Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu đối với mọi doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Việc triển khai hóa đơn điện tử và chữ ký số không còn là lựa chọn, mà là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Chính phủ từ ngày 01/07/2022. Tuy nhiên, một câu hỏi được nhiều doanh nghiệp đặt ra là: nên lựa chọn chữ ký số và hóa đơn điện tử từ cùng một nhà cung cấp, hay tách riêng theo nhu cầu?

1. Những rủi ro khi sử dụng phần mềm không đồng bộ

Việc sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử từ hai nhà cung cấp riêng biệt tưởng chừng linh hoạt, nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều bất cập về kỹ thuật và vận hành. Dưới đây là một số vấn đề doanh nghiệp có thể gặp phải:

• Khả năng tương thích hạn chế

Hai phần mềm do hai đơn vị khác nhau phát triển thường sử dụng công nghệ khác nhau, dẫn đến tình trạng không tương thích hoàn toàn. Hậu quả là hệ thống có thể bị giật, treo máy, hoặc không thực hiện được ký số, gây gián đoạn trong quy trình xuất hóa đơn và xử lý công việc.

• Giới hạn tính năng

Một số tính năng nâng cao (như ký nhanh, ký hàng loạt, ký trên di động...) chỉ hoạt động trơn tru khi phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số được thiết kế để hỗ trợ lẫn nhau. Nếu không đồng bộ, người dùng dễ gặp lỗi hoặc phải thao tác thủ công mất thời gian.

• Tốn công sức vận hành và quản lý

Quản lý hai phần mềm riêng biệt đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải xử lý hai hệ thống khác nhau, hai đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, hai quy trình bảo trì. Điều này làm tăng gánh nặng vận hành, đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

•  Nguy cơ gián đoạn khi cập nhật

Các nhà cung cấp phần mềm thường có lịch trình nâng cấp, cập nhật khác nhau. Khi một bên cập nhật, bên còn lại chưa tương thích kịp thời sẽ khiến phần mềm hoạt động không ổn định, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

• Khó khăn khi cần hỗ trợ kỹ thuật

Khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp buộc phải liên hệ với cả hai nhà cung cấp để xác định nguyên nhân. Không ít trường hợp hai nhà cung cấp phần mềm đổ lỗi cho nhau, khiến quá trình xử lý bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và gây phiền toái cho người sử dụng.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm đồng bộ từ một nhà cung cấp

Trước các rủi ro trên, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng sang sử dụng giải pháp đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử từ cùng một nhà cung cấp. Đây không chỉ là lựa chọn an toàn mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

•  Tính tương thích và ổn định cao

Khi phần mềm được phát triển trong cùng hệ sinh thái, mọi chức năng đều được tối ưu hóa để hoạt động liền mạch. Quá trình ký số, xuất hóa đơn, truyền dữ liệu diễn ra nhanh chóng, mượt mà, giảm thiểu tối đa lỗi kỹ thuật.

•  Tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì phải cài đặt, bảo trì và quản lý hai hệ thống riêng biệt, doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một nền tảng duy nhất. Việc này giúp giảm thời gian đào tạo nhân sự, tiết kiệm chi phí vận hành và tăng hiệu suất làm việc.

•  Nâng cao trải nghiệm người dùng

Phần mềm đồng bộ thường được thiết kế với giao diện thống nhất, dễ sử dụng, thao tác nhanh và ít xảy ra lỗi. Người dùng không cần phải “nhảy qua lại” giữa hai hệ thống, từ đó tăng độ hài lòng và giảm áp lực công việc cho bộ phận kế toán – tài chính.

•  Bảo mật tốt hơn

Các giải pháp đồng bộ thường sử dụng nền tảng bảo mật chung, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu khi tích hợp từ bên thứ ba. Điều này đặc biệt quan trọng với dữ liệu tài chính và thông tin doanh nghiệp.

•  Hỗ trợ kỹ thuật một đầu mối

Doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với một đơn vị duy nhất khi cần hỗ trợ. Việc xử lý sự cố trở nên nhanh chóng, rõ ràng và trách nhiệm không bị chia sẻ giữa nhiều bên.

3. Giải pháp đồng bộ từ ThaisonSoft: Chữ ký số ECA & Hóa đơn điện tử E-invoice

Trong số các nhà cung cấp giải pháp công nghệ tại Việt Nam, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - ThaisonSoft là một trong những đơn vị uy tín, với hơn 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 100.000 doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.

Hệ sinh thái sản phẩm toàn diện của ThaisonSoft bao gồm:

• Chữ ký số ECA
• Hóa đơn điện tử E-invoice
• Phần mềm kê khai BHXH eBH
• Hợp đồng điện tử iContract
• Phần mềm khai thuế, hải quan, chứng từ thuế TNCN, văn phòng điện tử…

Các phần mềm do ThaisonSoft phát triển được đồng bộ hoàn toàn về mặt công nghệ, giao diện và bảo mật, giúp doanh nghiệp quản lý mọi nghiệp vụ tài chính, kế toán, hành chính,  pháp lý trên một nền tảng thống nhất.

Lợi ích nổi bật khi sử dụng bộ đôi ECA và E-invoice:

• Ký số và xuất hóa đơn dễ dàng
• Đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán, BHXH, hải quan, ngân hàng
• Hạn chế tối đa lỗi kỹ thuật do không tương thích
• Tiết kiệm chi phí triển khai, bảo trì, đào tạo nhân sự
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, từ một đầu mối duy nhất

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang chạy đua với tốc độ chuyển đổi số, việc lựa chọn những giải pháp công nghệ hiệu quả, ổn định và dễ triển khai là yếu tố sống còn. Đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử từ một nhà cung cấp không chỉ giúp giảm rủi ro kỹ thuật, mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành và bảo mật hệ thống.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện, đáng tin cậy, bộ đôi ECA và E-invoice từ ThaisonSoft là lựa chọn bạn không nên bỏ qua.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí

Nguyệt Nga