp lệ

• Tình trạng: Máy tính đã nhận chữ ký số nhưng khi ký điện tử báo lỗi: Chữ ký số không hợp lệ hoặc Chữ ký số không đúng. 
• Cách xử lý: Cập nhật lại số Seri chữ ký số trên tài khoản trang thuế. 

5. Lỗi không ký được chữ ký số

Người dùng sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế điện tử hoặc các giao dịch hành chính công khác và xuất hiện thông báo: “Tệp tờ khai chưa được ký điện tử” 

• Nguyên nhân: Java trên máy tính không hoạt động hoặc Java không đúng phiên bản tương thích với hệ thống nộp thuế điện tử. 
• Cách xử lý: Kiểm tra lại cài đặt Java và cập nhật phiên bản mới nhất. 

6. Lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số: Không đọc được tờ khai

• Nguyên nhân: Tờ khai có định dạng không đúng (không phải file XML). 
• Cách xử lý: Cài đặt phần mềm iTaxViewer - Phần mềm đọc file báo cáo định dạng XML. 

7. Lỗi hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng

Màn hình xuất hiện cảnh báo “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng” sau khi đã chọn tờ khai trên trang nhận tờ khai. 

Cách xử lý: 

• Truy cập mục “Tài khoản” 
• Chọn “Đăng ký tờ khai (1): Nếu danh sách tờ khai chưa có. 
• Chọn “Đăng ký thêm tờ khai (2): Đăng ký thêm tờ khai ngoài danh sách đã đăng ký. 

8. Lỗi trình duyệt IE không hiện nút chọn tờ khai

Người dùng cần cài đặt IE Tab – Google Chrome và phần mềm Java (Phần mềm kê khai Thuế online) để nộp tờ khai thuế điện tử. 

Trong trường hợp lỗi, cần gỡ bỏ phần mềm Java đã cài đặt, tải phần mềm cập nhật mới nhất và cài đặt lại. 

Trên đây là tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số và cách xử lý nhanh nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý độc giả. Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân và áp dụng các giải pháp phù hợp, người dùng hoàn toàn có thể khắc phục những sự cố này, đảm bảo tính hiệu quả và an toàn cho các giao dịch điện tử

Ngoài ra, để tránh gặp phải các lỗi khi sử dụng chữ ký số, người dùng nên lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, thường xuyên cập nhật phần mềm và bảo mật thiết bị. Liên hệ ngay với ECA để được tư vấn hỗ trợ về phần mềm chữ ký số an toàn, bảo mật ngay hôm nay.