Tùy vào các giao dịch mà chữ ký số được pháp luật quy định là có bắt buộc hay không. Dưới đây là những trường hợp bắt buộc và không bắt buộc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử. Mời quý độc giả cùng dõi theo bài viết để nắm được những quy định mới nhất về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
 

Hóa đơn điện tử có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

1. Hóa đơn điện tử có bắt buộc dùng chữ ký số không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ đối với những đơn vị đã đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

Như vậy, theo quy định của pháp luật, trong hóa đơn điện tử, bắt buộc phải có chữ ký điện tử. Còn chữ ký số là một loại chữ ký điện tử có tính pháp lý và tính bảo mật cao. Ngoài việc sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chữ ký điện tử khác thay thế. Nhược điểm của hầu hết những loại chữ ký điện tử khác là tính bảo mật không cao và có giá trị pháp lý tùy theo trường hợp và điều kiện nhất định.

Mặc dù chữ ký điện tử là bắt buộc, vẫn có một số trường hợp không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số trên hóa đơn theo quy định của pháp luật.

2. Các trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số

Trường hợp nào không bắt buộc sử dụng chữ ký số?

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua/ người bán theo Khoản 14, Điều 10, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

a. Trên hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ, không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận riêng về các điều kiện kỹ thuật để ký số.

b. Không nhất thiết có chữ ký số của người bán và người mua đối với hóa đơn điện tử cấp bởi cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

c. Không nhất thiết phải có chữ ký số đối với các hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không kinh doanh.

d. Không nhất thiết cần có chữ ký số của người bán đối với các hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ.

e. Hóa đơn điện tử về dịch vụ vận tải hàng không được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết có chữ ký số.

f. Không nhất thiết sử dụng chữ ký điện tử với người mua các hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

g. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc sử dụng chữ ký số.

3. Doanh nghiệp có nên sử dụng chữ ký số ngay cả khi không bắt buộc?

Nhiều doanh nghiệp chọn mua chữ ký số ngay cả khi không bắt buộc.

Hiện nay, hợp đồng điện tử đang được nhân rộng và đi vào khuôn khổ bắt buộc sử dụng tại Việt Nam. Trong khi đó, chữ ký điện tử là một nội dung hầu như bắt buộc có trong các hợp đồng điện tử. Chữ ký số là một lựa chọn rất hợp lý cho doanh nghiệp bởi những lý do sau:

• Các giao dịch của doanh nghiệp được chứng thực là có tính pháp lý, tuân theo quy định của pháp luật.
• Mọi dữ liệu của doanh nghiệp và đối tác được bảo mật tối đa.
• Chữ ký số được tích hợp sẵn trong phần mềm hợp đồng, bảo hiểm, kê khai thuế…
• Dễ dàng tra cứu người thực hiện ký và các hợp đồng lưu trữ.
• Dễ dàng thao tác ký, theo dõi và kiểm tra tình trạng ký của hợp đồng.
• Nâng cấp hình ảnh và niềm tin thương hiệu trong mắt người dùng và đối tác.
• Tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ, hóa đơn bởi thao tác nhanh gọn.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ và kiểm soát, quản lý nguồn nhân lực.

Như vậy, để trả lời cho câu hỏi: Có bắt buộc dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử hay không? Câu trả lời là không bắt buộc. Tuy nhiên, ngay cả khi không bắt buộc, doanh nghiệp vẫn nên chủ động tham khảo sớm những dịch vụ chữ ký số để sớm bắt kịp với công nghệ số. Mọi thông tin cần giải đáp và tư vấn, quý doanh nghiệp hãy liên hệ: Miền Bắc: 1900.4767, Miền Trung/Nam: 1900.4768 để được hỗ trợ nhanh nhất.