Trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia, Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Cổng dịch vụ công của các Bộ, ngành, địa phương đã trở thành công cụ hữu ích giúp người dân, doanh nghiệp giải quyết các thủ tục hành chính trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. Sau khi nộp hồ sơ thành công, mỗi bộ hồ sơ sẽ được cấp một Mã số hồ sơ duy nhất. Mã số này đóng vai trò như một "mã định danh" giúp bạn theo dõi tiến độ xử lý, bổ sung giấy tờ khi có yêu cầu hoặc khiếu nại khi cần thiết. Bài viết dưới đây ECA sẽ hướng dẫn chi tiết cách tìm mã hồ sơ trên Cổng dịch vụ công một cách chính xác và nhanh chóng nhất.

1. Mã hồ sơ trên dịch vụ công là gì và tại sao lại quan trọng?

Mã hồ sơ (hay mã số hồ sơ) là một chuỗi ký tự (gồm chữ và số) được hệ thống tự động cấp ngay khi hồ sơ trực tuyến của bạn được tiếp nhận thành công.

Việc biết cách tìm và lưu lại mã hồ sơ này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Xem tình trạng nộp hồ sơ: Xem nộp hồ sơ đã thành công chưa.
• Tra cứu tiến độ: Biết chính xác hồ sơ đang ở bước nào (Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Chờ bổ sung hay Đã có kết quả).
• Nộp bổ sung/Sửa đổi: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã hồ sơ cũ để liên kết khi bạn cần chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu của cán bộ tiếp nhận.
• Đóng lệ phí: Sử dụng mã hồ sơ để nộp các khoản phí, lệ phí hành chính liên quan.
• Giải quyết công việc khác: Lấy mã hồ sơ để khai báo với cơ quan tiếp nhận, xử lý.

2. Hướng dẫn chi tiết cách tìm mã hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Trong trường hợp bạn cần thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế , cơ quan BHXH hoắc các cơ quan Nhà nước khác mà không nhớ mã hồ sơ mình đã nộp thì có thể tra cứu lại mã hồ sơ. 

Việc tìm mã hồ sơ trực tiếp trên Cổng dịch vụ công được rất nhiều người nộp lựa chọn do tính tiện lợi và chính xác. Khi nộp hồ sơ online trên Cổng dịch vụ công của cơ quan Bộ/Ngành, hoặc địa phương nào thì phải tra cứu trên Cổng Dịch vụ công của Cơ quan Bộ/ Ngành, địa phương đó.

2.1. Cách tím mã hồ sơ trên Cổng dịch vụ công Quốc gia

Cách tìm mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công quốc gia như sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo đường link: dichvucong.gov.vn.

Đăng nhập bằng tài khoản VNeID hoặc tài khoản được cấp bởi Cổng dịch vụ công.

Truy cập cổng dịch vụ công và đăng nhập bằng tài khoản VNeID.

Bước 2: Truy cập Trang cá nhân

Tại góc trên bên phải màn hình, nhấp vào tên tài khoản của bạn chọn "Thông tin cá nhân", khi này hệ thống sẽ chuyển đến “Trang cá nhân”.

Bước 3: Vào mục Quản lý hồ sơ

Tại danh mục menu bên trái, tìm và chọn vào mục "Dịch vụ công của tôi" chọn tiếp "Hồ sơ của tôi" hoặc "Hồ sơ mới nộp".

Giao diện tra cứu hiện ra, nhập “Tên dịch vụ công” nhấn chọn “Tìm kiếm”.

Bước 4: Xem mã hồ sơ

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các thủ tục bạn đã nộp. Cột đầu tiên hoặc ngay dưới tên thủ tục hành chính chính là Mã số hồ sơ của bạn (Ví dụ: 000.00.00.H26-xxxxxx-xxxx).

2.2 Cách tìm mã hồ sơ trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an (Thủ tục Hộ chiếu, sang tên xe,...)

Người dùng thực hiện tra cứu mã hồ sơ trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Truy cập theo đường link: dichvucong.bocongan.gov.vn, sau đó đăng nhập thông qua tài khoản VNeID.

Bước 2: Chọn quản lý hồ sơ

Tại góc trên bên phải màn hình, nhấp vào tên tài khoản của bạn chọn "Quản lý hồ sơ đã nộp".

Bước 3: Nhập dữ liệu tra cứu mã hồ sơ

Khi giao diện quản lý hồ sơ hiển thị nhập số CMND và tên người nộp và chọn lĩnh vực nộp tại các trường dữ liệu tương ứng.

Nhấn chọn “Tìm kiếm” để tìm kiếm hồ sơ.

Bước 3. Xem mã hồ sơ

Hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, khi này bạn đối chiếu dữ liệu thông tin xem trùng khớp không. Cột đầu tiên hiển thị  “Số hồ sơ” chính là “Mã số hồ sơ” của bạn (Ví dụ: 220711- 00006).

3. Các cách tìm mã hồ sơ khác

Bên cạnh cách tra mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công, người nộp hồ sơ có thể tra cứu mã hồ sơ theo cách khác.

Cách 1: Tìm mã hồ sơ qua tin nhắn SMS hoặc Email thông báo

Ngay sau khi bạn bấm "Nộp hồ sơ" và hệ thống tiếp nhận thành công, Cổng dịch vụ công sẽ tự động gửi một thông báo về số điện thoại hoặc email bạn đã đăng ký.

• Qua SMS: Kiểm tra tin nhắn từ các Brandname như DVCONGQUOCGIA hoặc DVCONG_[Tên địa phương]. Nội dung tin nhắn sẽ có dạng: "Ho so so [Mã hồ sơ] cua Ong/Ba da duoc tiep nhan..."
• Qua Email: Tìm kiếm trong hòm thư với từ khóa "Dịch vụ công" hoặc "Tiếp nhận hồ sơ". File đính kèm hoặc nội dung thư sẽ ghi rõ mã số hồ sơ kèm Biên nhận hồ sơ điện tử.

Cách 2: Tìm trên Phiếu hẹn trả kết quả (Nếu nộp trực tiếp)

Trường hợp người nộp hồ sơ bằng hình thức trực tiếp tại bộ phận Một cửa, cán bộ tiếp nhận sẽ in và giao cho bạn một bản giấy "Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả".

Người nộp hãy quan sát ở góc trên cùng bên phải hoặc tại phần thông tin chung, mục Mã số hồ sơ kèm theo mã vạch (Barcode) sẽ được in rõ ràng tại đây.

4. Những lưu ý quan trọng khi quản lý mã hồ sơ

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi quản lý hồ sơ, đặc biệt là khi hồ sơ điện tử đang dần thay thế hồ sơ giấy:

• Bảo mật thông tin: Không chia sẻ mã số hồ sơ và ảnh chụp biên nhận lên các hội nhóm công khai để tránh bị kẻ xấu lợi dụng lừa đảo, mạo danh cán bộ cơ quan nhà nước.
• Đăng nhập đúng tài khoản: Nếu bạn nhờ người khác nộp hộ, mã hồ sơ sẽ nằm trong tài khoản của người nộp hộ chứ không hiển thị trong tài khoản cá nhân của bạn.
• Chụp lại màn hình: Ngay khi màn hình hiển thị "Nộp hồ sơ thành công", hãy chụp lại màn hình có chứa mã số hồ sơ để phòng trường hợp hệ thống SMS hoặc Email bị nghẽn mạng, gửi chậm.

Việc nắm rõ cách tìm mã hồ sơ trên Cổng dịch vụ công giúp bạn hoàn toàn chủ động trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên điện thoại hoặc máy tính, bạn đã có thể kiểm soát toàn bộ quy trình xử lý giấy tờ của mình. Hãy lưu lại hướng dẫn này và chia sẻ cho người thân để việc thực hiện các thủ tục công trực tuyến trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn!

Thu Hương