Sự phát triển của công nghệ số dẫn đến nhiều thay đổi trong nhu cầu và thói quen hoạt động quản lý và giao dịch của các chủ thể kinh doanh. Theo đó, chữ ký số - USB Token được sử dụng phổ biến và trở thành công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử điện tử an toàn. 

Chữ ký số - USB Token.

1. Chữ ký số USB Token chiếm ưu thế trong giao dịch điện tử

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử, chúng thay thế cho chữ ký tay đối với cá nhân hoặc con dấu của tổ chức. Các văn bản điện tử được ký chữ ký số nhằm đảm bảo giao dịch có tính pháp lý chặt chẽ. 

Các loại chữ ký số hiện nay gồm có: chữ ký số USB Token; chữ ký số Smart Card; chữ ký số HSM; chữ ký số từ xa. Trong đó, chữ ký số USB Token là chữ ký số được ưa chuộng, sử dụng phổ biến do phù hợp với nhiều cá nhân, tổ chức chi phí hợp lý. 

Hiện nay các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số đều cung cấp chữ ký số dưới dạng chữ ký số USB Token. 

Ví dụ:

• Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp chữ ký số USB Token (E-CA)
• Công ty Cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam cung cấp chữ ký số USB Token (EFY-CA)
• Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam cung cấp chữ ký số USB Token và Remote Signing (VNPT-CA)
• Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội cung cấp chữ ký số  USB Token Sim PKI, Remote Signing (Viettel-CA)
• Công ty Cổ phần Công nghệ thẻ Nacencom cung cấp chữ ký số USB Token, Remote Signing (CA2)
• Công ty Cổ phần Bkav cung cấp chữ ký số USB Token, Remote Signing (BkavCA)
• Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT cung cấp chữ ký số USB Token, Remote Signing (FPT-CA)

Có thể thấy nhu cầu sử dụng chữ ký số USB Token cao hơn hẳn so với các loại chữ ký số khác và được cung cấp bởi tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. 

2. Chữ ký số USB Token thể hiện dưới dạng thiết bị USB

Chữ ký số USB Token là phần cứng của chữ ký số và biểu hiện dưới dạng thiết bị USB dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng. Trong đó:

• Khóa công khai (Public Key): đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
• Khóa bí mật (Private Key): đây là thông tin bí mật của khách hàng, được dùng để tạo ra Chữ ký số. Bản chất của việc sử dụng thiết bị USB Token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.

Đặc điểm của USB Token.

Đặc điểm của USB Token:

Trong chữ ký số USB Token được cấp cho các thuê bao (các cá nhân, đơn vị có nhu cầu sử dụng) sẽ lưu giữ khóa bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao, có đặc điểm:

• Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32 bit).
• Phù hợp với người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng ký với lưu lượng vừa phải.
• Mỗi USB Token có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới của Token và được gắn duy nhất với một khách hàng

Khi nhấn nút trên USB Token một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện (gồm 6 chữ số hiện ra trên màn hình phía trên Token) và thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian nhất định (30 giây hoặc 60 giây). 

Mỗi một mã số của USB Token chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch tại một thời điểm nhất định và mỗi khách hàng cụ thể. Chuỗi số được tạo ra theo thuật toán rất phức tạp mà cho đến nay chưa có trường hợp nào bẻ khóa thành công. 

3. Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số USB Token

Khi sử dụng chữ ký số USB Token doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý một số các vấn đề sau để đảm bảo quá trình ký số được diễn ra thuận lợi đồng thời  giao dịch hợp lệ và an toàn có giá trị pháp lý.

3.1 Thay đổi mã pin của nhà cung cấp khi sử dụng 

Trên thực tế, khi bắt đầu sử dụng chữ ký số các cá nhân, đơn vị đều sẽ phải nhập mã pin của nhà cung cấp (tùy theo nhà cung cấp Chữ ký số mà mã pin được cài đặt mặc định ban đầu là khác nhau).

Ví dụ: 

• Với VINA-CA thì mã pin là 12345678, 
• Với VNPT thì mã pin là 12345678, 
• Với Viettel thì mã pin là viettel-ca,… 

Khi nhận bàn giao thiết bị USB Token, trong lần đầu sử dụng thì cá nhân, đơn vị sử dụng nên thay đổi mã pin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kinh doanh. Mã pin này người dùng cần ghi nhớ và bắt buộc phải nhập mỗi khi sử dụng để ký số.

Trong quá trình sử dụng, nếu nhập sai mã pin 5 lần, USB Token sẽ bị khóa. Trong trường hợp bị khóa người dùng sẽ phải liên hệ với nhà cung cấp Chữ ký số để được hỗ trợ setup lại mã pin để tiếp tục sử dụng. Điều này tạo hành lang an toàn bảo mật được siết chặt.

Sử dụng chữ ký số USB Token để ký nộp thuế điện tử. 

3.2 Gia hạn chữ ký số USB Token khi hết hạn 

Khi chữ ký số USB Token hết hạn người dùng buộc phải gia hạn chữ ký số để có thể sử dụng tiếp dịch vụ. Trường hợp không gia hạn chữ ký số sẽ không được chấp nhận cá nhân, doanh nghiệp sẽ không thể sử dụng ký số. 

Thông thường khi sắp hết hạn sẽ có thông báo từ nhà cung cấp để người dùng có thể gia hạn kịp thời đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.

3.3 Nghiệp vụ có thể dùng USB Token để ký số

USB Token có thể dùng để ký số trong hầu hết các nghiệp vụ của đơn vị, doanh nghiệp. Cụ thể:

a) Đối với doanh nghiệp 

Chữ ký số USB Token có thể sử dụng để ký số trong hoạt động: 

• Đăng ký kinh doanh
• Hóa đơn điện tử
• Kê khai, nộp thuế điện tử/ Bảo hiểm xã hội điện tử/ Hải quan điện tử
• Chứng từ trong giao dịch điện tử nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi
• Ký hợp đồng kinh tế/ hợp đồng lao động điện tử

b) Đối với các đơn vị Hành Chính Nhân Sự

Chữ ký số USB Token có thể sử dụng để ký số trong hoạt động: 

• Ký số trên hóa đơn điện tử/Biên lai điện tử
• Kê khai, nộp thuế điện tử
• Khai Bảo hiểm xã hội/ Hải quan điện tử
• Thực hiện nghiệp vụ trên Dịch vụ công của Kho bạc https://vst.mof.gov.vn 
• Nộp Báo cáo tài chính cho Kho Bạc https://bctcnn.vst.mof.gov.vn 
• Ký các chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, Phiếu thu, Phiếu chi
• ký hợp đồng lao động/ hợp đồng kinh tế điện tử

c) Đối với cá nhân

Không chỉ hữu ích đối với tổ chức, đối với cá nhân Chữ ký số USB Token cũng vô cùng hữu ích. Các cá nhân đăng ký chữ ký số USB Token có thể sử dụng để ký số trong hoạt động như: 

• Kê khai, quyết toán thuế Thu nhập cá nhân điện tử
• Giao dịch ngân hàng, tín dụng
• Chứng khoán điện tử
• Ký văn bản điện tử
• Sử dụng ký hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động điện tử

Trên đây là một vài thông tin về chữ ký số - USB Token trong giao dịch điện tử và những điều cần lưu ý. Để lựa chọn được chữ ký số phù hợp các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp có thể liên hệ đến đường dây nóng miền Bắc: 1900.4767 hoặc Miền Nam: 1900.4768 để được hỗ trợ tốt nhất.