Không ký được chữ ký số là một lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Việc xuất hiện lỗi này khiến quá trình giao dịch và kinh doanh bị gián đoạn. Cùng ECA tìm hiểu về 5 nguyên nhân khiến doanh nghiệp không thể ký được chữ ký số và cách xử lý nhé!

Không ký được chữ ký số gây gián đoạn giao dịch.

1 Mô hình và cách hoạt động của chữ ký số

Trước khi đi sâu tìm hiểu về các nguyên nhân phổ biến gây nên lỗi “không ký được chữ ký số”, doanh nghiệp cần hiểu về cách hoạt động và các thành phần tạo nên chữ ký số.

1.1 Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là loại chữ ký điện tử được mã hoá bảo mật. Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP có định nghĩa về chữ ký số như sau:

"Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.

1.2 Cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số sử dụng một mã khóa công khai (PKC). Hệ thống được sử dụng cung cấp PKC gọi là cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI). Về cơ bản, chữ ký số yêu cầu người dùng cần có một cặp khoá công khai và riêng tư được liên kết với nhau. Quá trình ký tạo ra một mã hoá điện tử và nhúng vào tài liệu.

Chữ ký số gồm một cặp khóa được một khóa công khai (Public Key) và một khóa bí mật (Private Key). Về cấu tạo, chữ ký số bao gồm phần cứng và phần mềm:

• Phần cứng là USB Token có chứa khoá bí mật, được bảo mật bằng mã PIN và dưới quyền sở hữu của người ký.
• Phần mềm là chứng thư số chứa thông tin về chủ thể của chữ ký số, mã khoá công khai.

Hiểu được cấu tạo và cách hoạt động của chữ ký số sẽ giúp người sử dụng dễ dàng phân loại và tìm ra nguyên nhân cho vấn đề không ký được chữ ký số.

2 Nguyên nhân không ký được chữ ký số

Tìm hiểu về 5 nguyên nhân phổ biến nhất và cách doanh nghiệp có thể tự xử lý vấn đề “không ký được chữ ký số” trong phần tiếp theo của bài viết.

2.1 Không ký được chữ ký số do lỗi thiết bị phần cứng

Thỉnh thoảng, do kết nối giữa thiết bị có thể khiến máy tính không nhận USB Token dẫn đến không ký được chữ ký số.

Kiểm tra kết nối giữa USB token với máy tính.

Để giải quyết, hãy thử tháo USB token ra cắm đến các cổng USB khác trên máy tính xem có nhận không. Có thể do hỏng cổng kết nối từ USB đến máy tính hoặc USB token chưa được bạn kết nối đến máy tính.

Một số biện pháp như thay cổng USB mới, kết nối USB Token vào máy tính để có thể truy xuất dữ liệu hoặc thậm chí, cài đặt lại USB Token sẽ có thể được áp dụng.

2.2 Không ký được chữ ký số do lỗi thiết bị phần mềm

Để chữ ký số hoạt động, cần có sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, nếu trên máy tính dùng để ký thiếu một số phần mềm liên quan cũng có thể dẫn đến lỗi khi ký.

Trường hợp máy tính chưa nhận Driver của USB Token: 

Đây là do một số nhà cung cấp không tích hợp sẵn driver bên trong hoặc driver bị lỗi. Theo đó, Quý khách hàng cần lên website nhà cung cấp để cài driver và giải nén về máy. Trong trường hợp vẫn xảy ra lỗi, cần liên hệ lại nhà cung cấp để họ kịp thời xử lý.

Trường hợp do chưa cài đặt IE Tab trên trình duyệt Chrome và phần mềm Java: 

Người dùng phải cài đặt IE tab lại trên trình duyệt Chrome, Cốc Cốc… và cập nhật lại Java khi cần thiết.

2.3 Không ký được chữ ký số do sử dụng không đúng cách

Nhiều trường hợp không ký được chữ ký số có thể xuất phát từ người sử dụng thao tác sai dẫn đến phát sinh lỗi.

• Người ký quên chưa cắm hoặc máy tính chưa nhập USB Token: 

Tiến hành cắm lại thiết bị Token, hoặc khởi động lại máy rồi ký thử lại.

• Người ký sử dụng nhầm USB Token của chữ ký số khác nhau: 

Cần kiểm tra lại thông tin USB Token đúng với chữ ký số của nhà cung cấp đăng ký và thử lại.

• Người dùng gõ sai mã pin: 

Trước khi nhập mã pin, hãy kiểm tra xem mã pin gõ nhầm không, có đang bật Caps Lock và gõ tiếng Việt không, nếu có thì tắt đi. Hãy cẩn thận, tránh thử sai mã PIN nhiều lần dẫn đến bị khóa Token.

2.4 Không ký được chữ ký số do ký sai định dạng file

Việc doanh nghiệp sử dụng nhiều định dạng văn bản khác nhau hoặc sử dụng định dạng chưa được cài đặt trên máy tính cũng có thể dẫn đến lỗi không ký được chữ ký số. 

Ví dụ: tờ khai thuế và gửi điện tử thuộc định dạng XML, tuy nhiên thiết bị máy tính của bạn không được cài đặt định dạng này thì chắc chắn sẽ dẫn đến tình trạng không ký được chữ ký số trên tờ khai trên.

Cách xử lý vấn đề: 

Kiểm tra và rà soát định dạng file phù hợp trước khi ký. Doanh nghiệp cần cài đặt định dạng cho văn bản trên máy tính tương thích với định dạng của hỗ trợ giao dịch điện tử là đã có thể giải quyết được vấn đề này.

2.5 Không ký được chữ ký số do bị khoá

Lưu ý kiểm tra thời hạn và hiệu lực chữ ký số.

Một trong những tình trạng dẫn đến không ký được chính là tình trạng bị khoá chữ ký số. Nguyên nhân có thể là do người ký quên mật khẩu của chữ ký số hoặc nhập sai mã PIN quá số lần cho phép, hay chỉ đơn giản là chữ ký đã hết hạn sử dụng và phải cập nhật hoặc mua mới hoàn toàn. Để khắc phục, tùy trường hợp mà doanh nghiệp sẽ có những giải pháp sau:

Quý khách hàng phải liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp, chứng minh về tính sở hữu cá nhân của chữ ký điện tử để nhà cung cấp có thể mở khoá chữ ký số.

Doanh nghiệp có thể đăng ký gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, hoặc mua mới một chữ ký số khác hoàn toàn.

3. ECA - nhà cung cấp chữ ký số có dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

ECA hỗ trợ khách hàng 24/7.

Trong trường hợp doanh nghiệp gặp sự cố phức tạp khiến không ký được chữ ký số gây gián đoạn quá trình giao dịch, việc có sự hỗ trợ kịp thời từ nhà cung cấp là rất cần thiết. ECA là dịch vụ chữ ký số công cộng có bộ phận hỗ trợ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp 24/7 với đội ngũ kỹ thuật viên trình độ cao.

Dịch vụ chữ ký số công cộng ECA được vận hành và phát triển bởi công ty PTCN Thái Sơn - đơn vị đã có kinh nghiệm phục vụ hơn 100.000 khách hàng doanh nghiệp trong lĩnh vực hành chính công. ECA được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký công cộng bởi Bộ TT&TT.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn thêm về dịch vụ ECA xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://eca.com.vn/