Chữ ký nháy được sử dụng nhiều trong công tác văn thư. Vậy quy định về chữ ký nháy từng trang như thế nào? Rất nhiều trường hợp chưa nắm được, sau đây chữ ký số ECA sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

1. Chữ ký nháy là gì? Dùng trong trường hợp nào?

Chữ ký nháy được sử dụng rất nhiều trong công tác văn thư tại các đơn vị, doanh nghiệp. Chữ ký nháy dễ nhận biết và thường được ký ở cuối trang tại các văn bản hành chính.

Quy định về ký nháy từng trang doanh nghiệp cần nắm.

1.1 Chữ ký nháy là gì? 

Tại Khoản 7, Điều 2, Luật Điều ước quốc tế 2016 quy định ký tắt như sau:

“Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Trên thực tế chưa có văn bản pháp lý nào định nghĩa về chữ ký nháy, tuy nhiên căn cứ theo các văn bản pháp lý đề cập đến ký nháy có thể hiểu ký nháy là một dạng ký tắt, theo đó ngầm xác định văn bản được ký đã được duyệt bởi người được ủy quyền thực hiện.

Chữ ký nháy được phân làm nhiều loại theo mục đích sử dụng gồm có: 

• Chữ ký nháy kiểm tra: chữ ký nháy được ký bởi người có trách nhiệm kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền ký chính thức.
• Chữ ký nháy xác nhận: Xác nhận đồng ý với nội dung trong văn bản thường do người được ủy quyền ký.

1.2 Chữ ký nháy dùng trong trường hợp nào?

Ký nháy từng trang là việc thực hiện ký tắt vào cuối mỗi trang của văn bản để xác nhận tính toàn vẹn và chính xác của nội dung. Văn bản được ký nháy từng trang ngầm hiểu là văn bản đã được kiểm tra, hoàn thiện và xác định là văn bản cuối cùng dùng để giao kết hợp đồng hoặc sử dụng vào các mục đích khác như thông báo, quyết định… 

Khi ký nháy từng trang giúp đảm bảo tính toàn vẹn cho văn bản, không có trang nào bị thêm, bớt hoặc thay đổi sau khi ký tên chính thức.

Các trường hợp ký nháy từng trang:

• Sử dụng ký nháy từng trang trong giao kết hợp đồng: hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, hợp đồng hợp tác... ;
• Sử dụng ký nháy từng trang trong kiểm tra văn bản, tài liệu: quyết định, thông báo, văn bản chỉ đạo...; 
• Sử dụng chữ ký nháy từng trang trong hồ sơ: hồ sơ xin cấp phép, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ vay vốn…
• Sử dụng chữ ký nháy từng trang xác nhận việc đọc và đồng ý với nội dung văn bản;

2. Quy định về ký nháy từng trang 

Việc ký nháy từng trang được thực hiện theo nguyên tắc nhất định đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như đảm bảo được mục đích việc sử dụng ký nháy.

2.1 Vị trí ký nháy từng trang

Vị trí của chữ ký nháy từng trang thường được đặt ở cuối mỗi trang. Tùy theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân, vị trí ký nháy cụ thể có thể thay đổi tuy nhiên cần đảm bảo:

• Chữ ký nháy rõ ràng, dễ nhận biết;
• Không làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản được ký;
• Đảm bảo tính thẩm mỹ.

Vị trí của chữ ký nháy từng trang thường được đặt ở cuối mỗi trang.

2.2 Bút dùng ký nháy 

Tại Khoản 6, Điều 13, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 quy định về ký ban hành văn bản trong công tác văn thư:

“6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”

Đối với chữ ký nháy cũng cần tuân thủ nguyên tắc của công tác văn thư. Theo đó bút dùng ký nháy trong văn bản phải là bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Người ký nháy không dùng bút có mực đỏ, bút chì để ký nháy.

2.3 Thẩm quyền ký nháy

Không phải ai cũng có thể ký nháy, người thực hiện ký nháy phải là người được ủy quyền ký. Người ký nháy là người có trách nhiệm theo sự phân công công việc trong đơn vị, tổ chức.

Lưu ý đối với ký nháy từng trang: 

• Chữ ký nháy không thay thế cho chữ ký đầy đủ; 
• Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký đầy đủ;
• Ký nháy từng trang chỉ nhằm xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản được ký.

Ký nháy từng trang là một hành động đơn giản nhưng mang ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của văn bản. Nắm rõ quy định về ký nháy từng trang góp phần đảm bảo sự chuyên nghiệp trong công tác văn thư, tạo thuận lợi trong quá trình làm việc. Ký nháy cần được thực hiện theo thể thức và đúng quy cách để góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc.