Trong kỷ nguyên 4.0, "Số hóa" và "Chuyển đổi số" là hai khái niệm then chốt nhưng thường bị hiểu nhầm là một. Sự nhầm lẫn này có thể dẫn đến sai lầm trong định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Vậy thực chất số hóa là gì và nó khác biệt ra sao với chuyển đổi số? Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng hai thuật ngữ quan trọng này.

1. Tìm hiểu về số hóa (Digitization)

Số hoá được hiểu đơn giản là chuyển thông tin sang dạng dữ liệu số. Cụ thể quý khách cần tham khảo định nghĩa chi tiết và các ví dụ minh hoạ để hiểu thêm về khái niệm này.

1.1 Định nghĩa về số hoá

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ định dạng vật lý (analog) sang định dạng kỹ thuật số (digital). Đây là bước đi đầu tiên và là nền tảng cơ bản nhất trên hành trình ứng dụng công nghệ.

Bản chất của số hóa không làm thay đổi quy trình hay mô hình hoạt động, mà chỉ đơn thuần thay đổi định dạng của thông tin. Mục tiêu của nó là biến những dữ liệu tồn tại ngoài đời thực (như văn bản trên giấy, âm thanh trong băng cassette, hình ảnh trên phim) thành các bit và byte (0 và 1) để máy tính có thể đọc, lưu trữ và xử lý. Nó tập trung vào "dữ liệu", không phải vào "quy trình".

1.2 Những ví dụ về số hóa trong thực tế

Để dễ hình dung, hãy xem qua các ví dụ quen thuộc về số hóa mà chúng ta có thể đã và đang thực hiện hàng ngày:

• Quét tài liệu giấy thành file PDF: Thay vì lưu trữ hàng chồng hợp đồng, hóa đơn, công văn trong tủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành quét (scan) chúng thành các file PDF hoặc Word. Hành động này giúp giải phóng không gian lưu trữ vật lý và cho phép tìm kiếm thông tin gần như tức thì.
• Chuyển băng cassette, đĩa than thành file MP3: Những bản nhạc, đoạn ghi âm trong các cuốn băng cassette cũ được chuyển đổi thành file âm thanh kỹ thuật số (MP3, WAV). Điều này không chỉ giúp bảo quản chúng khỏi sự hư hỏng của thời gian mà còn giúp bạn nghe lại chúng trên điện thoại, máy tính một cách tiện lợi.
• Số hóa danh thiếp giấy: Thay vì giữ một hộp danh thiếp dày cộm, bạn dùng ứng dụng để chụp và lưu thông tin liên lạc vào danh bạ điện thoại. Dữ liệu này sau đó có thể được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Chụp ảnh film và lưu thành file JPG/PNG: Những tấm ảnh film cũ được rửa và quét lại để lưu thành các file ảnh kỹ thuật số. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, chia sẻ với gia đình, bạn bè qua mạng xã hội và lưu giữ kỷ niệm mãi mãi.

2. Tìm hiểu về chuyển đổi số (Digital Transformation)

Chuyển đổi số là một khái niệm phức tạp hơn nhiều so với số hoá. Việc ứng dụng chuyển đổi số đã bao gồm tận dụng các kết quả từ việc số hoá.

2.1 Khái niệm Chuyển đổi số

Nếu số hóa chỉ là bước khởi đầu, thì chuyển đổi số (Digital Transformation) là một cuộc cách mạng toàn diện. Đây là quá trình tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào mọi khía cạnh của một tổ chức, từ quy trình nội bộ, văn hóa doanh nghiệp, đến cách thức tương tác và cung cấp giá trị cho khách hàng. 

Chuyển đổi số không đơn thuần là nâng cấp phần mềm hay mua sắm thiết bị mới, mà là một sự thay đổi sâu sắc và mang tính chiến lược, định hình lại hoàn toàn mô hình kinh doanh và cách thức vận hành của doanh nghiệp.

2.2 Bản chất của chuyển đổi số

Cốt lõi của chuyển đổi số không nằm ở công nghệ, mà nằm ở văn hóa và tư duy. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải đặt khách hàng làm trung tâm, liên tục thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và học hỏi từ thất bại. Công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ cho mục tiêu lớn hơn: tạo ra những giá trị mới, những trải nghiệm vượt trội và những mô hình kinh doanh đột phá mà trước đây không thể thực hiện được. Đây là sự chuyển dịch từ việc "tối ưu hóa những gì đang có" sang "sáng tạo ra những thứ hoàn toàn mới".

