Quyết toán thuế là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp và nhiều cá nhân phải thực hiện theo quy định. Nhiều người băn khoăn liệu có bắt buộc sử dụng chữ ký số hay không? Trên thực tế, câu trả lời không giống nhau đối với mọi đối tượng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ. 

1. Quyết toán thuế có cần chữ ký số không?

Việc có cần sử dụng chữ ký số khi quyết toán thuế hay không phụ thuộc vào đối tượng thực hiện và phương thức nộp hồ sơ.

1.1. Đối với doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện quyết toán thuế điện tử, doanh nghiệp thường phải ký điện tử trên hồ sơ trước khi gửi đến cơ quan thuế. Chữ ký số đóng vai trò xác thực người nộp hồ sơ, đồng thời bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình truyền nhận.

Các hồ sơ doanh nghiệp thường thực hiện ký điện tử gồm:

• Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của tổ chức chi trả thu nhập.
• Báo cáo tài chính và các phụ lục gửi kèm (nếu thực hiện bằng phương thức điện tử).
• Các tờ khai, báo cáo khác thuộc phạm vi giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Do đó, nếu doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế thì cần chuẩn bị chữ ký số còn hiệu lực để hoàn tất việc ký và gửi hồ sơ.

1.2. Đối với cá nhân

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc sử dụng chữ ký số không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi trường hợp. Hiện nay, cá nhân có thể đăng nhập hệ thống bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc phương thức xác thực khác mà hệ thống hỗ trợ để thực hiện thủ tục quyết toán theo quy định. Vì vậy, không phải mọi cá nhân đều cần mua hoặc đăng ký chữ ký số khi quyết toán thuế.

1.3. Vì sao doanh nghiệp cần chữ ký số khi quyết toán thuế?

Trong giao dịch điện tử, chữ ký số giúp xác thực chủ thể gửi hồ sơ đến cơ quan thuế, đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi sau khi ký, xác nhận ý chí của doanh nghiệp đối với nội dung hồ sơ điện tử và hoàn tất quy trình nộp hồ sơ theo yêu cầu của hệ thống.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện quyết toán thuế trực tuyến mà không cần nộp hồ sơ giấy trong nhiều trường hợp theo quy định.

2. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số khi quyết toán thuế điện tử

Để việc quyết toán thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiểm tra chữ ký số trước khi thực hiện.

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Doanh nghiệp lập đầy đủ hồ sơ quyết toán theo quy định, bao gồm tờ khai, báo cáo tài chính, các phụ lục và tài liệu liên quan (nếu có).

Đồng thời kiểm tra:

• Chữ ký số còn hiệu lực.
• Máy tính nhận USB Token hoặc ứng dụng chữ ký số từ xa hoạt động bình thường.
• Tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế có thể đăng nhập.

Bước 2. Đăng nhập hệ thống của cơ quan thuế

Truy cập hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan thuế và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp. Sau khi đăng nhập thành công, lựa chọn chức năng nộp hồ sơ quyết toán thuế theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 3. Tải hồ sơ lên hệ thống

Chọn tệp hồ sơ quyết toán đã chuẩn bị và tải lên hệ thống.

Trước khi ký điện tử, doanh nghiệp nên kiểm tra lại các thông tin như:

• Kỳ quyết toán.
• Thông tin người nộp thuế.
• Các phụ lục đính kèm.
• Nội dung hồ sơ.
• Việc rà soát kỹ sẽ giúp hạn chế phải nộp hồ sơ bổ sung hoặc điều chỉnh sau này.

Bước 4. Ký điện tử bằng chữ ký số

Sau khi hồ sơ hợp lệ, thực hiện ký điện tử. Người dùng kết nối thiết bị với máy tính, chọn chứng thư số của doanh nghiệp và nhập đúng mã PIN để xác nhận ký. Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ cho phép gửi hồ sơ đến cơ quan thuế.

Bước 5. Theo dõi kết quả xử lý

Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên tra cứu trạng thái xử lý để biết hồ sơ đã được tiếp nhận hay chưa và theo dõi các thông báo từ cơ quan thuế nếu cần bổ sung hoặc điều chỉnh.

3. Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số để quyết toán thuế

Trong quá trình quyết toán thuế điện tử, một số lỗi kỹ thuật có thể khiến hồ sơ không được gửi thành công hoặc bị chậm xử lý. Do đó, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau.

• Kiểm tra thời hạn chữ ký số

Chứng thư số hết hạn là nguyên nhân phổ biến khiến hệ thống không cho phép ký điện tử. Doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn sử dụng và gia hạn trước khi bước vào kỳ quyết toán.

• Kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi ký

Chữ ký số giúp bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Vì vậy, cần rà soát kỹ toàn bộ thông tin trước khi thực hiện ký điện tử để tránh phải lập hồ sơ điều chỉnh.

• Một số lỗi thường gặp: Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như:
• Chữ ký số hết hạn.
• Nhập sai mã PIN nhiều lần.
• Máy tính không nhận USB Token.
• Thiếu phần mềm hoặc tiện ích ký số.
• Hồ sơ điện tử chưa đầy đủ hoặc đính kèm sai định dạng.
• Đã ký thành công nhưng chưa gửi hồ sơ lên hệ thống.

Việc chuẩn bị đầy đủ trước khi thực hiện sẽ giúp hạn chế những sự cố này và bảo đảm hồ sơ được tiếp nhận đúng thời hạn.

Tóm lại, quyết toán thuế có cần chữ ký số không phụ thuộc vào đối tượng thực hiện. Đối với doanh nghiệp, chữ ký số là công cụ quan trọng để ký điện tử và gửi hồ sơ quyết toán thuế trên hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan thuế. Trong khi đó, đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc sử dụng chữ ký số không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi trường hợp.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp số, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hiện cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ECA dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Chữ ký số ECA đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, hỗ trợ ký điện tử trong quá trình quyết toán thuế, kê khai thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hải quan, dịch vụ công và nhiều giao dịch điện tử khác. Nếu đang tìm kiếm một giải pháp ký số an toàn, thuận tiện và dễ triển khai, bạn có thể tìm hiểu thêm các dịch vụ tại website nhé.

Nguyệt Nga