Trong hoạt động của một doanh nghiệp, chữ ký của giám đốc – người đại diện theo pháp luật – đóng vai trò như một “con dấu sống”. Trong quá trình vận hành, có thể phát sinh nhu cầu thay đổi chữ ký. Khi đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình và quy định pháp lý liên quan để cập nhật kịp thời và đúng thủ tục.

1. Khi nào cần thực hiện thủ tục thay đổi chữ ký giám đốc?

Không phải mọi sự thay đổi chữ ký đều bắt buộc phải thông báo ra bên ngoài hoặc làm thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, trong một số tình huống cụ thể, việc thay đổi chữ ký giám đốc trở nên cần thiết để đảm bảo tính nhất quán trong hoạt động và tránh rủi ro pháp lý. 

1.1 Thay đổi người giữ chức danh giám đốc hoặc người đại diện pháp luật

Khi doanh nghiệp bổ nhiệm người mới giữ chức vụ giám đốc (hoặc tổng giám đốc), đồng thời là người đại diện pháp luật, thì mẫu chữ ký đương nhiên sẽ thay đổi theo người mới. Lúc này, việc cập nhật mẫu chữ ký là bắt buộc để tránh sai lệch thông tin trên giấy tờ, hồ sơ thuế, tài khoản ngân hàng…

1.2 Thay đổi chữ ký do nhu cầu cá nhân của giám đốc

Có những trường hợp giám đốc muốn chuyển sang mẫu chữ ký mới đơn giản hơn, dễ nhận diện hơn hoặc để đảm bảo an toàn thông tin. Đây là thay đổi mang tính cá nhân nhưng nếu chữ ký đó đã đăng ký với ngân hàng, cơ quan thuế hoặc các nền tảng phần mềm (hóa đơn điện tử, chữ ký số…), thì vẫn cần thực hiện cập nhật để đảm bảo đồng bộ.

2. Quy định pháp luật về thay đổi chữ ký giám đốc (đại diện pháp luật)

Việc thay đổi chữ ký giám đốc tức người đại diện pháp luật của doanh nghiệp có phải khai báo với cơ quan quản lý nào hay không? Để làm rõ vấn đề này, mời quý khách cùng chữ ký số ECA tham khảo một số quy định hiện hành.

2.1 Thay đổi chữ ký giám đốc có phải thông báo với cơ quan đăng ký doanh nghiệp không?

Việc thay đổi chữ ký của người đại diện theo pháp luật không bắt buộc phải thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 118, Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm lập và quản lý sổ đăng ký mẫu chữ ký, trong đó bao gồm cả chữ ký của đại diện theo pháp luật.

Doanh nghiệp không cần thông báo sự thay đổi chữ ký này đến cơ quan thuế, nhưng vẫn phải đảm bảo tính thống nhất và hợp lệ của chữ ký trong quá trình sử dụng chứng từ kế toán. 

Cụ thể, chữ ký của giám đốc, tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền, cũng như chữ ký của kế toán trưởng (hoặc người thay thế), phải phù hợp với mẫu đã được đăng ký tại ngân hàng. Riêng chữ ký của các kế toán viên trên chứng từ cần trùng khớp với chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

Theo hướng dẫn tại Thông tư này, doanh nghiệp phải lập sổ đăng ký mẫu chữ ký cho các vị trí như: thủ quỹ, thủ kho, kế toán viên, kế toán trưởng và giám đốc hoặc tổng giám đốc – bao gồm cả những người được ủy quyền ký thay. 

Sổ đăng ký phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai, do người đứng đầu đơn vị hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm lưu giữ để phục vụ công tác kiểm tra khi cần thiết. Mỗi cá nhân liên quan cần ký đủ 03 mẫu chữ ký vào sổ để làm căn cứ đối chiếu.

2.2 Mức phạt khi thay đổi chữ ký giám đốc không cập nhật trong sổ đăng ký

Trong trường hợp cơ quan thuế hoặc kiểm toán tiến hành kiểm tra đột xuất, việc thiếu sổ mẫu chữ ký có thể bị coi là vi phạm hành chính.

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi không lập hoặc không tuân thủ quy định về chứng từ kế toán có thể bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, với các hành vi cụ thể như:

• Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo yêu cầu;
• Ký chứng từ kế toán khi chưa điền đủ nội dung bắt buộc;
• Ký sai thẩm quyền;
• Chữ ký không đồng nhất hoặc không đúng với mẫu đã đăng ký;
• Thiếu chữ ký theo đúng chức danh quy định;
• Không dịch chứng từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt theo quy định;
• Làm mất hoặc làm hỏng chứng từ kế toán trong quá trình sử dụng.

3. Thông báo thay đổi chữ ký giám đốc

Khi chữ ký giám đốc có sự thay đổi về mặt hình thức hoặc người ký, doanh nghiệp cần có một thông báo chính thức tới nhân sự nội bộ và các bên liên quan như: đối tác, khách hàng, ngân hàng.

Quý khách có thể tham khảo theo mẫu thông báo dưới đây:

Việc chuẩn bị đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình và quy định thay đổi chữ ký giám đốc nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo giá trị pháp lý khi có sự thay đổi chữ ký của người đại diện, hạn chế các rủi ro bảo mật phát sinh và nguy cơ bị phạt do chưa cập nhật mẫu chữ ký trên sổ đăng ký.

Để thuận tiện cho việc đồng bộ chữ ký, giám đốc có thể tham khảo đăng ký chữ ký số, ký hợp đồng tài liệu từ xa. Nếu quý khách có nhu cầu được tư vấn về chữ ký số, xin vui lòng liên hệ Dịch vụ chứng thực chữ ký số ECA theo hotline:

• Miền Bắc: 1900.4767
• Miền Nam: 1900.4768

Mạnh Hùng