Chữ ký số không cần USB Token đang trở thành xu hướng mới trong việc thực hiện các giao dịch điện tử. Đặc biệt, khi nhu cầu làm việc từ xa đang ngày càng lớn, việc sử dụng chữ ký số không cần USB Token lại càng được ưa chuộng hơn. Dưới đây là 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số không cần USB Token. 

1. Chữ ký số không cần USB Token là gì? 

Khi nhắc đến chữ ký số, nhiều người thường nghĩ ngay đến loại chữ ký số sử dụng USB Token - thiết bị phần cứng chứa các dữ liệu mã hóa của chữ ký và yêu cầu kết nối với máy tính thông qua mã PIN để người dùng ký số dễ dàng. 

Chữ ký số không cần USB Token hay còn gọi là chữ ký số từ xa. 

Tuy nhiên, chữ ký số USB Token chỉ là một trong số 4 loại chữ ký số hiện nay. Bên cạnh chữ ký số USB Token còn có một số loại chữ ký số khác, trong đó có chữ ký số không cần USB Token - hay còn gọi là chữ ký số từ xa. 

Chữ ký số không cần USB Token là một hình thức chữ ký số khá mới mẻ hiện nay, ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, cho phép người dùng thực hiện các giao dịch điện tử mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet mà không cần bất kỳ thiết bị phần cứng nào như USB Token hay thẻ SIM. 

Chữ ký số từ xa là giải pháp ký số có giá trị pháp lý, được Chính Phủ khuyến khích sử dụng. Tại Nghị quyết số 50/NQ-CP, Chính phủ đã yêu cầu Bộ Thông tin và Truyền thông đưa ra các giải pháp nhằm thúc đẩy việc sử dụng chữ ký số từ xa trong các thủ tục hành chính trực tuyến. 

2. Lý do doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số không cần USB Token

Có thể ký số mọi lúc, mọi nơi mà không cần thiết bị vật lý.

Chữ ký số USB Token hay còn gọi là chữ ký số từ xa đang dần trở thành giải pháp ký số được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Dưới đây là một số lý do để doanh nghiệp sử dụng chữ ký số USB không cần USB Token: 

• Tính linh hoạt cao

Với chữ ký số không cần USB Token, người dùng có thể ký số mọi lúc, mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet như: máy tính, điện thoại, máy tính bảng mà không cần phụ thuộc vào USB Token. Điều này sẽ giúp nhân viên làm việc từ xa hiệu quả mà không cần di chuyển thường xuyên. 

• Dễ dàng triển khai và quản lý

Chữ ký số không cần USB Token giúp đơn giản hóa quy trình triển khai. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản, sau đó cấp quyền cho người dùng với số lượng cần thiết mà không phải quản lý hàng loạt thiết bị phần cứng khác. 

• Tính bảo mật cao

Mặc dù không cần USB Token, chữ ký số vẫn đảm bảo mức độ bảo mật ca. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro bị mất mát hoặc giả mạo chữ ký, đồng thời bảo vệ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng.

• Tuân thủ quy định pháp lý

Chữ ký số không cần USB Token có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký truyền thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các giao dịch điện tử, ký hợp đồng và thực hiện các thủ tục hành chính mà không lo lắng về vấn đề tuân thủ quy định. Bên cạnh đó, quy trình ký kết cũng được đơn giản hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

• Giảm rủi ro mất USB Token

Với chữ ký số không cần USB Token, doanh nghiệp không phải lo lắng về việc mất mát hay hư hỏng thiết bị phần cứng như USB Token. Mọi dữ liệu và khóa bảo mật đều được lưu trữ an toàn trên các nền tảng đám mây hoặc hệ thống điện tử, giúp giảm thiểu nguy cơ rủi ro bảo mật từ các thiết bị bên ngoài. 

3. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số không cần USB Token

Khi lựa chọn sử dụng chữ ký số từ xa, người dùng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau: 

Lưu ý đảm bảo đường truyền kết nối ổn định. 

• Cần lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín

Chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo rằng chữ ký số của bạn có giá trị pháp lý và thông tin dữ liệu được bảo mật. Người dùng nên chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các sản phẩm công nghệ cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nên lựa chọn doanh nghiệp có đội ngũ tư vấn, hỗ trợ nhiệt tình để được giải đáp thắc mắc nhanh chóng, chính xác khi có vướng mắc trong việc thực hiện các thủ tục hành chính điện tử. 

• Bảo mật tài khoản và thiết bị

Người dùng nên sử dụng mật khẩu có độ mạnh theo khuyến cáo của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp của mình. 

• Đảm bảo đường truyền kết nối internet ổn định

Chữ ký số từ xa cần sử dụng thiết bị có kết nối internet trong quá trình ký số. Do đó, hãy luôn đảm bảo bạn có kết nối mạng ổn định và an toàn. 

Tóm lại, chữ ký số không cần USB Token giúp cho doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tối ưu quy trình làm việc và bảo mật thông tin tối đa. Tuy nhiên, chi phí cho việc sử dụng chữ ký số từ xa khá cao. Do đó, với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, các cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký số thì nên tham khảo sử dụng chữ ký số USB Token. 

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí phần mềm chữ ký số ECA nhé!

Nguyệt Nga