Ký nháy là một hình thức xác nhận văn bản, có vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện tính pháp lý của các văn bản hành chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết nguyên tắc ký nháy theo đúng chuẩn quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn ký nháy là gì và các nguyên tắc cần tuân thủ khi ký nháy. 

1. Quy định về chữ ký nháy như thế nào?

• Vị trí của chữ ký nháy: Ký nháy thường được đặt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, một số trường hợp ký nháy đặt ở cuối cùng của văn bản, nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Ngoài ra, đối với các văn bản hành chính, chữ ký nhát còn nằm ở vị trí cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. 
• Mục đích của chữ ký nháy: Nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra về độ chính xác của nội dung, hình thức trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình lên cho người có thẩm quyền cao hơn ký chính thức. 

Chỉ cần ký nháy tại một số vị trí theo yêu cầu.

• Hình thức của chữ ký nháy: Thông thường, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình mà chỉ cần ký tắt tại một số vị trí theo yêu cầu. 
• Theo quy định tại Mục II, Phụ lục I, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về chữ ký trong văn bản hành chính như sau: 

           +) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. 

           +) Người ký thực hiện ghi quyền hạn như sau:

• Người ký ký thay cho tập thể thì phải ghi chữ viết tắt TM vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên Cơ quan, tổ chức. 
• Người ký được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q” vào trước chức vụ của người đứng đầu của Cơ quan, tổ chức. 
• Người ký ký thay người đứng đầu Cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 
• Người ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu Cơ quan. 
• Người ký thừa ủy quyền thì phải ghi thêm chữ “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu Cơ quan, tổ chức. 

2. Trách nhiệm của người ký nháy như thế nào?

Người ký nháy có nhiệm vụ đọc, kiểm tra và xác nhận nội dung của văn bản trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức. Do đó, người ký nháy có trách nhiệm rất quan trọng. Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân nào soạn thảo, rà soát văn bản, hoặc xác nhận người đọc văn đã đã đọc hết toàn bộ nội dung trang mình ký nháy. 

 Người ký nháy có nhiệm vụ đọc, kiểm tra và xác nhận nội dung của văn bản.

Trong trường hợp nội dung văn bản có sai sót, người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức. Tuy nhiên, nếu cá nhân rà soát văn bản không đúng quy định, gây thiệt hại thì có thể bị áp dụng các hình thức kỷ luật, khiển trách nội bộ do Cơ quan đó áp dụng. 

3. Phân biệt ký nháy và ký chính thức

Ký nháy và ký chính thức có gì giống và khác nhau?

4. Phân loại chữ ký nháy

4.1. Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản

• Thường là chữ ký của người soạn thảo văn bản. 
• Mục đích: Nhằm xác định người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung của văn bản. 

4.2. Chữ ký nháy nằm ở phía dưới từng trang văn bản

• Mục đích: Tương tự như dấu giáp lai, việc ký nháy dưới từng trang nếu văn bản có nhiều trang dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản, tránh việc bị đánh tráo, thêm bớt nội dung. 
• Người ký nháy sẽ ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung. 

4.3. Ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Thường là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký.

Trên đây là một số nội dung cơ bản về chữ ký nháy trong các văn bản hành chính, hợp đồng. Việc ký nháy có vai trò quan trọng trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Do đó, việc thực hiện ký nháy theo đúng quy định sẽ góp phần đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của các văn bản hành chính.