Trong quá trình sử dụng và bảo quản chữ ký số tại tổ chức, doanh nghiệp luôn thường trực và tiềm ẩn những vấn đề rủi ro. Nắm được các quy định sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp sẽ giúp quản lý và sử dụng chữ ký số hiệu quả. Theo dõi bài viết dưới đây để nắm được những thông tin mà doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số.

1. Hoạt động sử dụng và vai trò chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký số đang đóng vai trò gần như không thể thiếu trong hoạt động tại các doanh nghiệp hiện nay. Để hiểu được tầm quan trọng của chữ ký số, chúng ta cùng tìm hiểu thêm về tình hình sử dụng và vai trò hiện nay của chữ ký số trong các doanh nghiệp Việt

1.1 Thống kê hoạt động sử dụng chữ ký số tại Việt Nam

Tại Việt Nam đang có bao nhiêu chứng thư số hoạt động?

Theo "Báo cáo tình hình phát triển và ứng dụng chữ ký số tại Việt Nam năm 2019" của Bộ Thông tin và Truyền thông, chữ ký số là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tính xác thực của các hợp đồng trên môi trường điện tử. Nó đã được sử dụng rộng rãi và hiệu quả trong các hoạt động của ngành tài chính như thuế, hải quan, chứng khoán và kho bạc nhà nước. Đến ngày 31/3/2019, có:

• 711.604 tổ chức, doanh nghiệp và đơn vị trực thuộc, chi nhánh sử dụng chữ ký số trong lĩnh vực thuế, tăng 63.474 so với cùng kỳ năm trước.
• có 203.976 doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong lĩnh vực hải quan, tăng 61.974 so với cùng kỳ năm 2018. 

Báo cáo cũng cho thấy tần suất sử dụng chữ ký số đang tăng lên trong thời điểm hiện nay.

1.2 Vai trò của chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động giao dịch trực tuyến. Chữ ký số được xác nhận bằng các công nghệ mật mã số học, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực các thông tin trong giao dịch. 

Với chữ ký số, các bên tham gia giao dịch có thể đảm bảo rằng thông tin của họ sẽ không bị thay đổi trái phép, đồng thời, các thông tin này chỉ được truy cập và sử dụng bởi những người được ủy quyền. 

Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp tăng tính bảo mật trong giao dịch mà còn giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc xử lý tài liệu giấy tờ, mang lại hiệu quả và tiện lợi trong quá trình thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Những giao dịch sử dụng chữ ký số phổ biến nhất có thể kể đến: hoạt động ký hợp đồng điện tử từ xa giữa các tổ chức, sử dụng trong mua bán trực tuyến, sử dụng kê khai trên các hệ thống cổng thông tin dịch vụ công như khai thuế, BHXH, hải quan,...

2. Quy định về chữ ký số đối trong doanh nghiệp

Người ký và người nhận dữ liệu ký số cần tuân thủ quy định nào.

2.1 Quy định về chữ ký số đối với người ký

Quy định theo Điều 78, Nghị định 130/2018/NĐ-CP yêu cầu người ký trước khi ký số phải thực hiện quy trình kiểm tra trạng thái của chứng thư số. Quy trình gồm hai bước:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số của mình trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số.
• Nếu chứng thư số được cấp bởi dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, người ký phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Nếu cả hai bước kiểm tra trên đều hợp lệ, người ký mới được phép thực hiện ký số. Nếu một trong hai bước kiểm tra trên không hợp lệ, người ký sẽ không được phép thực hiện ký số.

2.2. Quy định chữ ký số đối với người nhận dữ liệu được ký số

Theo Điều 79 của Nghị định 130, khi nhận thông điệp dữ liệu đã được ký số, người nhận có nghĩa vụ thực hiện kiểm tra hiệu lực chứng thư số và chữ ký số bằng cách kiểm tra các thông tin sau đây trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký:

• Trạng thái chứng thư số của người ký, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin khác trên chứng thư số của người ký.
• Chữ ký số phải được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai có trên chứng thư số người ký

Quy trình kiểm tra của người nhận để xác minh hiệu lực của chữ ký số được thực hiện như sau:

• Kiểm tra trạng thái của chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký còn hiệu lực không? Phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin khác trên chứng thư số đó (Điều 5, Nghị định 130) trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp.
• Nếu người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Nếu kết quả kiểm tra của cả hai trường hợp trên đều có hiệu lực, chữ ký trên thông điệp dữ liệu sẽ được xác định là có hiệu lực.

Người nhận dữ liệu được ký số phải chịu trách nhiệm trong hai trường hợp sau đây:

• Không tuân thủ các quy định tại các khoản của điều này.
• Biết hoặc được thông báo về sự mất tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký.

3. Hướng dẫn quản lý chữ ký số trong doanh nghiệp

Quản lý và phân quyền chữ ký số sao cho hiệu quả, ít rủi ro?

Chữ ký số trong doanh nghiệp thường được sử dụng và quản lý bởi những vị trí quan trọng, và có vai trò ra quyết định như giám đốc, trưởng phòng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi người này vắng mặt và cần ủy quyền sử dụng chữ ký số cho cấp dưới, cần đảm bảo những yêu cầu nào về bảo mật và an toàn thông tin?

• Phải có văn bản bàn giao thiết bị lưu khóa bí mật cho cá nhân được phân công làm nhiệm vụ quản lý mộc dấu, văn thư, và cá nhân đó có trách nhiệm sử dụng theo quy định để đảm bảo an toàn việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan hoặc đơn vị.
• Cá nhân quản lý thiết bị phải chịu trách nhiệm bảo vệ thiết bị lưu khóa bí mật của mình và không được cung cấp thiết bị cho người không có thẩm quyền sử dụng.
• Không được sử dụng các công cụ, chương trình hay bất cứ hình thức nào khác để thay đổi dữ liệu.
• Thiết bị chữ ký số và khóa bí mật phải được lưu trữ và quản lý một cách an toàn và bí mật trong suốt thời gian chứng thư số của nó có hiệu lực.
• Nếu thiết bị bị mất hoặc nghi ngờ đã lộ khóa bí mật, người quản lý phải báo ngay cho cơ quan quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục thu hồi.

Trên đây là những quy định về lưu ý sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp cần biết được tổng hợp bởi ECA. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng và quản lý chữ ký số hiệu quả.