Hiện nay, nộp báo cáo tài chính bằng phương thức điện tử đã trở thành hình thức phổ biến đối với hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều băn khoăn về việc khi nộp báo cáo tài chính có bắt buộc sử dụng chữ ký số hay không, hoặc có thể ký tay rồi tải bản scan lên hệ thống không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp băn khoăn này và phân tích các quy định pháp luật mới nhất, làm rõ vai trò của chữ ký số khi nộp báo cáo tài chính.

1. Hiểu rõ về báo cáo tài chính và chữ ký số

(1) Báo cáo tài chính là gì?

Theo Khoản 1, Điều 3, Luật Kế toán 2015, báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định nhằm phản ánh tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động của đơn vị.

Báo cáo tài chính là một trong những tài liệu bắt buộc mà doanh nghiệp phải lập và gửi cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

(2) Chữ ký số là gì? Vai trò của chữ ký số trong môi trường điện tử

Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số (theo Khoản 12, Điều 3, Luật giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024).

Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký tay (đối với cá nhân) hay con dấu (đối với doanh nghiệp, tổ chức) trong môi trường điện tử. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu  đối với các thông điệp dữ liệu được ký.

2. Giải đáp nộp báo cáo tài chính có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

(1) Nộp báo cáo tài chính bằng phương thức điện tử bắt buộc phải sử dụng chữ ký số

Đối với trường hợp doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo tài chính bằng phương thức điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc hệ thống điện tử của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hồ sơ điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hợp lệ.

Cụ thể, theo quy định tại Điều 19, Luật kế toán 2015 quy định chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy. 

Bên cạnh đó, tại Khoản 3, Điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2024 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số điện tử  như sau:

Như vậy, báo cáo tài chính được lập và gửi trên môi trường điện tử là một thông điệp dữ liệu.  Khi nộp báo cáo tài chính việc xác thực chủ thể ký được thực hiện thông qua chữ ký điện tử chuyên dùng đảm bảo an toàn hoặc chữ ký số đáp ứng quy định của pháp luật của doanh nghiệp đó. 

(2) Trường hợp nào nộp báo cáo tài chính không cần chữ ký số?

Nếu doanh nghiệp lập báo cáo tài chính bằng bản giấy, nộp trực tiếp cho cơ quan thuế có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật cho phép thì không  cần ký số.

Tuy nhiên, đối với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều phải thực hiện khai thuế và nộp báo cáo tài chính qua phương thức điện tử, chữ ký số gần như là điều kiện bắt buộc để hoàn tất thủ tục.

3. Điều kiện về chữ ký số dùng để ký nộp báo cáo tài chính

Theo Khoản 2, Điều 23, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký của cá nhân hoặc con dấu của cơ quan, tổ chức nếu đáp ứng các điều kiện chữ ký số an toàn theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, các điều kiện về chữ ký số an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP gồm:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Như vậy, khi ký nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế đơn vị, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số an toàn: đảm bảo chữ ký số trong thời gian còn hiệu lực, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định và chữ ký số chỉ chịu sự kiểm soát của đơn vị doanh nghiệp đó tại thời điểm ký.

4. Các chữ ký nào cần có trên báo cáo tài chính?

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 29, Luật Kế toán 2015, thì báo cáo tài chính của đơn vị phải có chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định. Các chữ ký bắt buộc bao gồm:

• Chữ ký của người lập báo cáo;
• Chữ ký của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu thuộc trường hợp phải ký);
• Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Khi thực hiện nộp điện tử, chữ ký số của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp thường được sử dụng để xác nhận và gửi hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận.

5. Doanh nghiệp nên lựa chọn chữ ký số như thế nào?

Để bảo đảm việc nộp báo cáo tài chính diễn ra thuận lợi, lựa chọn giải pháp nộp báo cáo tài chính online được đánh giá là giải pháp tối ưu. Theo đó, doanh nghiệp nên lựa chọn và sử dụng chữ ký số đáp ứng các tiêu chí:

• Được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng uy tín được Bộ thông tin và Truyền thông cấp phép. 
• Tương thích với hệ thống của cơ quan thuế, BHXH và các cổng dịch vụ công. 
• Hỗ trợ ký số trên nhiều nền tảng như máy tính, thiết bị di động và ký số từ xa.
• Có cơ chế bảo mật, xác thực đa lớp và lưu trữ an toàn.

Như vậy, theo các quy định hiện hành của Luật Giao dịch điện tử 2023 và pháp luật về kế toán, khi doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính bằng phương thức điện tử, việc sử dụng chữ ký số là yêu cầu cần thiết để xác thực chủ thể ký và bảo đảm giá trị pháp lý của hồ sơ. Chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục với cơ quan nhà nước một cách nhanh chóng mà còn bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và an toàn của dữ liệu trong môi trường số. 

Thu Hương