2.3 Các ví dụ về chuyển đổi số

Chuyển đổi số không phải là một khái niệm trừu tượng. Nó đang hiện hữu và định hình lại toàn bộ các ngành công nghiệp:

• Ngành vận tải: Các hãng taxi truyền thống đã bị thách thức bởi những ứng dụng gọi xe như Grab, Uber. Bằng cách sử dụng công nghệ (GPS, dữ liệu lớn, thanh toán trực tuyến), họ không chỉ kết nối tài xế và hành khách hiệu quả hơn mà còn tạo ra một trải nghiệm liền mạch, minh bạch và tiện lợi, thay đổi hoàn toàn thói quen di chuyển của người dùng.
• Ngành bán lẻ: Một cửa hàng bán lẻ truyền thống khi chuyển đổi số sẽ không chỉ dừng lại ở việc có một website. Họ sẽ xây dựng một hệ sinh thái thương mại điện tử, tích hợp hệ thống quản lý kho tự động, áp dụng AI để phân tích hành vi mua sắm, từ đó cá nhân hóa các chương trình khuyến mãi và gợi ý sản phẩm phù hợp cho từng khách hàng.
• Ngành giải trí: Netflix là một ví dụ kinh điển. Họ đã chuyển mình từ một công ty cho thuê DVD qua đường bưu điện trở thành một "gã khổng lồ" về streaming. Bằng cách phân tích dữ liệu người xem, Netflix không chỉ gợi ý phim chính xác mà còn tự sản xuất những nội dung độc quyền được dự đoán sẽ thành công, tạo ra một mô hình kinh doanh hoàn toàn mới và thống trị thị trường.

3. Mối quan hệ giữa Số hóa và Chuyển đổi số

Số hóa là điều kiện cần, là bước đi đầu tiên bắt buộc phải có, nhưng tự nó chưa phải là chuyển đổi số. Không thể có một chiến lược chuyển đổi số thành công nếu doanh nghiệp không có dữ liệu ở định dạng kỹ thuật số. Dữ liệu số chính là "nguyên liệu thô" cho toàn bộ các công nghệ đột phá của chuyển đổi số như Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Big Data) hay Internet vạn vật (IoT). Thiếu đi dữ liệu đã được số hóa, mọi kế hoạch chuyển đổi số đều trở nên vô nghĩa.

Để hiểu rõ hơn mối quan hệ này, chúng ta cần nhìn vào một lộ trình tiến hóa gồm ba giai đoạn:

• Digitization (Số hóa dữ liệu): Như đã đề cập, đây là quá trình chuyển đổi thông tin từ analog sang digital. Ví dụ: Quét một bộ hồ sơ giấy thành file PDF. Mục tiêu là để lưu trữ và truy xuất hiệu quả hơn.
• Digitalization (Số hóa quy trình): Đây là bước tiếp theo, sử dụng dữ liệu đã được số hóa để cải thiện và tối ưu hóa các quy trình làm việc hiện có. Nó không tạo ra mô hình kinh doanh mới mà giúp cách làm cũ trở nên nhanh hơn, ít sai sót hơn. Ví dụ: Thay vì in hồ sơ, trình ký giấy rồi lại quét, doanh nghiệp xây dựng một quy trình phê duyệt điện tử ngay trên phần mềm. Quy trình vẫn là "trình ký", nhưng được thực hiện bằng công cụ số.
• Digital Transformation (Chuyển đổi số): Đây là cấp độ cao nhất. Doanh nghiệp không chỉ tối ưu quy trình cũ mà còn tận dụng công nghệ để làm những điều hoàn toàn mới. Dữ liệu từ các quy trình được số hóa sẽ được phân tích để tìm ra insight, từ đó tạo ra sản phẩm mới, dịch vụ mới, trải nghiệm khách hàng mới và thậm chí là một mô hình kinh doanh hoàn toàn mới. Ví dụ: Dữ liệu từ hàng ngàn quy trình phê duyệt điện tử được phân tích để dự báo rủi ro, tự động hóa quyết định, tạo ra một dịch vụ cho vay trực tuyến tức thì mà không cần con người can thiệp.

Như vậy, số hóa chỉ là điểm khởi đầu. Nó tạo ra dữ liệu để số hóa quy trình, và việc số hóa quy trình lại cung cấp nền tảng và dữ liệu để thực hiện chuyển đổi số toàn diện. Bỏ qua các bước trước sẽ dẫn đến một chiến lược chuyển đổi số chắp vá, thiếu bền vững và khó thành công.

Hi vọng qua bài viết từ chữ ký số ECA, quý khách đã hiểu hơn về hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn là “Số hoá” và “Chuyển đổi số” để ứng dụng trong hoạt động phân tích, đề ra các chiến lược kinh doanh.

Nếu quý khách có nhu cầu chuyển đổi số hoạt động kinh doanh của mình, thì chữ ký số là công cụ thiết yếu để thực hiện bảo mật cho các nội dung số, ký kết giao dịch từ xa. Để được tư vấn đăng ký và sử dụng chữ ký số, quý khách vui lòng liên hệ hotline của Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA tại đây:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng