Giao dịch quốc tế ngày càng phổ biến, và cùng với đó là nhu cầu sử dụng chữ ký điện tử xuyên biên giới. Nhưng làm sao để chữ ký điện tử của đối tác nước ngoài được pháp luật Việt Nam công nhận? Bài viết này sẽ cung cấp thông tin về điều kiện, hồ sơ và quy trình công nhận chữ ký điện tử nước ngoài một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

1. Chữ ký điện tử nước ngoài là gì?

Trước khi đi vào quy trình thủ tục, việc hiểu rõ bản chất của chữ ký điện tử nước ngoài và tầm quan trọng của việc công nhận pháp lý là vô cùng cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp nhận thức được các rủi ro và lợi ích khi tham gia vào các giao dịch điện tử quốc tế.

1.1 Khái niệm Chữ ký điện tử & Chữ ký số nước ngoài

Theo Luật Giao dịch điện tử của Việt Nam, chữ ký điện tử được định nghĩa là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với một thông điệp dữ liệu để xác nhận người ký và sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu.

Cần phân biệt rõ hai loại:

• Chữ ký điện tử (Electronic Signature): Là một khái niệm rộng, có thể là một hình ảnh chữ ký được quét, một cái tên được gõ ở cuối email, hoặc một ký hiệu được chèn vào văn bản.
• Chữ ký số (Digital Signature): Là một dạng chữ ký điện tử tiên tiến và an toàn hơn. Nó được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, qua đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác người ký và tính toàn vẹn của thông điệp.

Trong bối cảnh bài viết này, chữ ký điện tử/chữ ký số nước ngoài được hiểu là chữ ký số được cấp bởi một Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (Certification Authority - CA) có trụ sở và hoạt động hợp pháp tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác ngoài Việt Nam.

1.2 Tại sao cần làm thủ tục công nhận giá trị pháp lý chữ ký điện tử nước ngoài?

Về nguyên tắc, một chữ ký số nước ngoài chưa qua thủ tục công nhận tại Việt Nam sẽ không có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký số do các tổ chức chứng thực công cộng của Việt Nam cấp. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro cho các bên tham gia giao dịch.

Việc hoàn tất thủ tục công nhận mang lại những lợi ích cốt lõi sau:

• Các hợp đồng, hóa đơn, tài liệu điện tử được ký bằng CKS nước ngoài đã được công nhận sẽ có giá trị pháp lý đầy đủ, tương tự như được ký bằng chữ ký số trong nước.
• Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, các tài liệu ký bằng CKS đã được công nhận là bằng chứng điện tử có giá trị, được Tòa án và các cơ quan trọng tài tại Việt Nam chấp nhận.
• Cho phép sử dụng CKS nước ngoài trong một số thủ tục hành chính công hoặc các giao dịch đặc thù yêu cầu chữ ký số theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Điều kiện để chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận tại Việt Nam

Không phải mọi chữ ký điện tử từ nước ngoài đều mặc nhiên có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Để được công nhận, cả chữ ký điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2.1  Năng lực và tính hợp pháp của Tổ chức cung cấp dịch vụ (CA) nước ngoài 

Bản thân tổ chức cấp chữ ký điện tử phải là một đơn vị uy tín và được công nhận. Điều này đòi hỏi CA nước ngoài phải:

• Có giấy phép hoặc các giấy tờ tương đương chứng minh đang hoạt động hợp pháp tại quốc gia mà tổ chức đó đăng ký.
• Phải đáp ứng các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam. Điều này đảm bảo sự tương thích và an toàn khi sử dụng tại Việt Nam.
• Phải có văn bản chính thức đề nghị được công nhận gửi đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

2.2 Có Điều ước quốc tế hoặc Thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau 

Đây là con đường công nhận phổ biến và thuận lợi nhất. Việc công nhận sẽ được thực hiện nếu:

• Việt Nam và quốc gia/vùng lãnh thổ của CA nước ngoài đó là thành viên của cùng một Điều ước quốc tế có quy định về việc thừa nhận chữ ký điện tử/chữ ký số.
• Hoặc giữa Việt Nam và quốc gia/vùng lãnh thổ đó có một thỏa thuận song phương hoặc đa phương về việc thừa nhận lẫn nhau.

