Đối với hộ kinh doanh, việc kê khai và nộp thuế điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi, đặc biệt trong bối cảnh nhiều thủ tục về thuế đã được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số. Tuy nhiên, hộ kinh doanh có phải sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử không? Bài viết dưới đây chữ ký số ECA sẽ làm rõ quy định của pháp luật hiện hành về vấn đề này.

1. Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng chữ ký số để kê khai thuế điện tử không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, không phải mọi trường hợp hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế điện tử đều bắt buộc phải sử dụng chữ ký số. Tùy theo phương thức kê khai thuế mà hộ kinh doanh đó đang áp dụng có thể sử dụng chữ ký số hoặc các phương thức xác thực điện tử khác theo quy định.

Để xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phải sử dụng chữ ký số không cần căn cứ vào các văn bản pháp lý bao gồm:

• Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15) ngày 10/12/2025;
• Nghị định số 68/2026/NĐ-CP ngày 5/3/2026 quy định về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
• Thông tư 18/2026/TT-BTC ngày  ngày 5/3/2026 quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh;
• Thông tư số 19/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (bắt buộc sử dụng chữ ký số để khai thuế điện tử)

Phương pháp kê khai là phương pháp khai thuế, tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu thực tế phát sinh theo kỳ tháng hoặc quý. 

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô lớn;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đáp ứng quy mô lớn nhưng lựa chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Người nộp thuế nộp thuế theo phương pháp kê khai phải có chữ ký số và thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế phải thực hiện chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn điện tử khi xuất hàng hóa, dịch vụ. Theo đó, hộ kinh doanh bắt buộc phải có chữ ký số đảm bảo an toàn để thực hiện đồng thời hai nhiệm vụ: 

• Ký hóa đơn điện tử phát hành.
• Ký nộp tờ khai thuế định kỳ (tháng/quý) trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh có doanh thu chưa đến ngưỡng nộp thuế (không bắt buộc có chữ ký số)

Hộ kinh doanh có doanh thu chưa đến ngưỡng nộp thuế (doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm) thực hiện kê khai theo quy định và không cần phải sử dụng đến chữ ký số khi kê khai.

Có 2 cách nộp không cần đến chữ ký số:

• Nộp trực tuyến: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại để nộp tờ khai điện tử.
• Nộp trực tiếp: In mẫu tờ khai, điền đầy đủ thông tin và trực tiếp nộp tại bộ phận một cửa tại Chi Cục Thuế quận/huyện nơi bạn đặt địa điểm kinh

Trường hợp hộ kinh doanh chưa đến ngưỡng nộp thuế nhưng có phát sinh nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì cần sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn.

2. Khi nào hộ kinh doanh cần sử dụng chữ ký số?

Trên thực tế, chữ ký số vẫn là phương thức xác thực phổ biến khi hộ kinh doanh thực hiện nhiều giao dịch điện tử với cơ quan thuế, đặc biệt trong các trường hợp:

• Kê khai thuế điện tử trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
• Nộp hồ sơ khai thuế trực tuyến.
• Nộp thuế điện tử qua ngân hàng.
• Lập và phát hành hóa đơn điện tử.
• Thực hiện các thủ tục hoàn thuế hoặc các giao dịch điện tử khác yêu cầu xác thực bằng chữ ký số.

Chữ ký số đáp ứng các quy định của pháp luật về an toàn sẽ thay thế cho chữ ký tay, con dấu trong môi trường số. Theo đó, đối với mỗi giao dịch điện tử có ký số, hộ kinh doanh có thể hoàn toàn yên tâm về giá trị pháp lý và hạn chế tối đa các rủi ro có thể gặp phải.

3. Hộ kinh doanh nên đăng ký chữ ký số hay không?

Mặc dù không phải mọi giao dịch thuế điện tử đều bắt buộc sử dụng chữ ký số, nhưng việc hộ kinh doanh đăng ký sử dụng chữ ký số vẫn là giải pháp được nhiều chuyên gia khuyến khích.

Đối với hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế thường xuyên hoặc thực hiện nhiều giao dịch với cơ quan thuế, chữ ký số giúp quá trình ký hồ sơ diễn ra nhanh chóng, bảo đảm tính pháp lý và hạn chế phát sinh thủ tục bổ sung hồ sơ.

Ngoài ra, chữ ký số còn được sử dụng trong nhiều giao dịch điện tử khác như bảo hiểm xã hội, hải quan điện tử, đấu thầu qua mạng, ký hợp đồng điện tử, ký văn bản điện tử và nhiều thủ tục hành chính công trực tuyến.

Trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia và hiện đại hóa ngành thuế, việc áp dụng công nghệ vào quản lý và kê khai thuế đang được triển khai mạnh mẽ. Ứng dụng chữ ký số sẽ tạo lợi thế cho hộ kinh doanh mở rộng quan hệ hợp tác nắm bắt cơ hội là một trong những lợi thế quan trọng nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.

Hiện nay, Luật quản lý thuế 2026 (có hiệu lực từ 1/7/2026) không quy định mọi trường hợp kê khai thuế điện tử đều bắt buộc phải sử dụng chữ ký số, nhưng đối với nhiều thủ tục và dịch vụ thuế điện tử, chữ ký số vẫn là phương thức xác thực phổ biến và được áp dụng rộng rãi. Do đó, hộ kinh doanh định hướng phát triển và mở rộng nên chủ động trang bị chữ ký số để thuận tiện trong quá trình kê khai, nộp thuế, sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Thu Hương