Gia hạn chứng thư số là bước cần thiết để đảm bảo các giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức diễn ra liên tục và đúng pháp luật. Đặc biệt, đối với người có thẩm quyền đại diện pháp luật, việc gia hạn đúng hạn giúp duy trì tính pháp lý, bảo mật thông tin và tránh gián đoạn khi thực hiện ký số trên các hệ thống công. Bài viết dưới đây chữ ký số ECA sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục thực hiện.

1. Vai trò và lý do cần gia hạn chứng thư số

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chứng thư số đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực danh tính và bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức. Đây là công cụ bắt buộc khi thực hiện các thủ tục như kê khai thuế, ký văn bản điện tử, nộp hồ sơ hành chính công hoặc đấu thầu qua mạng.

Đặc biệt, đối với người có thẩm quyền đại diện cho tổ chức hoặc cơ quan, chứng thư số còn là "chữ ký điện tử pháp lý", thể hiện trách nhiệm của đơn vị đối với nội dung văn bản đã ký. Vì vậy, việc duy trì hiệu lực của chứng thư số là yêu cầu bắt buộc để không làm gián đoạn hoạt động hành chính và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, chứng thư số chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định (thường từ 1 đến 3 năm). Khi sắp hết hạn, tổ chức và cá nhân cần thực hiện thủ tục gia hạn chứng thư số để tiếp tục sử dụng dịch vụ mà không phải đăng ký mới. Việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị đúng hồ sơ sẽ giúp quá trình gia hạn diễn ra nhanh chóng, tránh bị gián đoạn sử dụng trong các hệ thống nghiệp vụ quan trọng.

2. Thủ tục gia hạn chứng thư số cho người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức

2.1. Trình tự thực hiện

Thủ tục gia hạn chứng thư số bắt đầu từ cá nhân là người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, hoặc người có chức danh nhà nước. Người này cần lập văn bản đề nghị gia hạn theo Mẫu 02, có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp, và gửi đến Người quản lý thuê bao của đơn vị.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Người quản lý thuê bao sẽ xem xét trên cơ sở đảm bảo an toàn và xác thực thông tin trong giao dịch điện tử của cơ quan, tổ chức. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Người quản lý thuê bao sẽ lập danh sách thuê bao đề nghị gia hạn và gửi tới Cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng thực và Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin theo phân cấp như sau:

• Cục Cơ yếu - Bộ Tổng Tham mưu (Bộ Quốc phòng): Tiếp nhận yêu cầu từ tổ chức, cá nhân trong Quân đội nhân dân
  Địa chỉ: Số 7 Nguyễn Tri Phương, Ba Đình, Hà Nội
  Email: cybqp@bcy.gov.v
• Cục Cơ yếu - Bộ Công an: Tiếp nhận yêu cầu từ tổ chức, cá nhân trong Công an nhân dân
  Địa chỉ: Số 44 Yết Kiêu, Hoàn Kiếm, Hà Nội
  Email: cybca@bcy.gov.vn
• Cục Cơ yếu - Bộ Ngoại giao: Tiếp nhận yêu cầu từ tổ chức, cá nhân thuộc Bộ Ngoại giao
  Địa chỉ: Số 1 Tôn Thất Đàm, Ba Đình, Hà Nội
  Email: cybng@bcy.gov.vn
• Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền (Ban Cơ yếu Chính phủ): Tiếp nhận yêu cầu từ tất cả các đối tượng còn lại không thuộc ba nhóm trên
  Địa chỉ: Số 60 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
  Email: cydcq@bcy.gov.vn

2.2. Thời gian giải quyết

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu hợp lệ, Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin sẽ thực hiện gia hạn chứng thư số và thông báo kết quả cho Người quản lý thuê bao và Cơ quan tiếp nhận.

Nếu hồ sơ không đủ điều kiện, cơ quan này sẽ trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối gia hạn để người nộp biết và bổ sung kịp thời.

Tổng thời gian xử lý hồ sơ gia hạn là 06 ngày làm việc, trong đó:

• 03 ngày dành cho Người quản lý thuê bao xử lý và gửi hồ sơ.
• 03 ngày dành cho Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin hoặc Ban Cơ yếu Chính phủ xử lý và phản hồi.

2.3. Yêu cầu và điều kiện gia hạn

Theo quy định, chứng thư số chỉ được đề nghị gia hạn một lần duy nhất và chỉ khi còn ít nhất 60 ngày hiệu lực tại thời điểm đề nghị. Ngoài ra, hồ sơ phải có đầy đủ văn bản đề nghị hợp lệ, được Người quản lý thuê bao phê duyệt, mới đủ điều kiện chuyển tiếp đến cơ quan chức năng xử lý.

2.4. Hình thức nộp hồ sơ

Cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn một trong ba hình thức để nộp hồ sơ gia hạn:

• Trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận
  
  
• Trực tuyến qua hệ thống điện tử
  
  
• Thông qua dịch vụ bưu chính

Việc lựa chọn hình thức linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian, phù hợp với nhu cầu và điều kiện làm việc của từng cơ quan, đơn vị.

3. Lưu ý khi gia hạn chứng thư số cho người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức

Để quá trình gia hạn chứng thư số diễn ra thuận lợi, cơ quan, tổ chức cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Thực hiện gia hạn sớm trước khi hết hạn

Cơ quan nên chủ động theo dõi thời hạn để thực hiện thủ tục trước thời điểm hết hạn khoảng 2-3 tháng, tránh tình trạng chứng thư bị vô hiệu khiến các giao dịch điện tử bị gián đoạn.

• Đảm bảo hồ sơ cần đầy đủ và chính xác

Văn bản đề nghị gia hạn theo Mẫu 02 phải có đủ chữ ký, dấu của người có thẩm quyền và xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp. Thông tin cá nhân, mã định danh, tên tổ chức phải trùng khớp với dữ liệu đã đăng ký ban đầu. Nếu có thay đổi về người đại diện pháp luật hoặc thông tin liên hệ, cần cập nhật kịp thời trước khi gia hạn.

•  Phân loại đúng nhóm cơ quan tiếp nhận

Việc gửi hồ sơ sai cơ quan tiếp nhận sẽ gây chậm trễ hoặc bị trả lại hồ sơ. Do đó, hãy xác định đúng đơn vị mình thuộc nhóm nào: Quân đội, Công an, Ngoại giao hay các cơ quan hành chính địa phương, để gửi hồ sơ đúng địa chỉ email hoặc địa điểm tiếp nhận tương ứng.

• Linh hoạt lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp

Trong bối cảnh chuyển đổi số, nộp hồ sơ trực tuyến đang là hình thức được khuyến khích do tiết kiệm thời gian, dễ theo dõi trạng thái xử lý và giảm rủi ro hồ sơ thất lạc. Tuy nhiên, cơ quan vẫn có thể linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp nhất: trực tiếp, qua mạng hoặc bằng đường bưu chính.

Việc gia hạn chứng thư số cho người có thẩm quyền là thủ tục bắt buộc để đảm bảo hoạt động ký số của cơ quan, tổ chức được diễn ra liên tục, hợp pháp và an toàn. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết ở trên, quý độc giả có thể chủ động thực hiện đúng quy trình, hồ sơ và thời hạn quy định, tránh phát sinh sai sót không đáng có.

Nguyệt Nga