2.3 (Trường hợp đặc biệt) Đáp ứng tiêu chuẩn như một CA Việt Nam

Trong trường hợp không có Điều ước quốc tế hay Thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau (Điều kiện 2), CA nước ngoài vẫn có thể được công nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khắt khe về tài chính, nhân sự, và hạ tầng kỹ thuật theo quy định của Chính phủ Việt Nam đối với một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Về cơ bản, họ phải chứng minh được mình có đủ năng lực tương đương với một CA hoạt động tại Việt Nam.

3. Thủ tục công nhận chữ ký điện tử nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Thông tư 06/2024 của Bộ Thông tin và Truyền thông, để chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, tổ chức/cá nhân chữ ký điện tử nước ngoài cần làm thủ tục gửi hồ sơ tới Bộ TT&TT.

3.1 Hồ sơ làm thủ tục công nhận chữ ký điện tử nước ngoài

Tổ chức/cá nhân cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm những tài liệu sau:

• Mẫu đơn đề nghị (Mẫu 03 ban hành kèm theo Thông tư 06/2024/TT-BTTTT).
• Văn bản, tài liệu chứng minh chữ ký điện tử nước ngoài đáp ứng các quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật được công nhận tại Việt Nam hoặc các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Chứng thư chữ ký điện tử đó có đủ các trường thông tin tối thiểu phục vụ cho việc tra cứu trên hệ thống chứng thực tin cậy.
• Tài liệu chứng minh thông tin định danh trên chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài:

!) Đối với tổ chức Việt Nam: Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư và thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của tổ chức; hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức.

!!) Đối với cá nhân Việt Nam: căn cước định danh mức độ 2

!!!) Đối với tổ chức nước ngoài: Văn bản cấp phép được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam

!!!!) Đối với cá nhân nước ngoài: Hộ chiếu kèm theo visa hoặc văn bản của cơ quan thẩm quyền Việt Nam xác nhận cư trú hợp pháp tại Việt Nam.

!!!!) Trường hợp được ủy quyền sử dụng chữ ký điện tử nước ngoài, chứng thư điện tử nước ngoài, tổ chức, cá nhân được ủy quyền phải có văn bản ủy quyền cho phép sử dụng hợp pháp chữ ký điện tử và thông tin thuê bao được cấp chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài phải phù hợp với thông tin trong văn bản ủy quyền, cho phép.

• Giấy phép, giấy chứng nhận hoặc bản công chứng các giấy tờ chứng minh tổ chức cung cấp chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài cần cấp phép được thành lập và hợp pháp tại quốc gia đăng ký ban đầu.
• Cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao trình kèm bản chính để đối chiếu hoặc cung cấp dữ liệu điện tử đã được xác thực.

3.2 Trình tự thủ tục

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trên, tổ chức/cá nhân cần cấp phép cho chữ ký điện tử nước ngoài thực hiện gửi hồ sơ về Bộ Thông tin và Truyền thông theo 3 hình thức:

• Gửi trực tiếp tới địa chỉ cơ quan.
• Gửi qua đường bưu điện.
• Gửi trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Thông tin và Truyền thông.

Lưu ý: Các văn bản do tổ chức nước ngoài cung cấp phải được hợp pháp hoá lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bộ TTTT sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong 30 ngày nếu hợp lệ, trường hợp cần xác minh thông tin thì xử lý trong tối đa 65 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Chứng thư chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận tại Việt Nam có hiệu lực 5 năm nhưng không quá thời hạn gốc của chữ ký điện tử đó.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết giúp quý khách thực hiện thủ tục công nhận giá trị chữ ký điện tử nước ngoài tại Việt Nam. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với quý khách.

Nếu quý khách đang cần tìm kiếm giải pháp chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý, an toàn và bảo mật tại thị trường Việt Nam, xin vui lòng tham khảo Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA. Để được tư vấn cụ thể hoặc đăng ký chữ ký số, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline 24/7 của ECA:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng