Ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, không ít chủ doanh nghiệp băn khoăn: liệu công ty vừa thành lập có bắt buộc phải mua chữ ký số hay không, hay có thể tạm thời chưa cần đến? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật hiện hành.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số không?

1.1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng phương pháp mã hóa bất đối xứng, sử dụng một cặp khóa gồm khóa bí mật (private key) và khóa công khai (public key), cho phép xác định chính xác người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản, tài liệu điện tử kể từ thời điểm ký. 

Chữ ký số có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và được sử dụng đúng quy định trong giao dịch điện tử.

1.2. Quy định về việc đăng ký sử dụng chữ ký số

Theo quy định hiện hành, pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải mua chữ ký số ngay khi thành lập như một nghĩa vụ độc lập, tách rời. Việc sở hữu và sử dụng chữ ký số về bản chất là quyền của doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử.

Tuy nhiên, trên thực tế, hàng loạt thủ tục hành chính bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện bằng phương thức điện tử lại yêu cầu phải có chữ ký số để hợp lệ hóa các giao dịch đó. Nói cách khác, dù không có luật nào yêu cầu "doanh nghiệp bắt buộc phải mua chữ ký số", nhưng nếu không có, doanh nghiệp gần như không thể hoàn thành các nghĩa vụ bắt buộc khác đúng thời hạn.

2. Tại sao doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký chữ ký số?

2.1. Kê khai và nộp thuế điện tử

Hiện nay, việc kê khai và nộp các loại thuế (thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN...) của doanh nghiệp được thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Để nộp hồ sơ khai thuế điện tử hợp lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để xác thực tờ khai. Nếu chưa có chữ ký số, doanh nghiệp mới thành lập sẽ gặp khó khăn ngay từ lần kê khai.

2.2. Xuất hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải lập và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định. Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện ký hóa đơn và các giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp mới thành lập nên chuẩn bị chữ ký số trước khi phát sinh hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cần lập hóa đơn điện tử.

2.3. Giao dịch điện tử về BHXH và các thủ tục hành chính khác

Khi doanh nghiệp có phát sinh lao động và cần đăng ký, kê khai BHXH, BHYT BHTN cho nhân viên qua hình thức điện tử, chữ ký số cũng là điều kiện bắt buộc trong giao dịch với cơ quan bảo hiểm xã hội. 

2.4.Ký hợp đồng và văn bản điện tử

Bên cạnh việc thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp mới thành lập có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng, thỏa thuận và các văn bản điện tử với đối tác, khách hàng hoặc phục vụ quy trình nội bộ. Việc ký kết trên môi trường điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và thuận tiện trong quá trình giao dịch từ xa.

3. Lưu ý khi đăng ký sử dụng chữ ký số 

Vì chữ ký số gần như là điều kiện bắt buộc trên thực tế để doanh nghiệp mới có thể kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử và thực hiện các thủ tục hành chính khác đúng hạn, doanh nghiệp nên đăng ký chữ ký số càng sớm càng tốt ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số thuế, thay vì chờ đến khi phát sinh nghĩa vụ mới bắt đầu tìm hiểu.

Một số điểm doanh nghiệp mới nên cân nhắc khi lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cần được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động hợp pháp, để đảm bảo chữ ký số có giá trị pháp lý đầy đủ.
• Thời gian cấp và kích hoạt chữ ký số nên nhanh chóng, để không làm chậm trễ các thủ tục kê khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới.
• Khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm khai báo hải quan hoặc kê khai bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ sử dụng, giúp quy trình ký số diễn ra liền mạch, không phải thao tác thủ công nhiều lần.
• Chính sách hỗ trợ và gia hạn khi chữ ký số hết hạn, tránh gián đoạn hoạt động kê khai, xuất hóa đơn của doanh nghiệp.

Với chữ ký số ECA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, doanh nghiệp mới thành lập có thể được hỗ trợ đăng ký nhanh chóng, sử dụng ngay cho việc kê khai thuế điện tử, ký hóa đơn điện tử và tích hợp thuận tiện với các phần mềm nghiệp vụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.

4. Một số câu hỏi thường gặp 

a. Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu thì có cần mua chữ ký số ngay không? 

Doanh nghiệp nên đăng ký chữ ký số sớm nếu dự kiến thực hiện các giao dịch điện tử cần sử dụng chữ ký số với cơ quan thuế, lập và ký hóa đơn điện tử hoặc thực hiện các thủ tục điện tử khác. Việc chưa phát sinh doanh thu không đồng nghĩa doanh nghiệp không có các nghĩa vụ, thủ tục cần thực hiện trong quá trình hoạt động.

b. Không có chữ ký số thì doanh nghiệp có bị xử phạt không? 

Bản thân việc không sở hữu chữ ký số không bị xử phạt trực tiếp, nhưng nếu vì thiếu chữ ký số mà doanh nghiệp chậm hoặc không thực hiện được nghĩa vụ kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo các quy định liên quan đến chậm nộp hồ sơ thuế, hóa đơn.

c. Chữ ký số có thời hạn sử dụng bao lâu? 

Chữ ký số thường có các gói thời hạn khác nhau (1 năm, 2 năm, 3 năm...) tùy theo nhu cầu và lựa chọn của doanh nghiệp khi đăng ký với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Tóm lại, tuy pháp luật không quy định trực tiếp việc "bắt buộc mua chữ ký số" như một nghĩa vụ độc lập, nhưng với hàng loạt thủ tục bắt buộc phải thực hiện bằng phương thức điện tử, chữ ký số trên thực tế đã trở thành công cụ gần như không thể thiếu ngay từ những ngày đầu doanh nghiệp đi vào hoạt động.

Nếu doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập và cần tư vấn đăng ký chữ ký số nhanh chóng, đúng quy định, hãy liên hệ với đội ngũ ECA của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn để được hỗ trợ.

Nguyệt Nga