Thay đổi chữ ký số thường được thực hiện khi doanh nghiệp có đổi mới về sự thông tin doanh nghiệp, thông tin người đại diện, hoặc khi chữ ký số đã hết hạn. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin cũng cần đổi chữ ký số mới. Vậy những trường hợp cần đổi chữ ký số mới như thế nào?

1. Những trường hợp cần đổi chữ ký số mới

Nếu thông tin trên chữ ký số không còn chính xác do các thay đổi của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp lại chữ ký số mới. Những trường hợp cần đổi chữ ký số mới bao gồm: 

• Doanh nghiệp thay đổi tên

Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ thay đổi tên nhưng vẫn giữ nguyên mã số thuế thì thông tin trên chữ ký số cũng cần được thay đổi. Lúc này, doanh nghiệp cần chụp lại giấy phép đăng ký kinh doanh mới và gửi cho nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật và cấp lại chữ ký số mới nhanh nhất. 

Trường hợp nào doanh nghiệp cần đổi chữ ký số mới?

• Doanh nghiệp thay đổi mã số thuế

Khi mã số thuế của doanh nghiệp thay đổi, chữ ký số đang sử dụng cũng sẽ không còn hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp cần mua chữ ký số mới để cập nhật mã số thuế mới để đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử. 

• Doanh nghiệp mở thêm các chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh mới
• Mở thêm chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Doanh nghiệp cần mua chữ ký số mới trong trường hợp mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc. Việc mua thêm chữ ký số mới sẽ dùng để nộp tờ khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số công ty mẹ để nộp thuế qua tài khoản của công ty mẹ. 
• Mở thêm chi nhánh hạch toán độc lập: Việc mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập sẽ được coi là lập một doanh nghiệp hoàn toàn mới. Công ty con mới này sẽ có trách nhiệm nộp tờ khai thuế riêng biệt. Do đó, đây cũng là một trong những trường hợp cần đổi chữ ký số mới. 
• Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh

Doanh nghiệp đổi địa chỉ kinh doanh của mình sẽ làm thay đổi những thông tin mà trước đó đã đăng ký với cơ quan thuế. Do đó, việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chữ ký số của doanh nghiệp. Như vậy, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần chụp lại giấy đăng ký kinh doanh và gửi đến Đơn vị cung cấp chữ ký số để được cập nhật nhanh nhất. 

2. Những trường hợp không cần đổi chữ ký số mới

Đây là trường hợp mà những thông tin doanh nghiệp thay đổi không làm ảnh hưởng tới quá trình sử dụng chữ ký số. Dưới đây là một số trường hợp không cần đổi chữ ký số mới nếu có sự thay đổi: 

2.1. Thay đổi người đại diện của doanh nghiệp

Nếu người đại diện doanh nghiệp thay đổi, không giống với tên trên giấy đăng ký kinh doanh ban đầu thì doanh nghiệp không cần đổi chữ ký số mới. Chữ ký số tương tự như con dấu của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp, không đại diện cho người ký. Do đó, nếu thay đổi người đại diện của doanh nghiệp, chữ ký số sẽ vẫn được sử dụng bình thường.

Không phải tất cả sự thay đổi của doanh nghiệp đều cần đổi chữ ký số mới. 

2.2. Thay đổi vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh

Vốn điều lệ hoặc ngành nghề kinh doanh cũng là những thông tin không hiển thị trên chữ ký số. Do đó, khi doanh nghiệp có sự thay đổi về vốn điều lệ hoặc ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp không cần làm thủ tục đề nghị cấp đổi chữ ký số mới.

3. Một số lưu ý khi thay đổi chữ ký số mới

Việc thay đổi chữ ký số mới là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật an toàn cho các giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Khi thay đổi chữ ký số mới, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau: 

• Nắm rõ những trường hợp cần đổi chữ ký số mới để đảm bảo sự thay đổi thông tin của doanh nghiệp thuộc một trong những trường hợp trên. 
• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hướng dẫn thủ tục cần thiết và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ còn thời hạn sử dụng. 

Lưu ý một số điểm quan trọng khi đổi chữ ký số mới.

• Kiểm tra thật kỹ thông tin trước khi cập nhật chữ ký số mới. 
• Sau khi đã đổi chữ ký số mới, cần kiểm tra lại các chức năng của chữ ký số để đảm bảo hoạt động bình thường. 
• Thông báo cho các đối tác, khách hàng về việc thay đổi chữ ký số để tránh xảy ra sai sót trong quá trình giao dịch. 
• Nếu gặp khó khăn trong quá trình thay đổi chữ ký số mới, cần liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ. 

Việc thay đổi chữ ký số là quá trình quan trọng và cần thiết với các doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin. Tuy nhiên, không phải trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi nào cũng phải làm thủ tục thay đổi chữ ký số. Hy vọng qua bài viết trên, độc giả đã nắm rõ những trường hợp cần đổi chữ ký số mới để đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật. 

Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến việc thay đổi, cấp mới chữ ký số ECA, vui lòng liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ khách hàng của chúng tôi để được giải đáp.