Lập sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp là thủ tục bắt buộc theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 quyết định về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Vậy việc lập sổ đăng ký mẫu chữ ký số như thế nào? Hồ sơ mở sổ gồm những gì?

Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp.

1. Quy định về việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp

Sổ đăng ký mẫu chữ ký số dùng lưu trữ các mẫu chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền ký các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp. Sổ đăng ký mẫu chữ ký phục vụ cho nghiệp vụ kế toán, chứng thực đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Pháp luật về kế toán.

Căn cứ theo quy định tại Mục 4. Phần thứ ba: Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC nêu rõ:

“Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.”

Theo quy định trên sổ đăng ký mẫu chữ ký số sẽ bao gồm tất cả mẫu chữ ký của người có thẩm quyền như: tổng giám đốc (và người được ủy quyền), thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền).

2. Tại sao doanh nghiệp cần có sổ đăng ký mẫu chữ ký

Trên thực tế Pháp luật quy định việc lập sổ đăng ký mẫu chữ ký do nhiều nguyên nhân:

• Nhằm xác định tính hợp lệ của các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp;
• Cơ sở để xác định các cá nhân có thẩm quyền ký các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp;
• Phục vụ cho nghiệp vụ kế toán;
• Tránh giả mạo chữ ký và các rủi ro khác liên quan đến tính pháp lý.

Các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi được ký bởi các cá nhân có thẩm quyền ký theo quy định của pháp luật và theo Điều lệ của doanh nghiệp. 

Đăng ký mẫu chữ ký nhằm tránh rủi ro về pháp lý.

3. Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp 

Sổ đăng ký chữ ký số của doanh nghiệp được lập theo quy định bắt buộc có đầy đủ các nội dung gồm: 

• Tên doanh nghiệp
• Mã số doanh nghiệp
• Số sổ đăng ký mẫu chữ ký
• Họ và tên cá nhân có thẩm quyền ký kèm theo chức vụ của cá nhân có thẩm quyền ký
• Mẫu chữ ký của cá nhân có thẩm quyền ký

3.1 Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký số của doanh nghiệp

Ta có mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp như sau:

3.2 Cách thức lập sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mới thành lập để có thể thực hiện thuận lợi nghiệp vụ kế toán và thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, ngân hàng thì tiến hành lập sổ đăng ký mẫu chữ ký theo trình tự như sau:

• Lập sổ đăng ký mẫu chữ ký theo mẫu quy định.
• Lấy chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền ký các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp.
• Ghi các thông tin về cá nhân có thẩm quyền ký, chức vụ của cá nhân có thẩm quyền ký và mẫu chữ ký của cá nhân có thẩm quyền ký vào sổ đăng ký mẫu chữ ký.

Sau khi lập sổ cần thực hiện lưu trữ sổ theo quy định. Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Sổ này phải được bảo quản cẩn thận, tránh bị hư hỏng, mất mát.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với sổ đăng ký mẫu chữ ký 

Sổ đăng ký mẫu chữ ký là tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm lập, lưu giữ và quản lý sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp làm hư hỏng, làm mất sổ cần phải lập lại sổ mới và báo cáo cơ quan thuế.

Sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp là một loại sổ sách kế toán quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải có. Do đó cần nắm rõ các quy định về sổ đăng ký mẫu chữ ký để thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ của mình.

Trên đây ECA thông tin về sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết có thể giúp doanh nghiệp trong việc lập và quản lý sổ theo đúng quy định, tránh rủi ro liên quan đến tính pháp lý và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.