Chữ ký số hiện đang là phương tiện xác thực được sử dụng phổ biến. Ưu và nhược điểm khi sử dụng chữ ký số và chữ ký thường là như thế nào? Chữ ký số có thể thay thế được chữ ký tay trong các nội dung cần giá trị pháp lý hay không? Mời quý khách cùng theo dõi bài viết để biết thêm chi tiết.

Chữ ký số và chữ ký thường có gì khác nhau?

1. Giới thiệu chữ ký số và chữ ký thường

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được sử dụng như một phương tiện xác thực. Chữ ký số sử dụng cơ chế mã hóa bất đối xứng để gắn lên dữ liệu nội dung điện tử, nhằm bảo vệ tính toàn vẹn và giá trị pháp lý cho nội dung đó.

Chữ ký số hiện nay đang được áp dụng rộng rãi trong giao dịch điện tử và quản lý tài liệu số của các cá nhân, tổ chức (gồm cả doanh nghiệp và cơ quan nhà nước).

Bên cạnh đó, chữ ký thường hay còn được gọi là chữ ký tay. Đây là hình thức xác thực với chữ viết tay hoặc con dấu của người ký. Hình thức ký này đã tồn tại và phổ biến từ rất lâu, được dùng trong các tài liệu giấy và quy trình công việc truyền thống

Trong phần tiếp theo của bài viết, ECA sẽ đưa ra những phân tích để giúp quý khách hiểu rõ thêm về ưu và nhược điểm khi sử dụng chữ ký số và chữ ký thường.

2. Ưu điểm và nhược điểm của chữ ký số

Với xu thế số hóa các hoạt động giao dịch, chứng từ, chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến nhờ những ưu điểm tuyệt vời mà nó mang lại. Nhưng bên cạnh đó, chữ ký số cũng còn tồn tại nhiều nhược điểm khiến nó chưa thay thế được hoàn toàn cho chữ ký thường.

Tìm hiểu ưu/nhược điểm của chữ ký số.

2.1 Ưu điểm của chữ ký số

A. An toàn và bảo mật cao

Chữ ký số sử dụng mật mã số học, tăng cường khả năng xác thực người ký bằng cách cung cấp thông tin danh tính qua chứng thư số công khai. Do đó không thể làm giả mạo chữ ký số để gắn lên tài liệu

Ngoài ra, chữ ký số giúp ngăn chặn gian lận bằng cách đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Một khi nội dung điện tử được ký số, mọi sự tác động và thay đổi sẽ khiến chữ ký số mất hiệu lực và không còn có giá trị pháp lý.

B. Tiện ích và tính tiện lợi

Quy trình ký số nhanh chóng: Chữ ký số có thể được tạo và xác thực một cách nhanh chóng thông qua phần mềm chuyên dụng. Thời gian và công sức thực hiện giao dịch và ký các tài liệu được cắt giảm đáng kể so với quy trình ký tay

Dễ dàng lưu trữ và quản lý: Tài liệu được ký số có thể được lưu trữ và quản lý một cách an toàn trong môi trường số. Chủ thể cũng có thể dễ dàng truy xuất và quản lý lịch sử chữ ký số.

2.2 Nhược điểm của chữ ký số

Triển khai chữ ký số đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự đầu tư chi phí, thiết bị để sử dụng. Đối với chữ ký số Token, các chi phí để sử dụng bao gồm: 

• Chi phí cấp chứng thư số với thời hạn theo năm
• Chi phí thiết bị Token.

Ngoài ra, người sử dụng chữ ký số cũng cần có kiến thức căn bản về kỹ thuật để cài đặt các phần mềm và tiện ích đi kèm trước khi sử dụng. Đối với chữ ký số ECA, nhân viên kỹ thuật sẽ hỗ trợ quý khách trong quá trình cài đặt và sử dụng 24/7 vì thế nhược điểm này có thể khắc phục dễ dàng.

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng chữ ký thường

Những ưu điểm của chữ ký thường là không thể bàn cãi. Chữ ký thường vẫn được sử dụng rộng rãi dưới dạng ký tay hoặc con dấu, tuy nhiên chúng đang dần được thay thế bởi chữ ký số. Vậy đâu là những nhược điểm khiến loại chữ ký này dần bị thay thế?

Tìm hiểu ưu/nhược điểm của chữ ký thường.

3.1 Ưu điểm của chữ ký thường

A. Dễ dàng triển khai và sử dụng

Chữ ký thường không đòi hỏi hạ tầng công nghệ phức tạp và có thể triển khai dễ dàng ở mọi môi trường làm việc. Chữ ký tay vẫn phù hợp cho các tổ chức không có nguồn lực lớn cho đầu tư công nghệ như các hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh trên thị trường.

Bên cạnh đó, mọi người đều quen thuộc với việc ký tay hoặc dấu ký, làm cho quá trình triển khai trở nên tự nhiên và dễ dàng áp dụng. Sự phổ biến giúp chữ ký thường vẫn là một lựa chọn thuận tiện cho nhiều người.

B. Không tốn chi phí đầu tư

Các tổ chức, cá nhân không cần các khoản đầu tư vào chi phí hạ tầng công nghệ hay phần mềm để sử dụng chữ ký thường. Đây là ưu điểm khi đơn vị có quy mô hạn chế và không quá cần thiết phải sử dụng chữ ký số như các hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ.

Do đó, chữ ký thường giúp chủ thể tiết kiệm nguồn lực tài chính và tập trung vào phát triển hoạt động kinh doanh cốt lõi.

3.2 Nhược điểm của chữ ký thường

A. Độ bảo mật không cao

Chữ ký thường, đặc biệt là chữ ký tay mang nhiều đặc điểm dễ nhận dạng của chủ thể nhưng cũng rất dễ để có thể giả mạo. Ngay cả với con dấu, loại chữ ký này cũng có thể bị những cá nhân và tổ chức xấu lợi dụng giả mạo vào những mục đích bất chính, gây ra thiệt hại cho chủ thể chữ ký.

Ngoài ra, chữ ký thường không có một cơ chế xác thực nâng cao nào nhằm đảm bảo nội dung ký toàn vẹn và chưa bị chỉnh sửa. Đây là nhược điểm lớn nhất khiến chữ ký số được ra đời để khắc phục.

B. Quy trình xác nhận tài liệu chậm chạp

Với giao dịch sử dụng chữ ký thường, người ký phải có mặt tại nơi thực hiện ký hoặc tài liệu ký phải được gửi từ xa tới địa điểm ký. Điều này dẫn đến quy trình diễn ra chậm chạp, tốn công sức giữa các bên tham gia.

Sự chậm trễ trong quá trình ký có thể gây trở ngại và tuột mất cơ hội trong những thời khắc quan trọng của quá trình kinh doanh, làm việc.

Trong bối cảnh các giao dịch, giấy tờ đang dịch chuyển lên các nền tảng số, chữ ký thường cũng dần mất đi vị trí của mình. Với những ưu điểm và nhược điểm bổ sung lẫn nhau, sự kết hợp linh hoạt giữa chữ ký số và chữ ký tay là giải pháp dành cho mọi cá nhân, tổ chức.

Nếu quý khách đang có nhu cầu tìm kiếm một giải pháp chữ ký số chất lượng, đáp ứng các quy định hiện hành, xin vui lòng liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA để nhận được tư vấn qua hotline 1900.4767 hoặc 190047.68.