Sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là quy định bắt buộc với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Do đó, việc hiểu và nắm rõ các lưu ý sẽ giúp bạn sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả và đảm bảo tính pháp lý. Dưới đây là một số lưu ý về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. 

1. Thông tin cần biết về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được quy định rõ ràng, cụ thể như sau: Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. 

Chữ ký số bao gồm khóa bí mật dùng để ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số. 

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay, không phải tất cả các hóa đơn điện tử đều cần có chữ ký số để đảm bảo an toàn. Theo quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, bao gồm cả việc lập hóa đơn điện tử cho khách hàng ở nước ngoài khi mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. 

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, và bên mua, bên bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng được các điều kiện để ký số trên hóa đơn điện tử thì người bán lập hóa đơn điện tử có chữ ký số của người bán và gửi cho người mua. 

2. Lưu ý về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số lưu ý về việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần lưu ý: 

Cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số?

2.1. Chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín

Việc lựa chọn một nhà cung cấp chữ ký số uy tín là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử. Một nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chữ ký số của bạn được cấp phép hợp pháp, có tính bảo mật cao và được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp bạn tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

2.2. Bảo mật thông tin

Để bảo vệ thông tin chữ ký số, người dùng nên thực hiện một số biện pháp sau: Đặt mật khẩu mạnh, kết hợp chữ cái in hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt; thường xuyên thay đổi mật khẩu; bảo quản token ở nơi an toàn, tránh xa tầm tay của người khác; cài đặt phần mềm diệt virus và cập nhật thường xuyên; không truy cập vào các trang web không đáng tin cậy và không mở các file đính kèm từ email lạ. 

2.3. Chủ thể của chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chủ thể của chữ ký số trên hóa đơn điện tử có thể là cá nhân hoặc đại diện pháp luật của tổ chức, tùy thuộc vào tính chất của người bán. Mục tiêu chung của việc sử dụng chữ ký số là đảm bảo tính xác thực, minh bạch và pháp lý cho các giao dịch điện tử, đồng thời giảm thiểu rủi ro gian lận

2.4. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo an toàn

• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký. 
• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai trên chứng thư số đó. 
• Chữ ký số phải được một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số sau đây cung cấp: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức.

2.5. Các trường hợp hóa đơn điện tử không cần sử dụng chữ ký số

• Hóa đơn bán lẻ xăng dầu cho các cá nhân không kinh doanh. 
• Hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, trừ tem, vé, thẻ do Cơ quan thuế cấp mã. 
• Hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. 
• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống TMĐT lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh. 

3. Cách tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số an toàn, còn hiệu lực sử dụng theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, máy tính cần cài đặt sẵn phần mềm đọc thông tin trên Token chuyên dụng và phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Dưới đây là các bước để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử:

Cách tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống chữ ký số đang sử dụng

Người dùng cắm USB Token vào máy tính cá nhân, sau đó đăng nhập trình quản lý chữ ký số đã được cài đặt trên máy tính. 

Bước 2: Chọn chức năng ký số

Người dùng chọn hóa đơn cần ký số, sau đó, thực hiện theo các bước sau: 

• Chọn chứng thư số để cài đặt ký số hóa đơn. 
• Chọn “Ký số” để thực hiện ký số hóa đơn điện tử đã chọn. 

Trên đây mà một số lưu ý quan trọng cần biết khi thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho quý độc giả để thực hiện ký số theo đúng quy định. Nếu còn bất kỳ điều gì thắc mắc, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.

Nguyệt Nga