Từ 1/6/2025, nhiều hộ kinh doanh sẽ phải sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Vậy loại hoá đơn điện tử này có yêu cầu hộ kinh doanh phải ký số không? Để trả lời cho câu hỏi trên, mời quý khách theo dõi bài viết phân tích từ ECA dưới đây.

1. Quy định sử dụng hoá đơn điện tử hộ kinh doanh

Quy định hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử.

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng – như siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, quán ăn, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, giải trí, chiếu phim, và các loại hình phục vụ cá nhân khác (theo phân loại của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) – nếu thuộc một trong ba trường hợp dưới đây, sẽ phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được phát hành từ máy tính tiền:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán với doanh thu hằng năm vượt mức 1 tỷ đồng;
• Hộ kinh doanh đang sử dụng thiết bị máy tính tiền để thực hiện giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
• Hộ kinh doanh có quy mô doanh thu và số lượng lao động đạt ngưỡng cao nhất theo tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ (theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa), đồng thời phải thực hiện chế độ kế toán và khai thuế theo phương pháp kê khai.

Như vậy, những hộ kinh doanh đáp ứng tiêu chí trên sẽ bắt buộc phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu tới cơ quan Thuế.

2. Hộ kinh doanh xuất hoá đơn điện tử có bắt buộc phải ký số không?

Hoá đơn điện tử hộ kinh doanh có phải ký số không?

Mặc dù chữ ký số mang lại nhiều tiện ích, nhưng đối với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, việc áp dụng chữ ký số khi xuất hóa đơn chưa phải là yêu cầu bắt buộc. Theo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền có thể lưu ý các điểm sau:

• Hóa đơn được in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Việc gắn chữ ký số trên hóa đơn này không bắt buộc;
• Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn in từ máy tính tiền (hoặc bản sao, hoặc thông tin tra cứu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) vẫn được công nhận là chi phí hợp lệ để tính nghĩa vụ thuế.

Vì vậy, trong trường hợp sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, hộ kinh doanh không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn điện tử.

3. Hộ kinh doanh có cần mua chữ ký số không?

Vai trò của chữ ký số với hộ kinh doanh.

Mặc dù theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chưa bắt buộc phải gắn chữ ký số, nhưng việc đầu tư vào chữ ký số từ sớm mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cả về quản lý, pháp lý lẫn khả năng mở rộng hoạt động kinh doanh.

3.1 Sử dụng trong các thủ tục dịch vụ công trực tuyến

Do các yêu cầu về kê khai thuế, bảo hiểm xã hội đối với hộ kinh doanh, chữ ký số không chỉ dùng để ký hóa đơn mà còn có thể sử dụng thay chữ ký tay trong các hoạt động:

• Thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh trực tuyến;
• Kê khai thuế, nộp thuế điện tử nhanh chóng, không cần đến cơ quan thuế;
• Ký các văn bản điện tử với đối tác, khách hàng một cách hợp pháp;
• Giao dịch với ngân hàng, bảo hiểm xã hội, các cơ quan nhà nước thông qua cổng dịch vụ công.

3.2 Hỗ trợ quản lý nội bộ và lưu trữ chứng từ

Ngoài ký các giao dịch, chữ ký số còn giúp hộ kinh doanh chuyển đổi chứng từ, các tài liệu từ giấy sang điện tử. Sử dụng chữ ký số trong quy trình quản lý hộ kinh doanh sẽ giúp:

• Giúp hệ thống hóa, tra cứu và kiểm soát tài liệu dễ dàng hơn;
• Giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng giấy tờ;
• Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra từ các cơ quan chức năng một cách minh bạch, nhanh gọn.

Hiện nay, chi phí mua chữ ký số cho hộ kinh doanh khá hợp lý (chỉ hơn 1 triệu đồng mỗi năm). Đổi lại, hộ kinh doanh sử dụng sẽ rút ngắn nhiều thời gian, công sức khi thức hiện nhiều thủ tục và giao dịch trực tuyến. Đây không chỉ là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư xứng đáng để bước đầu dịch chuyển sang nền kinh tế số.

Để được tư vấn thêm về chữ ký số, hộ kinh doanh vui lòng liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng ECA ngay hôm nay theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng