Trong nhiều thủ tục hành chính, việc chứng thực chữ ký là bước quan trọng để đảm bảo giấy tờ có giá trị pháp lý. Để quản lý chặt chẽ, các cơ quan phải sử dụng mẫu sổ chứng thực chữ ký theo quy định. Bài viết này sẽ giới thiệu mẫu sổ mới nhất 2025 và những điểm cần lưu ý khi sử dụng.

1. Thế nào là sổ chứng thực?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 13, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sổ chứng thực là tài liệu quản lý toàn bộ hoạt động chứng thực tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Sổ chứng thực được lập theo từng năm, phải ghi chép liên tục, đúng thứ tự trang và không được để trống trang. 

Ngoài ra, tất cả các trang phải được đóng dấu giáp lai từ đầu đến cuối. Cuối mỗi năm, cơ quan có trách nhiệm khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực, đồng thời người ký chứng thực phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu để xác nhận. 

Tóm lại, sổ chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ chính thức, vừa phục vụ quản lý nội bộ, vừa đảm bảo tính minh bạch và công khai của các hoạt động chứng thực. 

2. Mẫu sổ chứng thực chữ ký mới nhất cập nhật 2025

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, mẫu sổ chứng thực chữ ký bao gồm các thông tin sau đây: 

• Số thứ tự/Số chứng thực
• Ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực
• Họ tên, CCCD/Hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực
• Tên giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký
• Thông tin ngôn ngữ dịch (nếu chứng thực chữ ký người dịch) 
• Họ tên, chức danh người ký chứng thực
• Số bản dịch/giấy tờ đã chứng thực
• Lệ phí chứng thực
• Ghi chú (nếu có)

Mẫu sổ chứng thực chữ ký đang được áp dụng trên toàn quốc giúp các cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động chứng thực một cách chặt chẽ, đồng bộ. 

Chú thích:

- (A) Nếu là cơ quan thực hiện chứng thực thì ghi đầy đủ tên cơ quan, kèm theo địa giới hành chính (Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C), nếu là các tổ chức hành nghề công chứng thì ghi tên của Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng (Ví dụ: Phòng Công chứng số 1 thành phố H).

- (B) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực (ví dụ: 01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016).

- (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ.

- (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ.

3. Hướng dẫn ghi sổ chứng thực chữ ký chi tiết, chính xác

Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định các nguyên tắc khi khi sổ chứng thực như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị sổ chứng thực 

• Sử dụng mẫu sổ đúng quy định. 
• Giữ gìn sổ sạch sẽ, không tẩy xóa, không để trống trang. 

Bước 2: Ghi thông tin chứng thực

• Ghi số quyển, năm chứng thực chính xác (Ví dụ: 01/2025, nếu trong một năm dùng nhiều sổ thì đánh số tiếp theo 02/2025…). 
• Điền ngày mở sổ, khóa sổ. 
• Ghi rõ thông tin theo mẫu sổ (người yêu cầu chứng thực, loại giấy tờ, ngày chứng thực, chữ ký). 
• Lưu ý: Số chứng thực ghi theo từng loại giấy tờ, không ghi theo lượt người yêu cầu. Ví dụ: Ông A chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền và tờ khai lý lịch cá nhân thì phải cấp 2 số chứng thực khác nhau. 

Bước 3: Khóa sổ và xác nhận cuối năm 

• Thống kê tổng số giấy tờ chứng thực đã thực hiện. 
• Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận.

4. Cách lưu trữ sổ chứng thực

Theo quy định tại Điều 14, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sổ chứng thực được coi là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, cần được bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan chứng thực. 

Lưu ý: Trường hợp cơ quan áp dụng công nghệ thông tin trong chứng thực, cần đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực chữ ký, ngoài ra, phải in và đóng thành sổ hàng tháng, có đóng dấu giáp lai. Đến ngày cuối cùng của năm thì ghép chung vào thành một sổ chứng thực/năm cho từng loại việc. 

5. Phần mềm ECA - Giải pháp chữ ký số chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc áp dụng chữ ký số trong chứng thực đang ngày càng phổ biến. Chữ ký số ECA - sản phẩm của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là giải pháp uy tín, giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý tối ưu quy trình:

• Bảo mật cao: đảm bảo tính toàn vẹn, chống giả mạo thông tin.
• Tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả: giảm thời gian xử lý hồ sơ, loại bỏ giấy tờ thủ công.
• Tích hợp dễ dàng: kết nối với phần mềm hóa đơn, thuế điện tử, kế toán, nhân sự, bán hàng…
• Hỗ trợ nhanh chóng: thủ tục đăng ký đơn giản, dễ sử dụng, được đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 trong suốt quá trình sử dụng. 

Để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về chữ ký số ECA, vui lòng liên hệ hotline: 1900 4767/1900 4768