Chữ ký tạo sự chuyên nghiệp và tính tin tưởng cao cho các văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu. Kỹ năng scan trở nên vô cùng cần thiết đối với nhân viên văn phòng. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách scan chữ ký số đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Cách scan chữ ký nhanh và hiệu quả.

1. Scan chữ ký là gì, tại sao cần scan chữ ký?

Scan chữ ký được hiểu là việc chuyển chữ ký dữ liệu chữ ký trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua các thiết bị có tính năng scan (VD: máy scan, máy in, ứng dụng scan trên smartphone). 

Có rất nhiều lý do để scan chữ ký, cụ thể:

• Giúp lưu trữ thông tin (chữ ký) ở dạng dữ liệu điện tử, có thể dễ dàng lấy sử dụng khi cần.
• Sử dụng ký lên các văn bản điện tử tạo sự chuyên nghiệp, tin tưởng cho người nhận.
• Tiện trong việc kiểm tra, so sánh chữ ký khi cần

2. Hướng dẫn cách scan chữ ký nhanh

Có rất nhiều cách scan chữ ký, người dùng có thể lựa chọn cách scan thuận tiện và phù hợp nhất cho mình. Cụ thể để scan chữ ký trên giấy người dùng thực hiện các bước như sau:

-   Bước 1: Chuẩn bị

Bạn chuẩn bị các dụng cụ gồm:

• Giấy trắng: Chọn giấy trắng, phẳng, không nhăn để chữ ký được rõ nét.
• Bút mực: nên sử dụng bút màu đen hoặc xanh đậm để ký tên.
• Máy scan hoặc điện thoại: Bạn có thể sử dụng máy scan chuyên dụng hoặc điện thoại thông minh có camera chất lượng tốt.
• Phần mềm chỉnh sửa ảnh: Các phần mềm như Adobe Photoshop, GIMP hoặc các ứng dụng chỉnh sửa ảnh trên điện thoại.

-   Bước 2: Ký tên lên giấy

Đầu tiên bạn sử dụng bút mực đen ký tên lên giấy một cách rõ ràng và đều tay. Lưu ý ký tránh bị lem hoặc nhòe.

-   Bước 3: Scan hoặc chụp ảnh chữ ký

Trường hợp sử dụng máy scan:

• Đặt giấy có chữ ký lên mặt kính của máy scan và thực hiện quét theo hướng dẫn của máy scan bạn đang dùng. 

Trường hợp sử dụng điện thoại scan: 

• Chụp ảnh chữ ký ở nơi có đủ ánh sáng, đảm bảo chữ ký rõ nét và không bị rung lắc.
• Hoặc trực tiếp sử dụng ứng dụng scan để scan chữ ký (phương pháp này nhanh và hiệu quả nhất) 

Scan chữ ký bằng app.

-   Bước 4: Chỉnh sửa ảnh (nếu cần)

Trường hợp chụp ảnh chữ ký trước khi scan bạn cần chỉnh sửa ảnh vừa chụp (nếu dùng điện thoại) cắt bỏ phần thừa: Sử dụng phần mềm chỉnh sửa ảnh để cắt bỏ phần nền xung quanh chữ ký, chỉ giữ lại phần chữ ký. Tiếp theo điều chỉnh độ sáng, tương phản để chữ ký rõ nét hơn.

-   Bước 5: Lưu ảnh chữ ký scan

Người dùng lưu ảnh chữ ký đã chỉnh sửa scan dưới định dạng PNG hoặc JPG. Khi lưu cần lưu ý chọn độ phân giải cao để đảm bảo chất lượng hình ảnh chữ ký. Định dạng ảnh PNG hoặc JPG để đảm bảo chất lượng hình ảnh và khả năng tương thích với nhiều ứng dụng.

3. Những lưu ý khi scan chữ ký

Để việc scan chữ ký và sử dụng chữ ký scan được an toàn và hiệu quả cần lưu ý một số các vấn đề như sau: 

• Thực hiện lưu trữ chữ ký scan dưới dạng PNG hoặc JPG để việc chèn vào văn bản điện tử được nhanh hơn và phù hợp với nhiều dạng văn bản điện tử.
• Chọn kích thước ảnh chữ ký phù hợp với mục đích sử dụng.
• Sử dụng nền trắng trắng để chữ ký nổi bật hơn.
• Lưu trữ chữ ký đã scan ở file an toàn và đặt khóa bảo vệ, tránh bị người khác sử dụng trái phép.

Trên đây là hướng dẫn scan chữ ký đơn giản, nhanh và hiệu quả dành cho các bạn dân văn phòng. Ngoài việc scan chữ ký bạn còn có thể sử dụng cách này để scan toàn bộ văn bản (bao gồm cả chữ ký, hình ảnh trên văn bản) hỗ trợ công việc văn phòng được hoàn thành nhanh chóng và thuận lợi.